Melhores Práticas Para Montar Quadros Trello Eficazes

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Um quadro do Trello vazio pode fazer que você pare subitamente. De certa maneira é uma tela em branco, pronta para suas ideias. Mas por outro lado, a sensação é de que há tanto para organizar. Por onde começar?

Aqui estão as convenções que fazem verdadeiramente o sucesso de um quadro: que seja de fácil compreensão, que mantenha toda a equipe atualizada, e que não deixe escapar nenhuma tarefa.

Comece… Com Estilo

Você conhece os meandros do Trello. Você aprendeu os atalhos de teclado e já deu uma olhada nos quadros inspiradores. Você já convenceu sua equipe e você está pronto para fazer uma colaboração incrível no próximo projeto usando Trello.

Vamos lá, está tudo pronto. Você faz um novo quadro.

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Tá. Está vazio. E agora?

Talvez você deva ver se recebeu algum e-mail novo… não, concentre-se. Coloque um fundo de tela bacana. Todo mundo fica mais produtivo olhando para um fundo de tela legal.

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Já está melhor! Agora, o que você deve colocar nesse quadro?

Comece Com Listas E Desloque-Se Da Esquerda À Direita

Todo cartão em um quadro da Trello tem que estar em uma lista, então antes de fazer qualquer cartão, pense no fluxo de trabalho do seu quadro. Se um quadro estiver armazenando informações, como nosso manual do funcionário, use listas para organizar seus cartões por tema.

Se você estiver monitorando um processo, como um pipeline de relações com o cliente, use nesse caso listas que mostrem claramente as fases diferentes nas quais seus cartões podem se encontrar.

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Sem uma visão clara do fluxo de trabalho, é difícil saber onde um cartão deve se encontrar. Esse artigo que estou escrevendo vai para “Ideias” ou para “Pesquisando Atualmente”?

Uma maneira de tornar o fluxo de trabalho mais evidente é tentar sempre deslocar os cartões da esquerda para a direita, mesmo se você pular alguma lista no caminho. Deslocar os cartões para a esquerda deve representar um passo para trás – talvez você tenha decidido não fazer algo ainda, ou que alguma ideia precise ser mais bem pesquisada. Assim, seu quadro se torna uma linha do tempo e você pode ver mais claramente o que está acontecendo, e quando.

Faça Que O Uso Do Quadro Seja Intuitivo

O trabalho em equipe só é eficiente se todos estiverem em sintonia. A pessoa que esteja comandando o projeto pode ver um quadro todo dia, mas os outros membros da equipe podem só vê-lo algumas vezes por semana. Imagine que você esteja vendo o quadro pela primeira vez. Quanto tempo você demora a entender o que está acontecendo?

Depois do título, o cartão do canto superior esquerdo é o primeiro que você vê. Utilize esse cartão para explicar o que está acontecendo no quadro a qualquer um que não o utilize frequentemente. Você pode encontrar um bom exemplo disso no nosso quadro de visão panorâmica da empresa.

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Outra pergunta que você deve se fazer é: aonde vou, no quadro, se tiver alguma pergunta?

Crie um espaço claro para tarefas novas, sejam elas perguntas vindo de outras equipes ou tarefas que ainda não foram alocadas. Uma lista de “Novas Tarefas” dá a sua equipe uma maneira de ficar de olho no horizonte, mostrando claramente quais cartões ainda não foram abordados, e fornece também um local onde o chefe pode tirar dúvidas e fazer perguntas, sem ter que sair do Trello.

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Claro, prevenir é melhor que remediar, então dê títulos claros às listas para fazer que o quadro seja tão obvio que qualquer um pode entender como ele funciona à primeira vista.

Saiba Quem É Responsável Pelo Quadro

O melhor fluxo de trabalho do mundo ainda falhará se ninguém o estiver monitorando. Atribua essa tarefa a um membro da equipe, ou faça disso uma responsabilidade rotativa, mudando de semana para semana. Essa pessoa pode dar seguimento a cartões que não foram deslocados em algum tempo, e assegurar que novos cartões estejam na lista certa.

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Você pode também deixar que o Trello faça isso – habilite o item extra de envelhecimento de cartões, e qualquer cartão que não foi tocado na última semana começará a desbotar. Dessa maneira, você pode dar a responsabilidade à sua equipe como um todo – se alguém notar algum cartão novo, ou um cartão desbotado, é responsabilidade de cada um dar seguimento à tarefa.

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Envelhecimento de cartões no Trello: Os cartões escuros, de “papel amassado” indicam que eles não foram editados recentemente

Ao começar a trabalhar em um quadro novo no Trello, tenha certeza de que alguém (ou um conjunto de pessoas) esteja atento ao quadro como um todo.

Não Deixe Que Tarefas Mortas Fiquem Paradas

Não deixe que seu quadro de torne um cemitério de cartões mortos. Deixe tudo bem fresquinho limpando sua lista de “Concluídos” a cada semana ou duas. Algumas equipes gostam de deslocar a lista inteira a outro quadro então eles podem ver tudo o que foi feito na semana. Outras equipes arquivam os cartões.

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Todo cartão no seu quadro represente alguma coisa à qual você deve ficar atento. Deixe seu quadro arrumado, para que você possa ver facilmente o que importa e o que é menos importante. Arquivado ou deslocado, esses cartões continuarão sendo pesquisáveis, se você precisar procurar algo de novo.

Adapte Seu Quadro Enquanto Mudam Os Processos

Não há necessidade de o quadro ser perfeito desde a primeira tentativa – na verdade, é uma boa ideia conceber uma estrutura básica, e em seguida adaptá-la segundo o que é melhor apara sua equipe. Se um fluxo de trabalho não estiver sendo seguido descubra por quê. Talvez não haja lugar no quadro para tarefas bloqueadas, ou _talvez_ você precise mudar seu hábito ineficiente de voltar sempre ao e-mail.

Especialmente, não tenha medo de olhar uma tarefa de mais perto ou mais longe. Talvez esse quadro de três colunas possa se tornar um cartão com um checklist. Ou, se um cartão estiver ficando grande demais para ser facilmente usado, talvez seja tempo desse cartão se tornar um quadro em si.

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Às vezes, um checklist fica tão grande que precisa se tornar um quadro em si

 

Seus projetos mudam constantemente, então qual seria o problema do quadro sempre mudar para refletir essas prioridades?

Ao final, a melhor parte (e a mais intimidante) do Trello é que você pode personaliza-lo para que ele se adapte a qualquer fluxo de trabalho. Mas você não está completamente sozinho— a página de inspiração está repleta de exemplos que funcionaram para outras pessoas. Mesmo se não há um quadro que se encaixe exatamente na sua situação, você pode usá-lo para alimentar sua criatividade.

Sua procura por um buffet de casamento parece uma procura de estágio? Talvez os achados gourmets estejam organizados de maneira parecida à sua lista de coisas divertidas que você gosta de fazer perto da sua casa. E tomar o pedido de um cliente para um conceito segue uma pipeline parecida com a de aprendizado de um novo idioma.

Descubra o que funciona para sua equipe. Você saberá que encontrou quando você não pode imaginar outro lugar que o seu quadro pra encontrar a informação que você precisa.

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