Tudo Sobre OKR: Como Definir, Atingir e Acompanhar no Trello

OKR Com TrelloEntão você quer chegar longe?

Nós também!

Nós temos grandes planos no Buffer para construir uma ferramenta de mídia social que será tão ubíqua para quem vende nas redes sociais como o Google Analytics é para quem tem sites. É um grande, complexo e audacioso objetivo, certo? Como será que a gente se quer começa a trabalhar em direção a alguma coisa tão grande como essa?

E nós também temos outros planos de marketing rolando, como levar adiante um megaprojeto (cursos!), explorar novos canais (Snapchat!) e também manter a meta de não passar o dia todo no Slack (objetivo único).

Não é fácil continuar acompanhando tudo isso! Mas como escolher o que priorizar quando cada objetivo é tão legal e, bom…, tão grande?

Parece familiar? Imagine dar um jeito de alcançar todos os seus objetivos (não importa o tamanho) e continuar no caminho certo sem perder o embalo?

Nossa solução atualmente é focar nos OKRs, um rigoroso método de estabelecimento de metas e acompanhamento dos progressos que acreditamos ter um grande impacto em nosso foco, empolgação e resultados. Leia mais para entender exatamente como funcionam os OKRs aqui no Buffer, desde de como os escolhemos até como os acompanhamos.

Um OK o quê? Uma breve história e definição de OKRs

OKRs significa “Objectives and Key Results”, isto é: Objetivos e Resultados-Chave. Os Objetivos costumam ser as entregas desejadas que você quer alcançar e os Resultados-Chave são as maneiras de medir se você está no caminho certo para atingir seus objetivos.

Em outras palavras…

  • Um Objetivo ajuda a responder a pergunta: “Aonde eu quero chegar?
  • Um Resultado-Chave ajuda a responder: “Como eu vou saber se estou chegando lá?”

Veja aqui com que OKRs se parecem na prática:

Exemplos de bons OKRs

Aumento de receitas correntes

  • A fatia de assinaturas mensais aumentou para 85%
  • Em média, cada assinatura foi de $295 por mês
  • Reduzimos o churn para menos de 1%

Aumento do engajamento dos funcionários

  • Média da satisfação mensal de pelo menos 4,8 pontos
  • Semanalmente, nas tardes de sexta-feira, organizar uma reunião com um palestrante externo envolvendo a todos
  • Implementar OKRs em todas as equipes e departamentos até 31 de janeiro

Implementar o processo de teste por usuários

  • Fazer pelo menos 4 sessões de teste “cara a cara” por semana
  • Receber ao menos 15 entrevistas em vídeo por mês do Usertesting.com
  • Ter certeza de que 80% das pessoas entrevistadas são do nosso público-alvo principal (Diretores, Vice-presidentes e CEOs)

Os OKRs chegaram no Google em 1999 quando o investidor de risco John Doerr os apresentou a Larry Page e Segey Brin. Eles passaram a ser usados pelo Google desde então – e parece que o Google se deu muito bem com isso em termos de crescimento desde os anos 90. Falando em prova social…

Para se ter uma ideia de como a empresa implementou seus processos de OKR, Rick Klau, do Laboratório de Investimentos em Startups do Google, descreve como um OKR deve ser (usando como exemplo um time de futebol americano, o San Francisco 49er) e como o Google pensa sobre a maneira de se definir e acompanhar OKRs:

Fonte: https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc

3 razões para usarmos OKRs no Buffer

Passamos por um monte de estilos de trabalho diferentes no Buffer, experimentado para achar o jeito que todos nós trabalhamos melhor e mais felizes.

  • TEAL (inspirado no livro Reinventando Organizações, de Frederic Laloux).
  • Sem gestores, uma estrutura bastante horizontal, quase uma holocracia.
  • Sem objetivos.
  • Um monte de objetivos.
  • OKRs.

Ao mesmo tempo, crescemos muito depressa. A equipe era de 17 pessoas quando eu entrei na empresa há 2 anos atrás. Somos 82 agora.

