Faça como a Wine: deguste o melhor do controle de demandas com o Trello

wine história de sucesso

Bermudas, vinho, chinelos, cerveja… Não, você não está em uma festa na praia, está na Wine.com.br, simplesmente o terceiro maior e-commerce de vinhos do mundo e o maior clube de vinhos da América Latina com o ClubeW.

Com uma cultura de portas abertas (a Wine tem poucas paredes, a maioria delas de vidro, é só espiar para ver o que o presidente está fazendo em sua sala…) e um clima descontraído, a empresa, fundada em 2008 e com sede em Serra, Espírito Santo, faz questão de inovar sempre, está em seu DNA.

Hoje conta com mais de  400 Wineanos, como são chamados os colaboradores da empresa, seu portfólio de produtos vai muito além da venda de vinhos e do clube de vinhos, inclui ainda clubes de cervejas, fornecimento especializado para empresas (Wine2B) como hotéis, bares e restaurantes, além de sua mais nova empreitada: a Wine Eventos, para quem quer organizar seu casamento ou formatura, por exemplo.

wine.com.brCom tantas iniciativas, a Wine é considerada um grupo e sua estratégia comercial é muito interessante.

Lançar um novo produto em uma empresa com a Wine, e fazer o controle das demandas e gerenciar um time, pode ser um desafio e tanto.

Imagine então, ser PO (Product Owner) e recriar todo site da empresa do zero, trazendo uma experiência totalmente nova para os usuários? É preciso muita motivação (e café), não acha?

Conheça Wesley Morais, a pessoa que encara este desafio com muita sobriedade, e veja como encontrou no Trello uma ótima ferramenta para tocar estes projetos sem deixar a peteca cair.

Controle de demandas: Vários times e integração com toda a empresa

equipe da wine

Como Gerente de Marketing, Wesley é responsável pela equipe de design, experiência do usuário e métricas do site, coordenando uma equipe direta de 20 pessoas que inclui designers, UX, desenvolvedores front-end e especialistas em google analytics.

Faz parte do seu trabalho também coordenar projetos com outros times da empresa, como o de TI e financeiro, para lançar novos produtos ou fornecer novas experiências aos visitantes no site.

Isso torna o Wesley a pessoa central para tanto controlar novos projetos, como também controlar a demanda de requisição de outros times para sua equipe.

Como o Trello pode mudar sua vida (e de seu Negócio)

Apesar de algumas pessoas já usarem o Trello na Wine, a forma obstinada como Wesley definiu seus quadros no Trello lhe rendeu o apelido de Trellinho.

Ele defende abertamente o uso do Trello para o controle de demandas com uma frase que cai tão bem nesta conversa quanto uma boa garrafa de Cabernet Sauvignon com um Gigot D’Agneau (assado de cordeiro, se preferir):

“Aquele slogan que diz ‘organize qualquer coisa juntos’ é perfeito. Os quadros Trello são muito fáceis de mexer e todo mundo sabe o que está acontecendo”. – Wesley Morais

Com o passar do tempo, essa paixão pelo Trello contagiou a empresa, e Wesley organizou uma série de treinamentos intitulados “Como o Trello Pode Mudar Minha Vida”, para aqueles que queriam usar seus tão elogiados quadros do Trello.

E ele os usa para as mais variadas tarefas, veja um deles, que usa no marketing:

quadro do Trello Wine

Esse quadro de solicitações para a equipe de Marketing Intelligence usa o plugin para contagem de cartões e o plugin para mostrar o nome da etiqueta.

Ele funciona da seguinte forma:

Na lista solicitações, todos os integrantes do marketing ou das diretorias fazem suas solicitações por ali.

Em seguida, é feita uma filtragem desses pedidos e distribuídos em 5 listas: Backlog, Em Desenvolvimento, Pendente, Homologação e Finalizado.

Todo o dia a dia desse time está focado nesse quadro e a equipe é orientada a não perder tempo com pendências, que devem ser direcionadas para ele.

Com isso, é possível medir a produtividade, detectar gargalos, descobrir qual unidade de negócio mais pede solicitações, notar deficiências em outros times, perceber se existem colaboradores sobrecarregados e redistribuir tarefas se necessário, tornando o controle de demandas muito mais ágil e assertivo.

Outra ferramenta muito usada na Wine é o Slack, que por meio de sua integração com o Trello permite enviar notificações para o canal do suporte no Slack, assim, todo o suporte do site é feito no Trello.

5 Benefícios do dia a dia

Saber que o Trello é usado por metade dos colaboradores da Wine já mostra que a ferramenta traz resultados, mas Wesley salienta alguns dos que mais o ajudam no dia a dia:

1. Visibilidade de tudo que está acontecendo

Poder saber o que está atrasado e onde há gargalos com um bater de olhos ajuda a cumprir o papel de gerente, acompanhando e orientando as equipes.

Além disso, quando os cartões são preenchidos com detalhes, fica tudo muito claro: quem, quando e como as coisas devem ser feitas.

Wesley Morais “O que eu acho mais importante é ser claro – complementa Wesley – é algo simples, e se as pessoas que integram o quadro estão dispostas a fazer, elas já sabem o que precisa ser feito, o prazo em que precisa ser feito e a forma como precisa ser feito. Isso vai ficar claro para todo mundo. E isso para mim não tem preço”.

 

2. Agilidade na comunicação

Práticas antigas como o uso de e-mails, planilhas e reuniões presenciais diminuíram drasticamente em alguns processos da empresa.

3. Gestão da equipe

É possível saber o que cada integrante da equipe está fazendo, quem está interagindo corretamente com seus cartões, por que determinadas tarefas estão atrasadas e que providência tomar ou pessoas acionar.

4. Facilidade ao desenvolver uma atividade

Se  o colaborador está com algo pendente, ele pode deixar claro para equipe inteira e conseguir colaboração.

5. Gestão do tempo

Fica bem claro quanto tempo foi necessário para fazer cada tarefa, determinar datas de entrega e se dar conta se o tempo disponível para realizá-las realmente será suficiente.

Como você pode ver, o Trello é uma ferramenta que ajuda a Wine a gerenciar uma série de processos em seu negócio.

webinar trello business class

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