O guia definitivo para organizar seu ambiente de trabalho e otimizar sua produtividade

produtividade no ambiente de trabalho

A chave para a produtividade no ambiente de trabalho está literalmente na sua frente. Olhe ao seu redor: seu escritório permite que você atinja o nirvana da produtividade? Muitas pesquisas focaram nos benefícios e prejuízos dos estímulos (ou falta deles) em seu ambiente de trabalho, e como, consequentemente, eles estão afetando seu desempenho. Seu ambiente de trabalho está te ajudando ou te prejudicando? Veja como organizar o ambiente de trabalho com o que dizem os especialistas.

Como é seu ambiente de trabalho?

Seja uma cadeira ergonômica ou uma rede em Bali (seu sortudo!), é impossível trabalhar de maneira confortável se seu ambiente de trabalho estiver efetivamente te prejudicando.

Sua mesa

Ah, o grande debate do escritório em pé (Standing Desk): é uma discussão muito polarizadora:

  • As mesas em pé te tornam mais produtivo e diminuem seu risco de desenvolver problemas graves de saúde.
  • As mesas em pé fazem com que você deteste o trabalho e causam problemas graves de saúde.

Aparentemente, é difícil evitar problemas graves de saúde, segundo a ciência sensacionalista das revistas.

A ciência sugere que não é o tempo passado sentado ou em pé que importa para a saúde, mas quanta energia você gasta durante o dia através de atividade física. De acordo com as pesquisas, a combinação perfeita seria um escritório que permitisse que você permaneça sentado durante uma parte do dia, e em pé por outra. Tente:

  • Ficar em pé para tarefas com uma duração determinada que precisem de muito foco. Ficar em pé cria um sentimento de urgência para acabar a tarefa mais rápido.
  • Sentar para tarefas criativas ou mais aprofundadas, como escrever, pesquisar ou programar.

produtividade no ambiente de trabalho

Ao menos que você seja um boneco de madeira, você talvez não consiga seguir isso ao pé da letra, mas essas recomendações são boas para ter em mente. Crédito: Lifehacker

Combinar qualquer configuração de mesa com atividade física durante o dia deve ajudar você a ficar mais produtivo e mais saudável. Um ideia de como melhorar a produtividade no ambiente de trabalho é usar um aplicativo de cronômetro Pomodoro para assegurar que você faça pausas regulares, ou atenda chamadas no seu celular enquanto sai para caminhar.

Você deve também assegurar que toda organização do ambiente de trabalho esteja adequada ergonomicamente. Coloque o monitor a uma altura que mantenha seu pescoço reto, posicione seu teclado para manter seus cotovelos a 90 graus, e sua mesa a uma altura que permita que você tenha seus pés plenamente apoiados no chão. À vontade!

Como organizar o ambiente de trabalho

produtividade no ambiente de trabalho

“Eu juro que sei exatamente onde tudo está.” Crédito: Wikimedia Commons

Será que aquele antigo ditado “mesa desarrumada, mente desarrumada” pode ser verdade? Isso afeta a produtividade no trabalho?

Em um experimento publicado na Psychological Science, pesquisadores pediram que participantes preenchessem questionários em escritórios limpos e escritórios bagunçados. Um espaço limpo influenciou pessoas a serem mais focadas, mas também a se conformarem mais a expectativas e convenções. Em contraste, os tipos de escritório do estilo de “O Professor Aloprado” aumentaram a criatividade e a perspicácia.

Claro, criatividade bagunçada não é a mesma coisa que produtividade, que se trata do que realmente permite que você trabalhe da melhor maneira no menor tempo possível. Tudo deve ter seu lugar, mesmo se esse lugar é “a pilha mais à esquerda”. Um sistema de mesa que reflete seu estilo organizacional pessoal permite poupar tempo e aspirina.

Como você se sente em seu ambiente de trabalho?

Se você sentir algum desconforto físico ou mau humor, nem o ambiente de trabalho mais ergonômico, com opção de sentar e levantar e o que você quiser, irá fazer a produtividade no ambiente de trabalho aumentar. A forma e a função são fatores relevantes, mas como você se sente também importa.

Cores

As cores dão o tom dos nossos humores de maneira irrefutável. Todas as cores podem ser produtivas, dependendo do tipo de motivação que você precisar. Segundo um estudo da Universidade do Texas:

  • Vermelho acelera a frequência cardíaca, promovendo uma carga de energia. Seu olho é instantaneamente levado ao vermelho, e ele promove atividade física e emocional.
  • Laranja é uma cor social, que incita à interação. Ele funciona bem em salas de reunião, ou outros espaços sociais, mesmo se não é a cor que mais induz à produtividade.
  • Amarelo estimula a criatividade e o otimismo. Se você for um designer ou um profissional criativo, essa pode ser a cor para seu ambiente de trabalho.
  • Verde é quase neutro para o cérebro humano. Ele é calmante, e não causa quase nenhuma fadiga aos olhos por longos períodos.
  • Azul é a cor mais universalmente produtiva. Ele acalma, e equilibra, ajudando com que as pessoas se concentrem em tarefas intensivas.
  • Roxo estimula a resolução de problemas, mesmo não sendo uma cor muito popular no escritório.
  • Arco-íris nos tornam unicórnios felizes, criativos, enegéticos e mágicos. (Tá, tudo bem, essa última não foi comprovada pelo estudo.)

produtividade no ambiente de trabalho

Peças decorativas e paredes coloridas podem afetar sua produtividade no trabalho.

Você pode igualmente estender isso à sua vida digital e fazer códigos-cor para associações mentais (pense: vermelho para itens de alta prioridade). Essa é uma tática conhecida para organizar sua agenda e também uma ideia de como organizar o ambiente de trabalho.

