A Maneira Certa (Leia-se Produtiva) de Adicionar Bots a Seus Fluxos de Trabalho

adicionar bots

Se você usa aplicativos digitais para se comunicar ou fazer qualquer parte de seu trabalho, você provavelmente já ouviu falar de bots. Esses programas automatizados, baseados em tarefas, podem virar a próxima grande atração na economia digital – e o fato de serem úteis a indivíduos e empresas ajuda muito.

Claro, não estamos falando dos bots ruins: aqueles bots de spam ou os malditos bots de hackers que te fazem perder seu tempo ou até arruínam sua vida. Aqui vamos focar nos bots bonzinhos, aqueles que trabalham alegremente nos seus programas e te ajudam com tudo, desde agendar reuniões até te lembrar de fazer uma pausa para o almoço.

Antes que você se empolgue demais imaginando um exército de bots bonzinhos que fazem o que você manda, segure sua risada maníaca e lembre-se que usar bots é como usar qualquer outra tecnologia: Exagerar a dose é a melhor maneira de transformar a solução em um obstáculo a mais.

É fácil adicionar bots com um só clique, então pode ser muito tentador provar todos, jogar tudo para o ar e ver o que cai em pé. Mas se você adicionar bots demais (ou os bots errados) a seu fluxo de trabalho, você acabará com complexidade demais e produtividade de menos.

Ninguém quer passar seu tempo gerenciando uma legião de bots cujo propósito era economizar tempo e trabalho!

Então antes de reunir suas tropas automatizadas, pare um momento e faça a si mesmo algumas perguntas “pré-recrutamento” sobre como usar bots de maneira produtiva.

Faça Essas Perguntas Antes de Adicionar um Bot a Sua Rotina Digital

 faça perguntas

Que tarefa ou série de tarefas esse bot está substituindo?

Todo bot deve ter um propósito. Sim, existem bots por aí que encomendarão sorvete ou mostrarão um novo vídeo de gatinhos fofinhos todos os dias para te acordar –e por que não?– mas quando falamos estritamente de bots destinados a melhorar sua produtividade, assegure-se de que cada bot que você considere usar esteja substituindo uma tarefa que você já faz ou deveria fazer.

Por exemplo, se você estiver pulando constantemente do Slack a outros aplicativos para fazer malabarismos com as plataformas como relatórios de despesas e pesquisas de feedback de funcionários, então o Acebot é o bot apropriado para otimizar seu workflow. Não vai mudar nem substituir nada, simplesmente irá simplificar o processo.

Por Que Preciso de um Bot Para Essa Tarefa?

A resposta a essa pergunta não deve ser “Por que existe um bot para isso”.

Se você encontrar um bot que substitua algumas de suas tarefas existentes, o próximo passo é decidir se você precisa de um bot para isso em primeiro lugar. Tenha certeza de existir uma necessidade real.

Se você estiver constantemente tirando informação do Slack para colocar no Trello, ou se você tiver um membro da equipe que passa tempo fazendo isso, então pode parar, o Trello bot para Slack é a solução.

Se, contudo, você fechar o Slack enquanto esteja imerso no trabalho, então mandar seus lembretes Pomodoro ao Slack não servirá para nada. Você só irá acumular ainda mais mensagens não lidas no Slack quando você voltar a se conectar. Então tenha certeza de que você está satisfazendo uma necessidade e otimizando seu fluxo de trabalho antes de adicionar esse bot.

Esse bot funciona bem em conjunto com as ferramentas que já utilizo?

Os bots foram concebidos para funcionar com as ferramentas que você já utiliza. Para se assegurar de que você não está simplesmente agregando trabalho de gestão de bots à sua vida, assegure-se de que o bot que você está considerando não esteja duplicando o trabalho de outro bot que você já utiliza.

Assegure-se igualmente de que você já utilize dentro da qual os bots operam. Se você quase não trabalha no seu notebook durante o dia, um bot baseado no seu computador de trabalho não está certo. Se você vive no Slack –tipo eu, oi! —então continue usando o exército de bots concebidos para o Slack. Existem vários bots para várias plataformas, então identifique suas necessidades específicas de antemão.

Às vezes, você pode também acabar com uma pilha de bots e automatizações similar a uma casa de cartas. Tenha certeza de que um bot novo não irá interferir com nenhuma automação que já existe, como um zap do Zapier ou uma receita do IFTTT que depende de informações predeterminadas.

Esse bot pode ser escalável?

Essa questão é crucial. Como qualquer app, você precisa ter certeza de que o bot que você está adicionando a seu fluxo de trabalho foi criado por gente confiável que poderá consertar qualquer problema e continuar a providenciar versões atualizadas.

Pode parecer fácil deletar ou remover bots uma vez que você acabou de experimentá-los, mas não é sempre o caso, especialmente se você trabalha em equipe.

Sua equipe já ajustou seu workflow para acomodar o bot e pode até já ter substituído uma série de outros processos de automação com esse bot.

Então tome um tempo para se assegurar de que os bots que você adiciona a seu processo se adeque ao seu estilo e à habilidade de sua equipe de trabalhar e se comunicar.

Uma vez que você tenha formado sua equipe de bots cuidadosamente analisada e seus amiguinhos bots estão trabalhando por você, você tem mais tempo para usar seu cérebro para fins mais criativos. Então você pode olhar e regozijar-se de poder como mestre absoluto do seu exército de robôs! E também soltar uma risada maníaca talvez.

Trello para Slack

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