Automação de processos de negócio: acabe com o trabalho manual

automação de processos de negócio

Como uma equipe pequena e ágil, tem sido um tremendo desafio gerenciar milhares de pedidos de suporte por dia, novas funcionalidades e constantes feedbacks dos usuários. No início, eu simplesmente sentia que não tínhamos pessoas suficientes para atender a todas essas demandas.

Aqui na .io nós precisamos de processos manuais para cada cliente que habilita nosso código Javascript no site deles. Rapidamente ficou claro que nós precisávamos achar uma forma de reduzir todo e qualquer esforço manual da nossa rotina antes que isso virasse algo complicado de se gerenciar. A solução seria uma automação de processos de negócio.

O Trello é simples e flexível, mas para solucionar nossas necessidades específicas, nós precisávamos de uma ferramenta com fluxos de trabalho customizados para poder conseguir operar dentro dos nossos procedimentos. Com muita criatividade e alguns bots, o Trello se tornou essa ferramenta, dando ao nosso time a habilidade de simplesmente focar em entregar o melhor produto para nossos clientes.

automação de processos de negócio

Tempo é dinheiro

E nós queremos economizar o máximo possível. Então, nós criamos uma automação de processos do negócio usando o Trello. O objetivo era transformar essas tarefas manuais em algo automático e escalável.

Uma vez que o cliente habilita o nosso código, nós criamos um cartão no Trello, adicionamos membros do time ao cartão e também colocamos etiquetas e datas e fazemos o nosso to-do customizado, além de itens para ações específicas. Anteriormente todas essas tarefas eram feitas manualmente por alguém da equipe. Com a ajuda dos nossos gurus de desenvolvimento nós construímos um simples bot que elimina todo o trabalho manual que nós fazíamos antes ao adicionar cada cartão do Trello.

O bot está constantemente monitorando o JS, rastreando os dados que chegam de novas fontes e integrando esses dados com a API do Trello. Toda vez que um novo cliente faz um deploy do nosso código JS no site deles, o bot cria um cartão no Trello com uma tarefa e adiciona isso a um quadro apropriado do nosso time com todos os requerimentos necessários: tags/etiquetas, membros do cartão (pessoas que são assinadas por padrão + desenvolvedores), data e prioridade. Dessa forma temos uma completa automação de processos de negócio.

js_code

O resultado: nosso time de projetos recebe as tarefas deles de forma automática, sem nenhuma intervenção manual e o processo de integração do cliente começa. Missão cumprida!

Ficamos bastante felizes com o resultado e muito ansiosos para ver o que mais poderia ser feito para agilizar o nosso processo.

Enfrentando o problema da priorização de tarefas

Imagine começar o seu dia com centenas desses cartões no seu quadro e todos eles precisando ser revisados, priorizados, analisados para ver se contém erros, realocados para outro time etc… E para completar, alguns deles estão marcados como “urgentes”, mas você já está atrasado para sua próxima reunião. Deveríamos ter criado uma automação de processos de negócio para isso. E assim nós fizemos.

Quando um novo cartão do Trello aparece no nosso quadro, isso faz nosso outro bot acordar. Ele começa o processamento daquela nova tarefa e calcula um índice de “importância” dela e define uma prioridade. Em seguida, o bot aplica todas as regras de qualificação para a tarefa com base em seus atributos e índices, verifica se existe algo duplicado, reordena os cartões correspondentes e atualiza todos os cartões de acordo com as atualizações mais recentes.

Por exemplo: um cartão com a etiqueta “vermelha” terá uma maior pontuação em prioridade do que um cartão com a etiqueta “amarela”. E se esse pedido foi originado de um cliente de alta renda, o bot vai ajustar a prioridade e notificar o gerente de contas responsável. Se um cartão existente no quadro estiver com a data de entrega atrasada, ele começará a piscar para atrair atenção. Esse fluxo de trabalho pode ser feito usando a API do Trello e o Power-Up dos Campos Personalizáveis.

comic

Se, por qualquer motivo, o bot não conseguir prosseguir e fazer as tarefas de forma automática, ele pede ajuda adicionando qualquer pessoa do time de suporte que estiver disponível ao cartão. Não há vergonha nenhuma em pedir por ajuda, mesmo se você for um robô.

