Facilite a Sua Vida e da Sua Equipe Com a Automação da Gestão de Tarefas

gestão de tarefas

Gestores e empreendedores são pessoas que detêm um conhecimento, uma capacidade de liderança e uma experiência que devem ser aproveitadas em tarefas nobres, estratégicas e que agregam valor ao negócio que administram.

Nesse contexto, a gestão de tarefas é uma verdadeira arte em que o gestor de equipes deve saber delegar a tarefa certa, para a pessoa mais capacitada para desenvolvê-la e acompanhar seu andamento para solicitar eventuais ajustes.

Além disso, precisa saber como a equipe está trabalhando em conjunto, gerando sinergia e colaboração entre si para atingir os melhores resultados.

E, é claro, cada colaborador se envolve em mais de uma tarefa ao mesmo tempo, gerando um número muito grande de inter-relações, prazos, resultados, relatórios, planilhas, gráficos, imagens, checklists e outros documentos e informações.

Portanto, só a adequada gestão de tarefas pode trazer benefícios para o líder de equipes, proporcionando uma visão macro da situação e um pleno controle de prazos, entregas, escopo dos projetos e usos dos recursos certos para alcançar seus objetivos.

Gerencie Tarefas Com Foco no Resultado

As vantagens da gestão de tarefas, independente se você trabalha sozinho ou com uma grande equipe, são inúmeras. Além de tornar o dia a dia dos gestores, empreendedores e líderes de equipe mais organizado e focado em resultados, evita que estes profissionais de alto nível percam seu tempo resolvendo problemas operacionais. Permite que se dediquem com mais assertividade a transmitir as estratégias e planos da empresa para que suas equipes desenvolvam as táticas e ponham a operação para funcionar.

Veja algumas das vantagens que a gestão de tarefas pode trazer:

  • Uso do tempo de forma mais eficiente pela equipe e pelo gestor.
  • Promove o senso de urgência e a priorização das tarefas mais importantes, que agregam mais valor ao negócio.
  • Ajuda a definir claramente os processos, suas etapas e tarefas ao longo do tempo.
  • Aponta responsáveis para cada tarefa.
  • Facilita a elaboração de orçamentos e controle de gastos.
  • Determina como serão medidos os resultados, de forma objetiva (KPIs).
  • Proporciona uma administração muito mais organizada e estruturada.
  • Diminui os riscos da operação.
  • Permite o registro e a guarda de documentos de forma acessível e confiável.
  • Com os dados e informações organizados, será possível analisar os resultados e tomar decisões com mais assertividade e clareza.
  • Cria uma visão ampla da operação e de seu desenrolar, dando mais confiança e respaldo às decisões do líder.

Já pensou conseguir tudo isso de uma forma rápida e prática?

Colocando a Mão na Massa

lista-de-tarefas

É, pense bem, fazer tudo isso parece maravilhoso em termos de resultados, algo que pode revolucionar a maneira como você lida com sua equipe e faz a operação funcionar.

Mas, na prática, demanda um enorme esforço de organização e gestão do tempo, pessoas e recursos, nem sempre disponíveis.

Em seu dia a dia, quantas planilhas e relatórios você tem que consultar e analisar? E estes documentos são arquivados onde, sob a responsabilidade de quem?

Muitas vezes, ao receber uma planilha por e-mail você fica em dúvida se aquela é mesmo a última versão, mas só depois que já analisou tudo e tirou suas conclusões é que recebe outro e-mail, de outro colaborador, com dados novos, ou pior: dados conflitantes!

Isso, sem falar no número de reuniões diárias que poderiam ser evitadas por meio de uma modelo de comunicação mais ágil e com informações compartilhadas.

É claro que o contato pessoal e olhar as pessoas nos olhos é muito importante em certos momentos e para determinados assuntos. Mas já chega a ser folclórica a quantidade de vezes em que ouvimos histórias sobre reuniões improdutivas e desnecessárias que só atrapalham sua rotina administrativa e o controle das tarefas.

Na verdade, o trabalho e a dedicação necessários para se conseguir um acompanhamento adequado das tarefas é motivo para tirar o sono de muitos gestores de equipe.

E todo esse desgaste acaba gerando conflitos que poderiam ser facilmente evitados se as informações e o fluxo das tarefas tivesse sido gerido de uma forma mais racional. Assim, além de tudo que um bom líder tem que se ocupar no seu dia a dia, a falta de organização vai trazer para ele mais um trabalhinho extra: mediar conflitos entre membros de sua equipe ou entre equipes de diferentes gerências e departamentos.

Em suma: a gestão de tarefas, que na prática deveria facilitar sua vida, acaba se somando a outras atividades fundamentais do gestor e que ele não pode deixar de fazer, como se reportar aos superiores, apresentar resultados, tomar decisões e planejar a melhor maneira de tornar a operação mais eficiente.

Existe uma maneira de tornar a gestão de tarefas um facilitador e não um peso a mais nas atividades do seu dia a dia?

Como Automação Pode Gerar Ganhos Nas Tarefas do Dia a Dia

Já pensou poder usar todos os benefícios que listamos sobre a adequada gestão de tarefas de uma forma muita mais prática, ágil e intuitiva?

Chega de trocar planilhas desatualizadas, marcar reuniões demoradas com pessoas que não estão sequer a par dos assuntos ou descobrir na última hora que a pessoa encarregada de uma tarefa que você delegou (e está com o prazo apertado) nem começou a desenvolver nada!

Existem diversas ferramentas de gestão de tarefas disponíveis na nuvem para você usar em sua empresa e facilitar muito o seu dia a dia.

Em primeiro lugar, as informações estarão muito mais transparentes e compartilhadas de forma que todos tenham as últimas versões de cada documento disponíveis para análise, em tempo real. Além disso, é possível saber o andamento de cada tarefa, o que foi feito, o que está atrasado, pedir ou enviar documentos, fotos, relatórios, planilhas etc., e também fazer perguntas instantaneamente para resolver dúvidas rapidamente.

E mais: um colaborador pode ver o que está acontecendo em outros projetos que não participa diretamente e disponibilizar uma solução que ele mesmo usou em outra ocasião (e que pode estar arquivada na própria ferramenta!).

Veja uma lista de tudo que as boas ferramentas de automação de tarefas podem fazer pelo dia a dia em sua empresa:

  • Mais segurança no armazenamento de documentos e facilidade de encontrá-los.
  • Ferramentas de gestão de tarefas incentivam uma cultura de colaboração e sinergia.
  • Facilita a delegação de tarefas e a formação de equipes de projetos, tudo online!
  • Acompanhe passo a passo tudo que está acontecendo, sem ter que esperar por e-mails ou solicitar informações o tempo todo.
  • Proporciona uma melhora impressionante da comunicação interna.
  • Permite o aumento do trabalho remoto e do home office, o que pode trazer substancial redução de custos.
  • As equipes e os colaboradores estarão sempre bem informados sobre o que anda acontecendo na empresa.
  • Diminui a necessidade de reuniões presenciais de alinhamento, pois as informações estão disponíveis para todos.
  • Deixa os colaboradores mais livres para armazenar a quantidade de arquivos que acharem necessários na nuvem.
  • Promove o compartilhamento do conhecimento e ajuda em sua gestão, documentando todo processo de geração de soluções e como foram implantadas.
  • O gestor terá muito mais informações e condições de avaliar o desempenho da equipe como um todo ou colaboradores individualmente.
  • Permite gerenciar com facilidade grandes equipes e atividades complexas.
  • Com mais dados, informação e conhecimento será muito mais fácil para o gestor planeja e tomar decisões.·

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