Como apoiamos a cultura do trabalho remoto e conseguimos trabalhar juntos graças ao Trello

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O trabalho remoto é a tendência mais atual no ramo da tecnologia e em outras indústrias. Cada vez mais empresas estão contratando funcionários para atuar fora do escritório ou adaptando ferramentas digitais para se conectar e contar com a colaboração dos seus empregados. Em empresas tradicionais, o trabalho remoto é um método estranho. Como uma companhia faz pessoas de tantos locais e fusos horários diferentes executarem projetos e se comunicarem de forma eficaz? E mais importante: como a firma mantém uma cultura empresarial coerente quando os funcionários estão distribuídos em tantos locais dispersos?

Nossa própria coordenadora de recrutamento, Lydia, oferece algumas dicas de como cultivar uma ótima cultura corporativa aqui no Trello, isso mesmo tendo empregados em todo o mundo

Aqui em Trello, cerca da metade das pessoas trabalham no escritório de Nova York, e a outra metade atua remotamente.

Mas, duas vezes por ano, isso muda com a Semana Remota.

Enquanto indivíduos de um mesmo equipe se encontram virtualmente quase diariamente, também é importante conseguir tempo para reunir toda a companhia.  Nossa cultura tem evoluído para onde nossos empregados são baseados em todo o mundo, mas há algo único sobre todos nós dividirmos o mesmo espaço durante algum tempo.

Colocamos emfim um rostro no avatar Slack e o primeiro dia é cheio de “Olá, _____! É tão bom te ver!”, assim que as pessoas chegam. Bagels são servidos e comentários desbaratados abundam. Porém, o mais importante é que nós ganhamos tempo para nos reorientar e reconectar. Nós comemoramos o fato de que fazemos coisas grandes juntos. Conhecemos pessoas de outras equipes e nos surpreendemos um com o outro. Aprendemos o quanto engraçados somos. Preparamos chá um para o outro. Passamos tempo juntos – sério, não apenas pelo Hangout.

E, naturalmente, nos reunimos para almoçar juntos, o Dia do Taco nunca foi tão grande.

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A guacamole quase não alcançou

Veja como planejamos nossa mais recente Semana Remota:

Trens, aviões e carros

E hotéis.

Um voo sem escalas à noite com carro para pegar no aeroporto e levar para o hotel quando o avião pousar, porém, nós necessitamos uma parada de 3 horas em Atlanta na viagem de volta e iremos pegar um táxi no aeroporto por nossa conta.”

“Além disso, pegaremos o avião no dia 7, então, só precisaremos do hotel até o dia 6 já que ficaremos com amigos no sábado à noite.”

Não é surpresa que nós usamos Trello em quase todos os nossos projetos, desde a organização da cozinha até para orquestrar nosso ocasional show de talentos da empresa. Nesse caso, ele tornou-se uma ferramenta perfeita para a empresa e bastante importante para trazer toda a equipe até Nova York no feriado. Com funcionários voando de localidades como Londres e Havaí, nós criamos um quadro Trello para organizar tudo.

Apresentamos a você … Os Remotos Invadem NYC:  Edição de Natal!

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Vamos começar com a viagem. Para cada funcionário, nós criamos um cartão como este:

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Todas as informações. Um cartão. Um clique.

Será que temos tudo que precisamos para reservar o voo? Vamos dar uma olhada na checklist:

 

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Parece que está tudo certo!

Nossa intenção era agilizar todo o processo e eliminar qualquer ambiguidade… para que correr atrás das confirmações por e-mail de pedidos de 30 pessoas diferentes se você pode simplesmente clicar no cartão de um empregado e ter tudo ali direitinho? Essa é a razão de Trello ser tão poderoso. Temos uma visão granular de todo o escopo do planejamento e então podemos dar um “zoom” em cada detalhe do cartão do funcionário.

Quando finalizávamos a organização da viagem de cada pessoa e os dados em relação a sua acomodação, movíamos para a lista apropriada. Eles fariam a reserva do próprio voo? Nós ficaríamos encarregados de reservar hotel e o carro? Bem parece que todo mundo está pronto!

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E não podemos esquecer das etiquetas.

Etiquetas são maravilhosas. Olhando para todo o quadro, nós sabemos com uma olhada o que cada pessoa precisa. Novamente, temos uma visão geral, mas com todos os detalhes.

 

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Temos também uma pequena lista de perguntas mais frequentes com uma lista das poucas pessoas que não conseguiram vir (acompanhada de fotos de animais tristes), e já que o escritório está anormalmente lotado durante a Semana Remota, temos também uma lista com os .

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Todos juntos

Quando a Semana Remota começa a rolar, ficamos ansiosos quando todos começam a chegar no escritório.

As equipes tiram o máximo proveito de estar no mesmo espaço. Há reuniões, sessões de planejamentos, cafés da manhã especiais e corridas de design, só para citar alguns eventos. Para facilitá-los, agendamos o uso da nossa biblioteca e sala de reuniões.

Mas, espere, tem mais!

Também criamos um pacote de boas-vindas usando Trello!

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Ele inclui um guia de transporte, uma extensa lista de restaurantes, bares e locais para conhecer próximos ao hotel escolhido para a estadia (em Long Island!). Damos também dicas sobre alguns dos grandes eventos planejados para a semana. Muitos dos nossos empregados eram novatos em NYC e esse foi nosso jeito de oferecer-lhes seu próprio guia de bolso durante a sua presença na cidade.

Havia até um link para o HQ NYC, com dicas sobre os comércios na cidade!

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Então, como foi nossa mais recente Semana Remota? Bem… Foi… Impressionante. Mas não precisa confiar apenas em minha palavra.

Veja você mesmo. Obviamente nós criamos um hashtag para a semana #TrelloFC2014

Bebemos muito chocolate quente, trocamos presentes, fizemos muitas coisas e ainda tivemos uma festa no American Museum of Natural History, que ficou lotado com uma sessão na cabine de fotos!

Reunir sua equipe espalhada é uma forma de dar um novo impulso à cultura de sua empresa. Faça isso em uma escala que atenda suas necessidades e ouça seus empregados, que vão falar sobre essa experiência durante meses depois do evento. As ideias desenvolvidas e as memórias criadas irão agregar valor incalculável para sua organização.

Quanto a nós, como vai ser a nossa Semana Remota de verão? Não podemos dizer ainda, mas sabemos que Trello será fundamental para que isso aconteça.

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Nossa troca de presentes do Elefante Branco, uma espécie de amigo secreto

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