Levando as tarefas para a linha de chegada

Assim que uma tarefa é completada e o cartão é movido para “precisa testar”, nossos líderes de time entram em ação. Eles executam a tarefa através de uma lista de verificação, validam se os critérios de aceitação do cliente foram atendidos e se não deixamos nada “quebrado” ao longo do processo. Se todos os testes são finalizados e os resultados são “verdes”, então o cartão é movido para “concluído” e… você adivinhou! nós criamos um outro bot.

Nosso bot de deploy extrai todos os atributos necessários do cartão, encontra a configuração exclusiva do cliente em nosso sistema e ativa a seqüência de deploy necessária. Tudo isso ativa um push de todas as revisões do código associado para o ambiente de produção do cliente e manda uma notificação de finalização da tarefa. Finalmente, o cartão do Trello é automaticamente arquivado e sai do quadro.

Sim! É sensacional esse processo!

Aproveitando o desempenho da equipe

zapier_googlesheets

Uma vez que estamos em uma indústria de analytics, tudo se resume a números. Então, nós precisamos ter habilidades para mensurar a performance do nosso time em:

  • Número de projetos planejados vs finalizados
  • Tempo gasto em uma tarefa, por tipo de tarefa
  • Tempo gasto em uma tarefa, por recurso

Nós sabíamos que ter esse números seria incrível pra gente, pois nos daria o poder de prever possíveis problemas em projetos antes que eles ocorressem.

Sabendo que a funcionalidade principal do Trello não é ser uma plataforma analítica, nós resolvemos esse problema usando o Zapier com o Google Drive.

O Zapier é uma excelente ferramenta para linkar seus aplicativos diários. Dessa forma eles podem compartilhar dados e você não precisa de um time de desenvolvedores para configurar e manter seu Zapier funcionando.

Quando um novo cartão do Trello aparece no quadro, nós usamos o Zapier para copiar seu conteúdo e criar uma linha para ele no Excel do Google Drive. Mais tarde, quando o cartão é movido para “concluído” nós atualizamos essa linha com uma revisão completa de tudo que aconteceu.

Fórmulas no Excel são então usadas para analisar os dados, incluir informações em gráficos e atualizar nossos dashboards em tempo real que são disponibilizados em televisões ao longo de todo o escritório. Felicidade pura de nerds que amam dados!

E assim vamos criando uma completa automação de processos de negócio dentro da empresa.

PS: nós amamos gráficos

gráfico

Número de tarefas iniciadas vs finalizadas por dia. O azul menos o vermelho mostra o número de tarefas que não conseguimos completar em um dia.

graph2-1

Número de tarefas por dia, por tipo. Se o gráfico estiver muito vermelho isso já nos gera um alarme.

gráfico de tarefas

Deixando tudo amarrado

É de fato possível que para um simples quadro Kanban, que foi originalmente projetado para fabricação de linhas de montagem, seja transformado e usado para gerenciar projetos B2B.

Com o Trello nós agora somos capazes de realmente fazer as coisas e isso se tornou algo essencial para o nosso time. Sem dúvida alguma, existiram alguns momentos em que quisemos desistir do Trello e ir para qualquer outra ferramenta de fluxo de trabalho existente no mercado para que então pudéssemos mergulhar em todas as funcionalidades que eles oferecem. Entretanto, com apenas algumas ferramentas e um pouco de criatividade nós fomos capazes de preencher todos os gaps e fazer uma automação de processos de negócio por nossa conta.

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Você gostou desse artigo? Existe alguma automação de processos de negócio que você faz atualmente na sua empresa? Conta pra gente nos comentários.

E veja também como automatizar as tarefas que você sempre sonhou com o Power-Up do Butler.

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