Como Otimizar a Revisão de Contratos para Equipes Jurídicas e de Vendas

PrintConcluir uma venda com um cliente é raramente algo muito bem definido. Você pode pensar que faz mais sentido que a comunicação seja feita por e-mail. Mas depois de desenterrar o e-mail do qual você precisa de uma pilha infindável de correntes de correspondência, sem falar nos e-mails vitais que desaparecem, fica óbvio que esse sistema não é eficiente.

Os passos entre obter um cliente potencial e fechar um contrato são muitos e eles requerem que várias pessoas realizem papeis diferentes. Uma das partes mais cruciais de fechar um contrato de vendas é a revisão jurídica. Pode haver uma quantidade incomensurável de idas e voltas quando é feita a revisão dos contratos. Os membros das equipes de vendas, jurídica, e de segurança estarão todos envolvidos.

Com a quantidade de documentos, comunicação e logística envolvida no processo, ferramentas tradicionais como e-mail simplesmente não são apropriadas.

Obter Uma Perspectiva Escalável

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Quadro Exemplo Jurídico e de Vendas aqui.

Kristen Habacht, Vice Presidente de Vendas na Trello transformou o processo de revisão de contratos em um quadro Trello. Havia um tempo em que eram somente ela e o Conselheiro Geral da Trello, Brian Schmidt, em um vai-e-vem de e-mails. Mas quando os contratos começaram a se empilhar em um ritmo mais apressado, ela se deu conta de que todos os passos, a correspondência e a gestão dos documentos se veriam mais facilmente em um quadro Trello.

Hoje em dia, Kristen gerencia uma equipe de dez pessoas, e Brian tem várias pessoas trabalhando em sua equipe, revisando contratos e completando auditorias de segurança. Continuam usando o mesmo quadro, mas ele cresceu e sua escala se ajustou para se adaptar às necessidades da equipe em expansão.

“No inicio, fiz o quadro para entender se o [Conselheiro] teria uma chance de revisar um contrato que tinha mandado. Então, quando a equipe começou a crescer, fizemos um processo onde poderiam afunilar os contratos pelo quadro em vez de sempre passar por mim”, explica Kristen.

brian-schmidt“Se você tentasse fazer tudo isso por e-mail. você nunca teria a visão integral porque a comunicação ficaria isolada entre indivíduos e não seria compartilhada com toda a equipe. Ninguém teria a visibilidade total sobre o trabalho das equipes. Seria uma bagunça.”

– Brian Schmidt, Conselheiro Geral da Trello

 

Equipes de Vendas Permanecem Informadas

O Processo funciona. O quadro significa que Kristen e Brian podem obter a visão geral da qual precisam como gestores, mas sem estarem envolvidos em um nível granular na comunicação e no status de cada contrato individual.

Membros da equipe de vendas criam um cartão na lista de “Entrada – Revisão Jurídica” e se adicionam bem como membros da equipe jurídica. Todos que precisam estar atualizados sobre o progresso do contrato recebem notificações quando alguma coisa muda no cartão do contrato.

Os membros da equipe, com a ajuda da integração do Trello com Google Drive, colocam os documentos jurídicos e de segurança no cartão, o que permite ter todos os documentos atualizados a qualquer momento sem nenhum esforço desnecessário.

Screen Shot 2016-01-18 at 5.15.19 PMVisualize todos os documentos necessários para fechar um contrato em um só lugar. O item-extra Google Drive mostra uma prévia do documento, a última alteração e por quem ela foi feita.

Os cartões são adicionados ao final da lista, como uma fila. Dependendo da urgência do contrato, um cartão entrante pode receber maior prioridade, sendo colocado em uma posição mais alta da lista. A ordem dos cartões na lista é uma indicação do andamento do processo do contrato, o que ajuda os executivos a estabelecer expectativas mais adequadas para o fechamento do contrato.

“Em vez de bombardear a equipe jurídica com muitos e-mails, ou perturbá-los enquanto estão revisando contratos, podemos ter visibilidade sobre tudo o que estão fazendo para nós”, explica Alexa Battista, Executiva de Contas Estratégicas.

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Arraste os cartões em ordem de urgência para mostrar as prioridades.  

Uma vez que a revisão começa em um contrato qualquer, a equipe legal pode utilizar prazos para assinalar aos executivos de conta quando eles poderão esperar que seja completa. Essa é outra maneira de coordenar as comunicações dentro da equipe e com clientes.

“Não é mais um buraco negro para a equipe de vendas, que quer saber onde se encontram seus contratos dentro do processo” diz Kristen.

Gestores Sabem O Que Faz Sua Equipe

Ambos Brian e Kristen assinam o quadro inteiro para receber notificações mesmo quando não foram adicionados a cartões individuais. Essa visão de nível mais elevado é essencial e lhes permite ter mais perspectiva sobre esforços feitos para o fechamento de contratos a través das equipes, sem que seja necessário pedir atualizações de cada membro da equipe.

“Como gestor, a possibilidade de assinar um quadro é muito útil. Essas notificações significam que eu sei o que acontece com cada contrato”, explica Brian.

Então quando um dos advogados ou auditores de segurança gerenciados pelo Brian recebe um contrato, ele pode ver onde esse contrato se encontra no processo e o que estão fazendo sem precisar fazer esforços desnecessários.

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Com uma olhada rápida no quadro, gestores podem vem se o fluxo está andando bem (esquerda) ou se existe algum atraso, e onde (direita).

O processo é particularmente importante para equilibrar cargas. Uma visão geral é a melhor maneira de saber onde estão os obstáculos em negociações.

“Comparo o tamanho das listas diferentes. Temos muitos contratos presos na revisão? Temos muitos contratos presos com o próprio cliente?” explica Brian. Uma olhada rápida no quadro Trello permite que tenha perspectiva sobre todos os contratos dentro do fluxo.

Simplifique as Negociações

Esse método de comunicação interna foi incomensuravelmente valioso para a comunicação entre as equipes de Vendas e Jurídica. Kirsten e sua equipe utilizam o Salesforce para gerenciar a correspondência com os clientes de maneira externa enquanto mantém o vai-e-vem jurídico no quadro Trello. Esse fluxo agiliza o processo e torna tudo mais claro.

“Se você tentasse fazer tudo isso por e-mail. você nunca teria a visão integral porque a comunicação ficaria isolada entre indivíduos e não seria compartilhada com toda a equipe. Ninguém teria a visibilidade total sobre o trabalho das equipes. Seria uma bagunça”, diz Brian.

Considere isso um contrato fechado.

Trello Business Class oferece integração com Salesforce e Google Drive para gerenciar melhor a comunicação com clientes bem como a comunicação entre e dentro de suas equipes.

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