Como fazer reuniões mais eficazes banindo o uso de notebooks

como fazer reuniões eficazes

Uma professora universitária entra em um auditório e observa o lugar cheio de alunos digitando em suas telas. Quando o relógio indica que está na hora de começar, ela pigarreia e pede que todos guardem os notebooks antes de começar a aula.

Todos os alunos congelam e se entreolham pasmados. Ela só pode estar de brincadeira, eles pensam. O notebook pode ser uma distração, mas também é o dispositivo mais útil para fazer anotações. Após alguns segundos, um aluno guarda o notebook. Então, no minuto seguinte, o cochicho aumenta à medida que outros dispositivos são guardados nas mochilas.

O resultado foi que essa aula teve o maior interesse e engajamento daquela semana. O que os alunos logo descobriram é uma importante lição para todos nós: somos nossos piores inimigos quando se trata de absorver informação e evitar distrações. Ferramentas digitais desenhadas para melhorar a produtividade podem, na verdade, atrapalhá-la quando interrompem a ligação entre nós e nosso ponto focal.

Da sala de aula à sala de reuniões

Esse fenômeno não leva a um baixo desempenho apenas na sala de aula. Fazer várias tarefas ao mesmo tempo durante reuniões está custando às organizações cerca de 2 milhões de reais de prejuízo anual e os notebooks são os principais suspeitos.

As forças atuando nessa situação são profundamente psicológicas. Mesmo que fazer várias tarefas ao mesmo tempo não seja bem visto, dar conta de diversas coisas ao mesmo tempo é possível dependendo dos tipos de tarefas e de quais capacidades mentais são necessárias para cada uma. Por exemplo, a “voz do pensamento” na mente que está sempre ligada enquanto lemos, chamada de “loop fonológico”, pode permanecer ativa quando certos estímulos são introduzidos.

Uma pessoa tem absoluta capacidade de ler um livro e ouvir música clássica ao mesmo tempo. Mas lembre-se: esse loop só pode ser usado para uma atividade que exija pensar de cada vez, porque ele também funciona como memória de curto prazo. É por isso que uma pessoa não pode ler um livro e digitar um e-mail ao mesmo tempo — o loop precisaria funcionar simultaneamente para duas atividades pensantes, o que não é factível.

E qual a conclusão? Há uma diferença entre fazer várias coisas ao mesmo tempo e trocar de uma tarefa para outra sem terminá-la. Não é possível fazer duas atividades semelhantes ao mesmo tempo. Então, na situação do notebook, trocar de uma fonte de informação ou atividade pensante para outra, uma na tela e outra fora, gera problemas.

A verdade é que as pessoas não conseguem responder às notificações do Trello, mensagens de texto, notificações do Slack e/ou Stride e prestar 100% de atenção em uma conversa ao mesmo tempo. No caso de informação na tela contra a fora da tela, a atenção precisa ser otimizada para uma fonte ou para a outra, se não a produtividade falha. Multiplique essa falta de produtividade pelo número de pessoas na sala para perceber que o custo do tempo perdido é enorme, simplesmente porque estão no notebook.

Elimine as distrações

Sendo assim, como fazer reuniões eficazes? Novamente, a psicologia pode ajudar. Semelhante à situação da professora, limitar o comportamento humano e estabelecer processos pode amenizar o impulso de procurar uma fonte adicional de estímulo. Experimente estes passos:

  1. Crie uma regra geral de guardar os notebooks durante reuniões presenciais. Leve blocos de anotações e canetas para provar que não é preciso nenhum dispositivo para fazer anotações. Seja consistente.
  2. Em reuniões de equipes remotas(em que o notebook é meio que essencial), feche todos os apps que possam ser uma distração. Coloque o Stride ou o Slack em modo silencioso para não receber de forma inesperada uma notificação que faça você perder o foco da conversa bem quando precisa estar atento. Você não vai ficar nada feliz em apenas sorrir e acenar quando isso levar a uma pilha de relatórios chatos para você fazer porque não estava prestando atenção!
  3. Seja responsável. Seres humanos adoram uma distração. Responder a uma notificação gera um loop de recompensa mental que nos faz sentir certa adrenalina neurológica, o que explica porque sempre estamos no celular, prontos para o próximo alerta. Durante uma reunião, escolha alguém para ser a Polícia da Produtividade a fim de garantir que os participantes não tenham recaídas e peguem seus dispositivos. Em reuniões presenciais, peça que as pessoas coloquem seus dispositivos móveis em uma caixa antes de iniciar a reunião.

O que você ganha com isso?

Pode não parecer intuitivo banir uma ferramenta que supostamente torna o trabalho mais fácil, mas a evidência de seu mau uso é suficiente para reconsiderarmos uma opção mais analógica para fazer reuniões eficazes. Aqui está o que você sai ganhando sem usar notebooks em reuniões:

  • Mais empatia: Desde mais contato visual e sinais não verbais a um entendimento melhor e mais engajado do ponto de vista de cada pessoa, uma equipe que ouve e reage com mais empatia é mais produtiva.
  • Tempo: Quando cada participante está engajado, a energia na reunião será mais elevada e as conversas serão mais eficientes, resultando em reuniões mais objetivas (aleluia!).
  • Compreensão: Pesquisas mostram que fazer anotações à mão nos ajuda a reter mais informações do que se as digitarmos.

Ao regular o comportamento de seus alunos, a professora lhes ajudou a chegar a um resultado de mais participação na sala de aula e maior retenção de informações. Pode parecer um pedido nada intuitivo (e até irritante), mas deixar o notebook guardado trará recompensas nas salas de reuniões também.

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Leia mais: Mãos à Obra: Como o Trello organiza reuniões gerais produtivas

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