Conforme crescemos e sonhamos, sentimos que um bom sistema poderia ser útil para nos ajudar a nos manter todos unidos ao redor das grandes metas que tínhamos para a empresa. Nós usamos OKRs para traçar nosso caminho em direção a essas metas, definindo-as a cada trimestre de 2016. Aqui está o que achamos mais importante:

1. OKRs aumentam nossa clareza

Um dos grandes benefícios de OKRs é que eles proporcionam estrutura e clareza para uma organização que trabalha com objetivos em comum. Eu adoro o jeito como o pessoal do Weekdone descreve isso:

A principal meta dos OKRs é integrar os objetivos da empresa, da equipe e das pessoas em resultados possíveis de serem medidos, fazendo as pessoas se moverem juntas na direção certa.

E quando você tem um time de dezenas ou centenas, todos se movendo com um só, você atinge resultados inacreditáveis!

Eu senti esta clareza logo no primeiro trimestre (janeiro a março) de OKRs no Buffer. Eu estava trabalhando na criação de estudos de casos de clientes, o que é bem legal de se fazer por conta própria, e que se tornou ainda mais fundamental com a perspectiva trazida pelos OKRs. Eu podia traçar uma linha que ia do OKR do meu estudo de casos até os OKRs da empresa por receitas:

  • Estudos de caso levam a…
  • Meio de funil, tráfego de fundo de funil, que conduz a…
  • Maiores taxas de conversão, que levam a… (um OKR de marketing)
  • Mais decisões iniciadas, o que significa…
  • Um aumento na Receita Corrente Mensal, ou RCM (um OKR da empresa)

2. OKRs aumentam o foco

Entre as melhores práticas para OKRs está o hábito de revisá-los regularmente – o ideal é toda semana. Eu já me peguei revendo todo dia.

Toda vez que eu tinha uma nova tarefa pela frente, ou sentia que estava meio perdido com algum trabalho, eu deveria parar e me perguntar:

Isso me deixa mais perto de atingir meus objetivos?

Então, com certeza, eu dava uma olhada no meu quadro no Trello (mais abaixo) e verificava se aquelas tarefas tinham relação com meus objetivos. Se as coisas estivessem alinhadas, eu podia voltar ao trabalho e me sentir confiante de estar indo na direção certa. Mas se houvesse algum conflito, então eu tinha uma excelente desculpa para me ocupar de outra coisa.

3. OKRs aumentam a colaboração

Esta é provavelmente uma boa lição para se aprender cedo (Obrigado, OKRs!) – Eu não posso fazer tudo sozinho!

Muitos dos meus OKRs contam com a colaboração dos meus colegas de equipe. Eu não posso colocar uma nova landing page no ar porque eu não sou um desenvolvedor web. Eu não posso criar uns 4 ou 5 infográficos novos porque eu não sou designer.

A gente percebeu que essas situações eram comuns em toda empresa, por isso incluímos um período de negociações antes de finalizar qualquer OKR.

Você simplesmente ia falar com a pessoa com quem precisava trabalhar em colaboração nos seus projetos e achavam juntos um jeito de fazer com que os trabalhos de ambos terminassem bem e de acordo com os OKRs de cada um.

Como criamos OKRs de marketing no Buffer

Temos diferentes níveis de OKRs no Buffer. Existem os OKRs da empresa como um todo, que são definidos por Joel e Leo, nossos cofundadores. Existem os OKRs para cada área do Buffer – Marketing, Produtos, Felicidade, Engenharia, Dados, Sistemas, Comunidade, Desenvolvimento de Clientes, Pessoas, Operações etc. Entre esses, cada indivíduo em cada equipe tem seus próprios OKRs. Fica parecido com este diagrama da BetterWorks:

okr

Gerente Geral
Objetivo: Fazer $ para os acionistas
Resultados-chave:
1. Ganhar o Super Bowl
2. Preencher 88% das arquibancadas

Treinador
Objetivo: Ganhar o Super Bowl
Resultados-chave:
1. Avançar 200 jardas por jogo em jogadas de ataque
2. Ser a 3ª melhor defesa do campeonato
3. Média de 25 jardas de retorno por punt

Gerente de Relações Públicas
Objetivo: Preencher 88% das arquibancadas
Resultados-chave:
1. Contratar 3 jogadores de destaque
2. Conseguir 2 jogos de segunda-feira à noite
3. Dar destaque aos principais jogadores

Ataque
Objetivo: Avançar 200 jardas por jogo em jogadas de ataque
Resultados-chave:
75% de objetividade nas jogadas

Defesa
Objetivo: Ser a 3ª melhor defesa do campeonato
Resultados-chave:
Menos de 100 jardas perdidas por jogo

