Como organizar sua agenda de trabalho usando Bullet Journals

como organizar agenda do trabalho

Se você ainda não ouviu falar, Bullet Journals são uma forma divertida de aumentar a sua produtividade. Eles surgiram originalmente por conta das pessoas hiper organizadas e que gostam de tomar nota de tudo (vida longa a essas pessoas), mas, com toda verdade, provavelmente os Bullet Journals são mais benéficos e importantes para pessoas “normais” e distraídas como a gente.

Uma parte funciona como um sistema de organização e a outra como um bloco de anotações. Dessa forma o Bullet Journal transformou-se em um elemento essencial para quem precisa fazer mágica com inúmeras tarefas e projetos ao mesmo tempo. O Bullet Journal foi desenhado para ser um sofisticado sistema de planejamento aberto que ajuda usuários com datas, checklists e também a organizar sua agenda de trabalho. Normalmente o sistema é extremamente detalhado e cheio de rabiscos.

Enquanto o movimento começou apenas como “um sistema analógico para a era digital”, as anotações e os rabiscos compartilhados com outros usuários tornou-se uma necessidade comum de quem usa Bullet Journals.

Assim, criamos um fluxo de trabalho no Trello usando Bullet Journal para te mostrar na prática como funciona:

A configuração inicial

quadro overview

Existem inúmeras maneiras de estruturar um calendário, mas para esse exemplo em específico iremos usar um quadro do Trello para cada mês e uma lista para cada semana. Então, no espírito de evitar uma desordem digital, cada quadro terá no máximo quatro listas.

Nomeie cada lista “Semana de [data]” e então cada cartão poderá conter suas notas e pensamentos para aquele dia. Isso poderá ser anotações básicas para você mesmo, lista de itens para o dia ou, já que é algo digital, você também pode anexar links que você deseja ler depois. Além de tudo isso, o quadro também pode ajudar você a organizar sua agenda de trabalho.

criar cartão no Trello

Dica matadora: ao invés de criar cartões individualmente para cada dia, copie e cole eles como uma lista e automaticamente o Trello irá te perguntar se você deseja criar 7 cartões.

Cada cartão pode representar um dia da semana. Você também pode incluir um cartão “master” para cada semana que inclui uma lista de coisas que você precisa fazer naquela semana de qualquer maneira, independentemente do dia. Adicione vários checklists para cada cartão para separar seus afazeres do Trabalho e de Casa. Adicione emojis para deixar suas listas mais engraçadas!

página do time Trello

Você também pode linkar suas checklists para outros quadros do Trello, caso precise usá-las como referência.

Se você é um usuário mais livre do Bullet Journal você pode simplesmente fazer um cartão na sua lista “semana de [x]” toda vez que você pensar em algo, ao invés de fazer um cartão para cada dia da semana. Para esse fluxo de trabalho talvez seja melhor se você adicionar datas de entrega para cada cartão. Dessa forma você pode adicionar calendários ao seu quadro para ter uma perspectiva diferente de quando as coisas precisam ficar prontas.

Crie uma nova equipe no Trello especificamente para seus quadros de Bullet Journals para ficar mais fácil o acesso de todos:

Integrações

Se você já usa um aplicativo de anotações, não tem problema! Por exemplo, se você já usa o Evernote para deixar registrado digitalmente suas anotações, então você poderá fazer as coisas de uma forma ainda mais simples com o seu quadro de Bullet Journal.

power-up do evernote

Você pode criar uma automação no Zapier que, por exemplo, cria uma nova anotação do Evernote anexada naquele cartão toda vez que você adiciona um novo cartão no seu quadro de Bullet Journal. Dessa forma, se você prefere o Evernote para anotar rapidamente suas ideias você ainda pode fazer isso. Mas quando você desejar ver novamente essas anotações será muito mais fácil, pois você poderá achar no Trello uma vez que foi tudo colocado dentro de um contexto de meses, semanas e dias. As anotações feitas no Evernote irão ficar juntas de outras coisas que você anexou ao cartão naquele dia.

Para quem gosta de usar Bullet Journals para desenhar e colocar rabiscos e que possuem mentes que trabalham de forma criativa e visual, você pode habilitar o Power-Up do RealtimeBoard para desenhar e fazer mind maps. O RealtimeBoard é um formulário extremamente livre e que permite que você faça diagramas e esboços e ainda adicionar observações e fotos. Tudo isso para provar que desenhar não é, de fato, algo que se perdeu na era digital.

power-up realtime board

Uma última funcionalidade que você talvez possa querer nos seus quadros são as boas e velhas etiquetas. Colocar cores para todas as categorias e para seus afazeres na vida é visualmente mais fácil de entender e ainda irá permitir que você filtre essas atividades. Então, se você deseja apenas ver as suas coisas a fazer para aquela viagem para o Havaí, faça um filtro por essa etiqueta e foque apenas nessas tarefas.

Os benefícios

Trello modo offline

Então, por que ter um Bullet Journal digital? Algumas razões abaixo:

  • Acessibilidade: Normalmente as pessoas gostam dos seus cadernos pela simplicidade deles poderem ser levados para qualquer lugar e precisar apenas de um papel e caneta. Apesar dessa verdade incontestável, cadernos podem virar facilmente um problema se você só tem um bolso ou uma pequena mochila. Dessa forma, seu Bullet Journal está com você o tempo todo, pois você só precisa de um celular. Além disso, a tecnologia evoluiu tanto que ferramentas como o Trello e Evernote funcionam offline. Então, mesmo se você estiver sem internet, você ainda poderá acessar suas anotações e ainda criar novas!
  • Colaboração: Se você quisesse trazer alguém para conhecer suas anotações online, você só precisará adicionar essa pessoas a um quadro ou cartão do Trello. Elas podem acessar em seu tempo livre pelo seu próprio aparelho (celular, notebook etc). Usando tecnologias analógicas nada disso seria possível, pois todas suas ideias geniais estariam trancadas na obscuridade e seriam publicadas apenas em uma galeria de museu extremamente concorrida e que seria exibida somente após passar vários anos na posse de album bilionário excêntrico que manteria suas ideias geniais na sua mansão.
  • Rapidez: é mais rápido e fácil digitar. Simplesmente é. Além do mais se você precisar transcrever essas anotações para colocar em outro lugar, é mais fácil copiar e colar do que ter que escrever tudo novamente.
  • Ainda pode ser bonito: Nós prometemos. Existem milhares de formas de você deixar seus quadros de Bullet Journal com a sua cara: telas de fundo, etiquetas, adesivos e capas para os seus cartões. E, se você preferir, ainda poderá fazer igual a moda antiga. Basta fazer um desenho, tirar uma foto e enviar para o Trello. Isso irá automaticamente anexar a foto ao cartão.

Então, você tem desenhos, mind maps, listas e anotações: essa é uma nova e divertida forma de trazer anotações e ideias para a esfera digital com Quadros Bullet Journals. Aqui está o quadro que usamos para demonstrar esse fluxo de trabalho.

Copie e faça o seu próprio.

 Você usa o Trello para Bullet Journal? Conte pra gente sua experiência.

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