Como usar a automação de processos nos seus quadros do Trello

automação de processos

Quando criança, eu costumava ir para um parque de diversões que ficava num morro com vista para a cidade. Além dos brinquedos normais, também tinha um salão que era tipo um fliperama mágico. Lá dentro, do lado da casa dos espelhos, ficava minha atração favorita: o museu de robôs mecânicos. Eu passava muitas horas ali, hipnotizado por aquelas máquinas antigas e elaboradas que pareciam seres animados, com mecanismos complicados que eram cronometrados com a maior precisão.

Mesmo ainda adorando essas máquinas automatizadas, hoje em dia outras coisas me trazem esse mesmo encantamento. O Trello, por exemplo. Ele tem o visual e o toque simples, fácil de usar. Tem obstáculos mínimos para se começar. Dá para “pegar o jeito” rapidinho. Mas, quanto mais você usa, mais percebe quão poderoso e sem limites ele é. Criar aplicativos complexos é difícil, mas torná-los fáceis de usar e de entender é quase mágico.

Vale apontar também que o Trello é tipo um festival moderno de robôs automatizados. Você sabia que pode automatizar tarefas no Trello e usar a automação de processos para tudo? Eu sou o criador do Butler para o Trello, uma ferramenta popular de automação inspirada pela magia das experiências da minha infância e gostaria de apresentar você para o mundo de automação de processos do Trello.

Um mordomo automatizado para seus quadros Trello

Imagine ter um assistente que você pode configurar uma resposta às suas ações no quadro. É só dizer: “Quando eu mover um cartão para a lista “Concluídos”, por favor, marque a data de entrega como realizada no cartão, adicione uma etiqueta verde e publique um comentário dizendo ‘@quadro feito!’”. Então, toda vez que você mover um cartão para a lista “Concluídos”, essas ações vão ser realizadas no cartão — que nem mágica.

Você pode configurar regras como essa usando o Power-Up do Butler. O detalhe importante é que você não precisa saber nada de programação; as regras da automação dos processos são determinadas na sua língua.

automação de processos

O Butler pode te ajudar de muitas maneiras, mas aqui estão algumas das minhas favoritas:

  • Quando um cartão for adicionado a uma lista, acrescente uma checklist ao cartão automaticamente e determine a data de entrega para X dias depois
  • Quando você for adicionado a um cartão, copie o cartão automaticamente para o topo da lista “Tarefas” no seu quadro pessoal e crie um link entre os cartões
  • Todos os sábados às 9h55, copie cinco cartões aleatórios da lista “Poses de ioga” e cole-os na lista “Exercícios de sábado”. (Super específico, mas você entendeu, né?)

O Butler é programado e otimizado especificamente para o Trello. Ele pode responder a uma variedade enorme de eventos e realizar um monte de ações para tornar você e sua equipe mais produtivos e seu fluxo de trabalho mais consistente.

O Butler também te permite adicionar botões personalizados à sua visualização do quadro e do cartão Trello com ações pré-definidas adaptadas ao seu workflow, automatizando tarefas repetitivas com apenas um clique.

organizando data de entrega

O Butler também pode automatizar tarefas agendadas:

  • Configure-o para criar tarefas recorrentes como “Acrescentar cartão X toda segunda-feira” ou “Criar lista nova no primeiro dia de cada mês”
  • Faça uma limpa automática com comandos para arquivar cartões periodicamente
  • Organize os cartões numa lista por título, data de entrega, etiquetas ou número de votos.
  • Você pode até mesmo filtrar ou organizar os cartões com base num valor determinado por um campo personalizado ou pelo tempo de vida do cartão

É preciso um exército inteiro (e alguns Zaps)

Muitas vezes dependemos de vários aplicativos para fazer nosso trabalho: formulários ou pesquisas online para sondar opiniões, planilhas para analisar dados, ferramentas de e-mail e de mídias sociais para espalhar a mensagem… e, claro, o Trello para monitorar esses passos mantendo todo mundo na mesma página. Não seria bom ter um regente para manter essa orquestra unida?

Se você precisa fazer coisas acontecerem em outros aplicativos em resposta a eventos no Trello, ou o contrário, não dá para superar o Power-Up do Zapier. Com isso, você pode, por exemplo, publicar um tweet, postar algo numa página de Facebook ou mandar um e-mail quando um cartão for movido para a lista “Publicar”.

zapier e trello

Com integrações com mais de 1.000 aplicativos de várias categorias, desde contabilidade a videoconferências, o Zapier é uma solução completa que você precisa para integrar seus aplicativos. A interface do usuário é fácil de usar e é criada em formato de formulário, facilitando desde as interações mais simples entre dois apps até sequências de comando muito complexas chamadas de Zaps multi etapas.

Esteja em dois lugares (ou mais) ao mesmo tempo

Embora a essência do Trello seja a de compartilhar abertamente, às vezes precisamos compartilhar níveis diferentes de detalhes com pessoas diferentes. Tipo quando você quer manter os chefões informados sobre o progresso dos seus projetos, mas não quer incomodá-los com os detalhes minúsculos da rotina diária. Nessas ocasiões, você já deve ter pensado que seria sensacional ter cópias idênticas de alguns dos seus cartões para espalhar por vários quadros.

Conheça o Board Sync da Unito, que cria em outros quadros um reflexo espelhado de quadros inteiros ou de cartões selecionados. Se você mudar a data de entrega no seu quadro de projetos internos, adivinha só! A mudança também aparece no seu quadro de atualizações para o cliente, como se fosse telepatia.

Trello e JIRA

Na imagem: Um quadro Trello sendo refletido em tempo real no Jira.

A galera da Unito é realmente especialista em sincronização. Eles oferecem várias soluções para espelhar informações do Trello em outros aplicativos como o Asana, GitHub, JIRA ou Wrike. A sincronização é totalmente configurável e você pode escolher quais campos são sincronizados entre os aplicativos.

Calma, tem mais!

Já vimos algumas das ferramentas mais incríveis de automação de processos para o Trello, mas essas não são de forma alguma as únicas disponíveis. Você pode encontrar uma série de soluções cada vez maior na seção de automação do diretório de Power-Ups do Trello.

Espero que, com este post, você se sinta inspirado a espalhar um pouco da mágica da automação de processos nos seus quadros. As soluções acima estão ajudando equipes de tudo quanto é tamanho, desde indivíduos a organizações enormes com milhares de usuários, a tirar o máximo proveito do Trello, cuidando das tarefas repetitivas de maneira simples e refinada. Sou suspeito, mas acho divertido ver essa mecânica toda acontecendo.

Quais tarefas automatizadas do Trello mais te fascinam? Para o bem ou mal, adoraríamos ouvir o que você acha. Siga-nos no Twitter (@trello_br) ou escreva para atendimento@trello.com.

Leia também: Os 15 melhores apps de produtividade para ficar ligado o dia todo

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