Times especiais
Objetivo: Média de 25 jardas de retorno por punt
Resultados-chave:
Bloquear 3 punts

Olheiros
Objetivo: Contratar 3 jogadores de destaque
Resultados-chave:
Visitar os 25 melhores “Colleges”

Jornalistas
Objetivo: Conseguir 2 jogos de segunda-feira à noite
Resultados-chave:
5 matérias especiais na ESPN

Agência de publicidade
Objetivo: Dar destaque aos principais jogadores
Resultados-chave:
Contratar 10 novas animadoras de torcida

Poucas semanas depois do início de um novo trimestre, todos temos um tempo para pensar aonde queremos chegar nos meses seguintes. Joel e Leo vão ajudar a definir os OKRs da empresa, e nós vamos trabalhar juntos como uma equipe de marketing para definir como serão os OKRs em nossa área.

Aqui nossa lista rápida com algumas dicas para definir OKRs no Buffer:

  • Objetivos devem ser ambiciosos e devem parecer levemente desconfortáveis.
  • Resultados-Chave são mensuráveis: tem que ter um número.
  • O ideal é atingir 70% dos seus OKRs.
  • Se conseguir 100% significa que seus OKRs não eram ambiciosos.
  • Desempenhos baixos não devem ser punidos.
  • Cuidado para não definir muitos. Geralmente um máximo de 5 Objetivos com até 5 Resultados-Chave cada são suficientes.

E provavelmente nosso maior aprendizado com OKRs foi: Eles podem (e devem) mudar durante o trimestre. Especialmente em uma startup SaaS, as coisas acontecem rápido, nós aprendemos rápido, e os objetivos que escolhemos podem não ser mais adequados em algumas semanas.

Nossos OKRs de marketing para o segundo trimestre (abril a junho) incluíam 5 Objetivos diferentes que nós estávamos empolgados em alcançar, cada um com 3 ou 4 Resultados-Chave. Aqui está um OKR do que nós esperávamos fazer no meio do trimestre passado:

Quando as pessoas pensam sobre empresas que são as melhores no Medium, elas devem lembrar do Buffer como a marca nº 1 que vem à mente.

  • Aumentar nossas leituras mensais em 60%
  • Criar um calendário de conteúdo via Trello de 3 posts publicados por semana e ter o conteúdo programado com 2 semanas de antecedência até o final de maio.
  • Executar uma experiência nova a cada 2 semanas e acompanhar o progresso em uma planilha (por exemplo, aumentar recomendações, mais publicações para entrar, etc.)
  • Fazer designs e melhorias na landing page até 15 de Maio

Defini-los é realmente divertido. É uma chance de sonhar grande, refletir sobre onde você está e aonde quer chegar e fazer um brainstorm de como chegar lá.

Uma coisa igualmente divertida? Acompanhar os OKRs! Eu fiquei bastante contente com o sistema que criamos para nossos OKRs de marketing.

Como acompanhar OKRs no Trello

Quadro OKR no Trello Nossos OKRs de marketing do Buffer

No Buffer nós temos a liberdade de acompanhar nossos OKRs do jeito que quisermos. Existem 3 ferramentas robustas por aí para acompanhar OKRs. Eu encontrei tudo que precisava em um quadro Trello. Veja aqui como eu organizei o quadro Trello para os OKRs de marketing do Buffer.

Configuração Inicial

O layout básico é este:

  • Cada objetivo é resumido em uma lista
  • Cada Resultado-Chave tem seu próprio cartão dentro de sua respectiva lista de Objetivos
  • Cada cartão tem uma rica descrição dos detalhes do OKR
  • Etiquetas mostram o andamento do Resultado-Chave

Um dos meus principais objetivos com o quadro Trello era fazê-lo: a) fácil de usar b) fácil de captar tudo rapidamente e c) bonito! Para minha sorte, meus 3 desejos combinaram perfeitamente entre si!

Eu sabia que um Objetivo completo não caberia em um título de lista. Algo como: “Quando as pessoas pensam sobre empresas que são as melhores no Medium, elas devem lembrar do Buffer como a marca nº 1 que vem à mente” simplesmente não entra ali direito. Então eu resumi. Cada nome de lista do Trello é um resumo de alto nível do objetivo, às vezes reduzido a uma ou duas palavras.