Ferramentas de organização como as etiquetas e planos de fundo do Trello permitem que você crie associações entre cores e trabalho que podem fazer com que você se relacione com tarefas de maneira distinta segundo a cor de cada uma.

Temperatura no ambiente de trabalho

Ter um ambiente de trabalho refrigerado é um desperdício de duas maneiras: ar condicionado é caro e diminui a produtividade. Pesquisas que datam dos anos 40 já mostravam que se a temperatura no ambiente de trabalho era fresca demais, isso fazia que funcionários cometessem muitos mais erros, e se sentissem mais “frios” e menos generosos em situações sociais, mesmo se a diferença fosse de somente alguns graus. Um estudo estimou que os erros aumentavam em até 44% em escritórios mais frios!

Os padrões de temperatura de alguns escritórios datam dos estudos feitos pelo cientista dinamarquês Povl Ole Fanger, que disse nos anos 1960 que a temperatura ideal era de 21°C, o que era apropriado para homens de terno. O problema é que as coisas mudaram.

A maioria das pessoas em um estudo publicado na Nature Climate Change preferiu temperaturas ao redor de 23.8°C. Se você tiver a sorte de trabalhar de casa e ter seu próprio escritório com um ar condicionado próprio, experimente com várias temperaturas para ver o que funciona para você e qual “clima” proporciona maior produtividade no ambiente de trabalho.

Iluminação

Não há nada melhor que a luz natural. Só de sair debaixo das luzes fluorescentes agressivas, a sua produtividade no ambiente de trabalho pode melhorar. Lâmpadas fluorescentes sugam sua energia e te deixam menos produtivo, e não vamos nem tocar em assuntos ambientais.

Se a luz natural não é uma opção para você neste momento, iluminação com LED pode ser um bom substituto para a luz natural.

produtividade no ambiente de trabalho

A exposição à luz artificial e à luz “azul” de nossos aparelhos eletrônicos perturba nosso ritmo natural e nos deixa sonolentos e letárgicos. Crédito: Alex Fergus

Trabalhar com a luz de uma janela é a melhor situação de iluminação possível, claro, que uma lâmpada LED também pode ajudar a iluminar sua mesa. Sem uma janela, uma lâmpada LED ligada de manhã e desligada à tarde pode ajudar a imitar ritmos naturais de iluminação é uma boa ideia para melhorar o ambiente de trabalho para maximizar seus ganhos em produtividade e humor.

O quê você ouve em seu ambiente de trabalho?

Barulhos são estímulos poderosos de produtividade que podem nos tirar da profundeza de certas tarefas e promover a detestável troca de contexto. É normal que você prefira o máximo de silêncio possível, música no ambiente de trabalho, ou somente alguns tipos de barulho bem específicos, mas você precisa entender como estímulos auditivos ajudam ou perturbam seu trabalho.

Músicas no ambiente de trabalho

Gregory Ciotti, da HelpScout, detalhou exaustivamente os melhores estilos musicais para tarefas imersivas, incluindo:

  • Música familiar, para que seu cérebro não procure o que está por vir.
  • Música clássica, especialmente música do período Barroco, para ganhos de produtividade.
  • Música eletrônica repetitiva como uma maneira de aumentar o foco.
  • Trilhas sonoras de videogame, que foram concebidas para criar uma atmosfera sem causar distrações.
  • Música calma de qualquer tipo pode fornecer um barulho de fundo sem perturbar o foco.

Pesquisas mostram que música clássica, especialmente Barroca, é claramente a que mais gera ganhos de produtividade de maneira geral. Experimente diferentes tipos de música fazendo tarefas diferentes (ou nenhuma música) para ver o que funciona para você.

Barulho de fundo

Barulho de fundo: alguns detestam, alguns anseiam por ele. Um artigo do Journal of Consumer Research descobriu que 70dB é o nível perfeito de ruído de fundo para maximizar a criatividade e a inovação. A partir de 85dB, o efeito é contrário: barulhos ambientes a esse nível tiveram um efeito danoso sobre a produtividade no ambiente de trabalho.

Então se você conseguir encontrar um café, um espaço de co-working, ou uma área do seu escritório com esse nível de ruído de fundo, pode ser um ótimo lugar para trabalho criativo antes de se mudar para um lugar mais calmo para polir essas ideias criativas.

Ou, você pode simplesmente levar um ambiente de cafeteria a você com os barulhos da Hisptersound ou Coffitivity (claro que isso é possível, estamos em 2016).

Considere somente passar parte de seu dia em ambientes onde você não tem nenhum controle sobre o barulho de fundo. Isso pode significar sair do espaço comum, ou simplesmente colocar seu fone durante uma parte do dia.

Por que corremos atrás da produtividade no ambiente de trabalho

Em sua forma mais básica, a produtividade é simplemente a produção dividida pelo tempo. É uma métrica simples concebida para padronizar as contribuições dos trabalhadores como medida de gestão.

Mas a produtividade pode igualmente ser uma ferramenta de empoderamento pessoal para pessoas que procuram se libertar das correntes da semana de 40 horas como medida de valor. Se você procura fazer seu trabalho da maneira mais eficiente possível, medir e aumentar sua produtividade pode permitir que você libere mais tempo para fazer coisas que importam realmente para você.

Alguma dessas dicas de produtividade no ambiente de trabalho te inspirou? Tente manter um quadro Trello para guardar suas ideias e melhorar seu espaço de trabalho. Avise-nos nos comentários se esquecemos de alguma coisa!

Veja também: Método GTD: potencialize a sua produtividade aplicando essa metodologia em seu dia a dia

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