Quando Usar o Slack e Quando Se Segurar: Dicas para Melhorar a Comunicação da sua Equipe

Imagine: é segunda-feira, você acaba de tomar seu cafezinho e você está se sentindo bem. Você tem muito trabalho essa semana, mas seu fim de semana foi maravilhoso e você está se sentindo preparado. E então isso acontece:

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É sua líder de equipe. Você não faz ideia do que ela quer e você começa a imaginar todas as coisas possíveis e imagináveis que você pode ter errado desde que acabou seu café. Será que você fez um erro flagrante que levará a empresa à falência? O sorrisinho é simpático ou sarcástico? Ela está tentando suavizar o tom com esse maldito emoji? É impossível saber via chat. Você passa um tempo descomunal refletindo sobre suas verdadeiras intenções.

 

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Mas o que SIGNIFICA?!?

A realidade é que essa paranoia toda não tem fundamento. Se você estivesse falando com sua líder de equipe pessoalmente ou via videoconferência, você saberia que seu tom era amigável. Se você pudesse olhar através da tela, você poderia vê-la executando dezenas de tarefas e ela não teria o tempo de te dar todas as razões pelas quais ela quer conversar.

Enquanto mais e mais equipes usam recursos digitais e começam a fazer uso do trabalho remoto, é importante lembrar que as nuances que comunicamos no escritório não se traduzem bem nos bate-papos online. Estabelecer regras básicas para a comunicação da equipe pode ajudar muito a assegurar que sua equipe seja produtiva e feliz.

 

Não Culpe o Jogador, Culpe o Jogo

Se você já trabalha em uma equipe remota, é provável que sua equipe tenha um acervo de ferramentas preferidas. Que seja e-mail, Slack, Trello, ou Google Hangouts, uma questão importante para se refletir é a de quando e como usar essas ferramentas para transmitir as informações certas. Aqui na equipe de marketing da Trello, nos fazemos uma simples pergunta que nos economiza muito tempo e energia mental:

A informação precisa de atenção imediata? Se sim, use o Slack. Senão, use o Trello.

Por exemplo, se você tem uma atualização de projeto que não precisa de atenção imediata, pingar as pessoas no Slack pode distraí-las e tirá-las do estado brilhante de concentração zen que elas passaram o dia inteiro tentando atingir.

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Esse é meu pesadelo. É o pesadelo de todos nós.

Outra questão crucial é se é mais importante transmitir a informação por escrito ou em pessoa. Se você tem algum feedback construtivo para dar, considere faze-lo pessoalmente (via Appear.in ou google Hangout) para que suas intenções transpareçam melhor.

As ferramentas podem cobrir as emoções e a humanidade das pessoas envolvidas. Tenha em mente que do outro lado do bate-papo ou do quadro Trello existem humanos com sentimentos e reações.

Não Seja um Velho Rabugento 

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Às vezes, pessoas solicitarão feedback para um projeto ou uma ideia e receberão uma série de sugestões úteis (e não tão úteis). Isso pode deixar a pessoa se sentindo sobrecarregada e pouco inspirada.

Quando você pergunta às pessoas o que elas pensam, existe uma probabilidade maior que elas apontem falhas, ou deem sua opinião sem pensar muito sobre o impacto que isso pode ter nos seus sentimentos e no seu humor.

Pense em comunicar os pontos positivos das ideias de alguém antes de mencionar maneiras de melhorá-la. Tenha em mente que a pessoa pedindo feedback está se colocando em uma posição vulnerável ao pedir sua opinião e você deve entregar seu feedback de maneira que transpareçam suas boas intenções.

Isso pode parecer excessivo, mas uma vez que você se acostume a dizer algo gentil primeiro, isso se torna natural e faz que a equipe inteira fique mais contente.

O Contexto Reina

Quando você se comunica por meios digitais, você nunca sabe realmente o que a outra pessoa está fazendo naquele momento. Ela pode estar em sua mesa como você, ou pode estar correndo freneticamente a uma reunião de vendas, só podendo responder “sim” à sua pergunta a partir de seu celular e sem poder elaborar porque não tem tempo.

Sem entender o contexto da outra pessoa, você pode pensar que a pessoa não se importa com o assunto que você levantou, quando ela só está tentando achar um taxi em SP (boa sorte!) ou sofrendo de uma bateria extremamente baixa (leia-se: totalmente no vermelho!).

Com a informação sobre o contexto da pessoa, de repente, as respostas curtas fazem sentido: não é que seu colega não se importa, só não podem responder naquele momento.

Começar a comunicação com seu contexto pessoal pode ajudar muito a evitar falhas de comunicação quando as coisas estão fora do normal. Outro exemplo é avisar a colegas quando você está concentrado em um projeto e não pode responder a perguntas imediatamente. De qualquer maneira, comunicar demais é sempre melhor que ficar adivinhando.

Nada Substitui um Bom Face a Face

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Quando a comunicação começa a ficar complicada, confusa ou quando começa um bate-boca, abra uma videoconferência. Da mesma maneira em que você vai ver um colega em um escritório para discutir um assunto importante, videoconferências permitem imitar muito bem esse tipo de interação.

As ferramentas de comunicação digital transmitem as sutilezas verbais e emocionais que vêm de conversar com alguém pessoalmente. Isso significa que uma pessoa pode sentir que a conversa pareça uma briga quando a outro só sente que é uma discussão.

Tudo isso pode ser facilmente evitado jogando um link para o Appear.in no bate-papo e discutindo um assunto imediatamente, antes que se torne um problema. Isso deve durar poucos minutos e evitar que tome muito mais tempo depois.

Do mesmo jeito que os ressentimentos pode se acumular ao longo do tempo por causa de assuntos não tratados, a comunicação digital descarrilada pode acelerar esse processo.

A maneira mais fácil de acabar com isso é reconhecer a humanidade dos membros da equipe vendo seu rosto. É um ato realmente decisivo.

Todo Mundo “Be Cool”

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Tom, nuance, e intenção, tudo isso se perde em uma mensagem de texto. Então uma mensagem tão simples como “Oi, você terminou de trabalhar em X?” pode ser interpretado como qualquer coisa de chato a sarcástico se for lido com vozes diferentes (Pode tentar! Você vai se surpreender!)

Um regra que estabelecemos é a de sempre presumir que a pessoa tem as melhores intenções. Elas não têm segundas intenções, não estão sendo sarcásticas, só estão respondendo à sua pergunta. Ao sempre presumir que seus colegas têm as melhores intenções, você evitará muitas falhas de comunicação e conflitos potenciais de todos os lados. É como a Regra Dourada: “trate os outros como gostaria de ser tratado”. Você sempre age com as melhores intenções, então por que duvidar dos seus colegas?

Se você estiver gerenciando uma equipe remota ou simplesmente ajudando sua equipe a estabelecer regras básicas para projetos, fale sobre como você planeja se comunicar e cultivar um ambiente de sinceridade assegurará que você aproveite todos os lados positivos do trabalho remoto, em vez de deixar que os lados negativos se tornem um empecilho.

Quais são as maneiras em que você gerencia a comunicação digital com sua equipe? Conte-nos no Twitter, no Facebook, ou nos comentários abaixo.

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