De modo parecido, cada Resultado-Chave recebeu seu próprio cartão Trello com uma descrição breve na frente:

okr - aumentar a audiência

Então, dentro de cada cartão eu incluía maiores detalhes sobre o Objetivo e o Resultado-Chave:

cartão no trello

Eu também usei um sistema de etiquetas bem simples, mostrando o andamento de cada Resultado-Chave:

Planejamento: “Nós ainda não começamos, mas com certeza estamos pensando muito nisso!”
Em andamento: “Trabalhar nele agora” (Esta é a nossa etiqueta mais usada)
Feito: “Sucesso!”
Feito (por enquanto): Uma boa maneira de dizer, “nós não chegamos a atingir este… mas talvez algum dia.”

etiquestas no trello
Todos os nossos códigos de cores para andamento dos Resultados-Chave.

Checklists

Umas das melhores maneiras que encontramos de acompanhar nosso progresso com os Resultados-Chave foi usando checklists. Isso faz todo sentido para os resultados em que estipulamos um certo número de coisas a serem feitas para serem considerados alcançados, como posts no blog, experiências e outras deste tipo.

Aqui um checklist para o Resultado-Chave: “Fazer 8 experiências para trazer mais tráfego para o blog”:

checklist no trello

Para os resultados que são difíceis de transformar em uma lista de tarefas, nós temos um jeito diferente de acompanhar. O checklist se transforma em uma lista de “marcos” a alcançar durante o trimestre, ajudando a gente a se responsabilizar por atualizar regularmente o cartão com as últimas estatísticas ou atividades:

checklist

Gráficos em “Cascata”

Nós traçamos uma série de metas para o trimestre, coisas como “aumentar as sessões de nossos novos posts em 30% nos primeiros 28 dias” ou “chegar a 150.000 sessões por mês no blog”.

Essas metas são empolgantes de se atingir! E se tem uma coisa que eu quero muito, é estar certo de que não trabalhamos em um lugar onde se define um OKR em abril e só no final de junho percebemos que nem passamos da porta de entrada.

O que achamos que funciona melhor nesses casos são gráficos em cascata. Você pode ver vários deles anexados a alguns cartões em nosso quadro:

cartão sobre tráfego

Um gráfico cascata é um conjunto de gráficos lineares, um mostrando onde você está quando definiu seu objetivo e onde você quer estar no final do período. A outra linha mostra o seu progresso.

Adotamos o nosso a partir de um guia da HubSpot escrito por Mike Volpe. Funciona basicamente assim:

  1. Defina uma meta em função de um período de tempo
  2. Determine qual o progresso diário necessário para atingir a meta
  3. Desenhe este progresso em um gráfico linear
  4. Acompanhe seu progresso diariamente
  5. Acrescente seus progressos ao gráfico linear também

É fácil (difícil) assim! Aqui tem um template que usamos.

As variações que adicionamos ao gráfico vieram das realizações que alcançamos no primeiro trimestre. A ideia de OKRs é estabelecer metas agressivas, ambiciosas de se atingir, com o entendimento de que se espera que você chegue a apenas 70% dos seus OKRs em um trimestre. Por isso, acrescentamos este detalhe em nossos gráficos cascata, que agora incluem três linhas diferentes de crescimento:

  • 70% – No caminho
  • 85% – Uau, indo muito bem
  • 100% – Sucesso! Fogos de artifício! Balada!

Olha, aqui está como fica um de nossos gráficos no começo do trimestre:

tráfego nos primeiros 30 dias

E como anexamos no Trello?

Simples: Eu fotografo a tela do gráfico no Google Planilhas e anexo no cartão Trello, me certificando que o último gráfico é a capa do cartão.

Agora é com você!

Se você está procurando uma maneira de alavancar a sua produtividade, o seu foco, e os seus resultados, nós encontramos um sistema de definição de metas como os OKRs que pode ser um verdadeiro impulso. Tem muita coisa por trás dos OKRs, mas descobrimos que apenas com estes princípios básicos já é suficiente para fazer a coisa andar e se alcançar grandes resultados:

  1. Definir metas ambiciosas com resultados mensuráveis.
  2. Colocá-los no Trello.
  3. Entrar regularmente para ver o seu progresso.

Aí, quando o trimestre é positivo, é só comemorar!

Já experimentou OKRs na sua organização? Tem outras dicas ou truques de definição de metas que você aprendeu? Seria legal ouvir de você nos comentários!

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