3 estratégias para gerenciar sua equipe de trabalho no Trello Business Class

Trello Business Class

Você é um gestor extraordinário. Você tem uma equipe produtiva e um plano claro para fazer mais coisas, melhores, e mais rápido. É hora de levar a produtividade no gerenciamento de sua equipe para o próximo nível com uma transição para o Trello Business Class.

A gente não está apenas tentando agradar você. Este é um compromisso para ajudar você a tirar o máximo proveito do seu investimento nas robustas funcionalidades do time no Trello.

Se você está fazendo a mudança para o Business Class, ou está pensando sobre isso, aqui estão alguns temas estratégicos de nível gerencial a considerar ao configurar sua equipe.

Desenhe a Estrutura do seu Time no Trello

No Trello, trabalhar com perspectiva significa que você está sempre atualizado sobre os quadros e projetos que são mais importantes para sua equipe.

Os Times no Trello são o núcleo do plano Business Class. Na verdade, você precisará configurar um time antes de fazer o upgrade.

Então, você vai querer adicionar todos e quaisquer colegas que você deseja ter como membros do seu time no Trello. (Você pode encontrar estas instruções e muito mais sobre como gerenciar uma equipe de trabalho em nosso Guia do Trello para iniciantes.)

Neste ponto, você fará um grande favor à sua equipe se você pensar desde agora em como você deseja organizar todos esses quadros e projetos, pois em breve, você terá quadros suficientes para que uma ordem de classificação estabelecida e intuitiva faça você economizar muito tempo e energia para encontrar os quadros certos.

A página do seu time é onde todos os seus quadros estarão visíveis. Este é o lugar onde você vai desenvolver uma estratégia para organizá-los, com o objetivo de ajudar seus membros a localizar os quadros certos, bem como facilitar a visibilidade, em um piscar de olhos, da atividade de cada quadro. A classificação personalizada é feita por meio de Coleções:

Trello coleções

As coleções podem ser organizadas por departamento ou grupos de funcionários que trabalham em quadros compartilhados. Duplicar sua estrutura corporativa nos nomes das coleções é uma maneira fácil de tornar os agrupamentos de quadros mais intuitivos para os membros do time.

Você também pode agregar quadros entre coleções, o que significa que projetos compartilhados ou o acompanhamento de objetivos entre Marketing e Design, ou Vendas e Jurídico, pode ser feito por todos esses grupos.

Outra forma de estruturar coleções de quadros é por grandes projetos, como Desenvolvimento de Aplicativos Android, ou a Contratação, por exemplo.

Dica de Expert: Você pode até mesmo definir uma estrutura de nomes padrão para os quadros chave. Por exemplo, muitos de nossos quadros da equipe de Marketing começam com “Marketing: [Nome]” para que possamos localizá-los facilmente, em um piscar de olhos.

Considerações de Segurança

Outro aspecto muito importante na maneira de como gerenciar uma equipe de trabalho no Trello é projetar a sua estrutura de time, e decidir sobre os níveis de permissão e privilégios administrativos para os membros dentro e fora de sua empresa.

Por exemplo, você pode conceder acesso somente de observador para colaboradores de fora de sua equipe, ou restringir convites de novos membros e a visibilidade do quadro para que as pessoas não convidem acidentalmente os contatos errados e lhes confira acesso a dados internos.

gerenciando equipe no trello

Finalmente, convém definir alguns administradores para controlar as configurações de privacidade e ter um plano de exclusão para remover os funcionários que saem do seu time do Trello.

Uma coisa muito interessante sobre Business Class é que você pode desativar antigos membros de todas os seus quadros (em um clique!) sem perder o histórico de seu trabalho.

Você também pode facilmente redefinir a responsabilidade de seus cartões ou tarefas pendentes a outra pessoa, para que o progresso de sua equipe não pare nem por um segundo!

Gastando um pouco de tempo na gestão direta, para decidir como o seu time no Trello será organizado e como manter as informações seguras, irá evitar um monte de dores de cabeça lá na frente, quando você tiver centenas de quadros e dezenas de membros nos times. Esta é a melhor maneira de como gerenciar uma equipe de trabalho no Trello.

Planejando como usar os Power-Ups em Fluxos de Trabalho Específicos

Muito provavelmente, a melhor característica do Business Class é a capacidade de integrar todas as suas ferramentas favoritas usando Power-Ups.

