O fim dos e-mails (de verdade): confira este tutorial de integração do Trello com HipChat

trello e hipchat

Imagine a comunicação interna empresarial em seu local de trabalho sem e-mails. Quantos “atenciosamente” e “abs”, você deixaria de digitar? Quanto tempo você economizaria sem ter que decifrar a bagunça de sequências intermináveis de e-mails “responder a todos”?

Por outro lado, quanto você ficou preocupado neste exato momento, pensando em como seria o ambiente de trabalho sem e-mails?

A última coisa que queremos fazer é aumentar sua pressão arterial. Por isso, nós não iríamos propor essa mudança radical na comunicação interna empresarial sem uma alternativa realista e de sucesso comprovado em mente: a nova e melhorada integração do Trello com o HipChat.

Quando você combina o poder destas duas ferramentas de colaboração de equipes, você consegue ter uma perspectiva personalizada em seus projetos, por meio de uma comunicação instantânea e organizada.

Se o “responder a todos” está consumindo o seu dia de trabalho, confira os benefícios, a melhoria da produtividade, os resultados positivos e como configurar o Trello e o HipChat para integrar a comunicação interna em sua empresa.

Uma dúzia de maneiras de usar o HipChat e o Trello juntos

comunicação interna empresarial

A integração entre o HipChat e o Trello permite que os times, tanto técnicos como de negócios, compartilhem o que está acontecendo sem terem que ficar mudando de um app para outro.

Como todos os times podem acessar qualquer sala de bate-papo pública, isso traz o benefício extra de quebrar as panelinhas corporativas e assegurar que todos tenham  acesso igual à informação. Chega de esquecer de incluir alguém no “Com Cópia”, ao responder um e-mail.

Para ajudar você a enxergar o alcance das possibilidades em um mundo sem e-mail, aqui estão 12 diferentes maneiras de usar as notificações e cartões do Trello no HipChat:

Use notificação do Trello no HipChat para:

  • Anunciar novas contratações, premiações e o reconhecimento de funcionários, ou atualizações importantes do RH para toda a empresa.
  • Espalhar notícias legais que saíram na mídia ou posts recentemente publicados e disponíveis para compartilhar.
  • Confirmar que novos recursos de um produto ou atualizações importantes já foram entregues!
  • Deixar os integrantes da equipe saberem que um design ou texto está aguardando aprovação (inclusive que já subiram o arquivo)
  • Incluir ou retirar os integrantes da equipe nas tarefas em um fluxo de trabalho de um quadro, seja dentro de um quadro da equipe ou entre vários deles.
  • Divulgar atualizações semanais do andamento das equipes automaticamente!

Crie cartões Trello no HipChat para:

  • Reuniões online de alinhamento da equipe: deixe de lado os e-mails e as reuniões presenciais promovendo reuniões matinais de alinhamento da equipe em chats e criando cartões de tarefas.
  • Sessões de brainstorming improvisadas: Alguém apareceu com uma ótima ideia de campanha de marketing? Crie um cartão antes que o pessoal se esqueça!
  • Compartilhar links e recursos que você quer guardar: Chega de copiar e colar! (Dica PRO: Use a extensão do Chrome para o Trello e salve links rapidamente no seu navegador também).
  • Capitalizar o entusiasmo dos voluntários: Quando alguém se oferece para uma tarefa, atribua a pessoa rapidamente ao cartão direto no HipChat.
  • Lembretes: Atribua uma ou duas mensagens para você mesmo no seu quadro pessoal de acompanhamento de tarefas e nunca mais perca seu bom ritmo de trabalho.
  • Solicitação entre equipes: Deixe as outras equipes fazerem solicitações no canal da sua equipe e transforme-as instantaneamente em tarefas.

Configurações e o básico da integração do HipChat com o Trello

Jogar os e-mails para escanteio e turbinar a comunicação interna empresarial começa com a conexão dos quadros do Trello certos com as salas certas do HipChat. Para se conectar:

  1. Vá para a sala do HipChat onde você quer ativar o Trello e click em “Adicionar Integrações”, no menu à direita.
  2. Localize, adicione e aprove a integração do Trello na plataforma de integrações do HipChat.

hipchat

  1. Você também terá que dar acesso ao HipChat à sua conta no Trello. Siga as instruções, e em seguida uma nova janela se abrirá com a sua conta do Trello para ajudar você com isso.

integração trello e hipchat

  1. Selecione quais atividades do Trello você quer enviar para quais salas do HipChat. Pegue o quadro mais importante para o propósito daquela sala e pense como seu time poderia se comunicar da melhor maneira sobre seus trabalhos. O objetivo é encontrar o tom mais adequado.

Dica PRO: Não notifique as pessoas em excesso com coisas que podem não ser tão importantes de saber em tempo real ou que nem todos precisam estar a par.

integração hipchat e trello

Os membros da sala de conteúdo do Trello no HipChat vão ver atualização de alto nível do progresso dos projetos consultando nosso Calendário Editorial, com essas configurações. 

Todo seu time vai receber notificações automaticamente no HipChat quando atividades acontecerem no Trello. Está ouvindo isso? É o som daqueles e-mails banais de atualização do andamento de projetos desaparecendo em um passado digital distante.

A arma secreta: criando cartões de uma conversa

Depois de conectar o Trello com sua equipe no HipChat e configurar os lugares certos, você pode tirar o máximo de cada momento e criar cartões no Trello direto de suas conversas mais importantes.

como usar Trello e Hipchat

Clique nos três pontinhos que aparecem à direita de qualquer mensagem para criar um novo cartão no Trello. Acrescente todos os detalhes que precisar, de descrições a datas de entrega. Atribua perguntas ou solicitações que aparecem em sua sala aos integrantes do seu time.

Essa é uma ótima maneira de melhorar a comunicação interna empresarial e eliminar completamente o que parece ser uma infinidade de e-mails feitos às pressas.

Adote o hábito de criar tarefas efetivas direto das conversas no chat e você vai pôr um fim no desperdício de produtividade e na constante troca de contexto.

E-mails não são os inimigos, mas as etapas necessárias para criar e enviar mensagens enormes para responder a pedidos mínimos pode fazer cair a produção e restringir a comunicação do seu time.

Acrescente transparência à comunicação interna empresarial conectando seus times, e faça da colaboração e organização um processo livre de e-mails, adotando a integração do Trello com o HipChat diretamente do marketplace da Atlassian.

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