A mudança de contexto é um dos piores destruidores de produtividade, e ficar alternando entre diferentes programas para completar uma tarefa é uma maneira infalível de interromper a concentração na tarefa em mãos.

Você pode ver uma lista completa dos Power-Ups Trello aqui (ou você pode construir o seu próprio).

Pense nas partes do seu processo de trabalho atual onde as informações ou tarefas necessárias o atrasam mais e descreva as maneiras pelas quais sua equipe deve usar Power-Ups para superar esses obstáculos:

  • Uma dica importante de como gerenciar uma equipe de trabalho no Trello é evitar a perda do momentum: em qualquer cartão, escolha “Lembrar-me sobre este cartão em 1 hora” para receber um lembrete no Slack e você poder completar sua tarefa atual sem o risco das distrações de entrar em um canal do Slack lotado:

Power-Up do slack

  • Evite reuniões confusas: permita que os Power-Ups do Google Hangouts, appear.in ou join.me tenham um link de reunião sempre anexado aos quadros interligados para que todos saibam para onde ir.
  • Economize um valioso tempo de pesquisa: Power-ups como o Package Tracker, Github e Zendesk são todos atualizados em tempo real para que você possa ver o status mais recente de cada um deles rapidamente.

E, embora você possa ver claramente os benefícios da adoção desses novos fluxos de trabalho, outros podem ter mais dificuldade em se acostumar com isso.

É por esse motivo que gostamos de ter cartões “Como usar este quadro” em todos eles, para orientar os membros sobre os fluxos de trabalho e as melhores práticas.

Fornecer fácil acesso ao material de referência e a instruções direto no Trello é o que queremos dizer com evitar a mudança de contexto!

Deixe o Trello Intuitivo para sua Equipe

Enquanto você está se preparando para passar para o Business Class, é um passo importante pensar sobre o processo de integração. Afinal, este é um investimento que você está fazendo em sua equipe, e você vai querer tirar o máximo proveito dele. Aqui estão as três principais áreas da integração ao Trello que você deve planejar:

  • Educação: Temos uma pilha de webinars à sua disposição e que você pode configurar para suas equipes assistirem (de preferência com petiscos). Ou você pode até permitir que usuários de dentro de sua empresa façam uma apresentação no almoço, ou tenham um tempo para ensinar os outros como conseguir o melhor do Trello. Muitas pessoas gostam de usar o Trello para planejamento pessoal, por isso, esse pode ser um tema divertido para começar a introdução da ferramenta aos novos usuários.

webinars do Trello

  • Criatividade: o Business Class dá a todos os membros uma licença criativa para escolher as imagens de fundo dos quadros, anexar adesivos aos cartões e listas, bem como integrar GIFs. Nós acreditamos que deve sempre haver um pouco de diversão enquanto você trabalha! O aspecto criativo mais importante do Trello, no entanto, é que ele é uma ferramenta horizontal, o que significa que os projetos e fluxos de trabalho podem ser desenhados de qualquer maneira que você quiser. Ao dar aos seus membros do time uma tela em branco, você está lhes dando a oportunidade de realizar metas da maneira mais intuitiva para eles, e essa é uma das formas mais produtivas de como gerenciar uma equipe de trabalho.
  • Acesso fácil: o uso do Trello pela equipe é mais fácil quando é acessível. Os aplicativos para Android e iOS permitem trabalhar no celular. A extensão Chrome permite que você pesquise quadros, crie cartões e anexe páginas da Web sem sair da janela atual do navegador. Há também muitos aplicativos e extensões de terceiros que melhoram o uso do Trello para fins específicos. Faça uma pesquisa de como sua equipe gosta de interagir com a tecnologia e forneça recomendações sobre como o Trello se encaixa em seu fluxo de trabalho.

É claro, seu novo e reluzente Time Business Class do Trello recebe suporte por e-mail de forma prioritária, para que você possa sempre obter conselhos e informações quando precisar.

Você também pode achar bastante útil este vídeo tutorial do Trello Business Class, ao projetar sua estratégia do Time no Trello para ter uma visão detalhada do Trello Business Class.

Conte para a gente: Que planejamento e/ou táticas foram mais úteis para deixar seus Times no Trello mais produtivos?

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