Retrabalho: o custo financeiro (e emocional) de fazer de novo

retrabalho

Mangas arregaçadas, motivação em alta e muito trabalho pela frente! Você e sua equipe dão um duro danado, entregam tudo que precisava ser feito no prazo e, na hora de comemorar o sucesso, decepção!

“Não, não foi este o combinado”, ou pior: “Olha, ficou mal feito! Tem que refazer”

Mais triste ainda é quando isso acontece em uma tarde de sexta-feira e seu final de semana vai por água abaixo.

Como um nível emocional tão positivo pode se reverter desta maneira, em poucos segundos, por causa da necessidade de retrabalho?

E por que isso acontece?

Erros de comunicação no ambiente de trabalho, falta de definição de um escopo claro ou sua mudança repentina, planejamento falhos ou inexistente e até a falta de capacidade técnica ou de treinamento adequado são as causas mais comuns do retrabalho nas empresas.

E se você não quer mais passar finais de semana refazendo o que achava que estava perfeito, veja como garantir que as coisas saiam bem feitas logo na primeira vez, com dicas e sugestões de profissionais que já passaram por esse problema.

Retrabalho: corrigir é bem mais difícil que começar do zero

Quantas vezes nos deparamos com este dilema: já que é para refazer, será que não é melhor esquecer tudo e começar da estaca zero?

É claro que isso vai depender muito do que precisa ser refeito (se é apenas uma parte do projeto ou se envolve toda sua restruturação), do tempo e recursos disponíveis para isso e qual a qualidade que o reparo ou refação de algumas partes vai ter na entrega final.

A verdade é que seja qual for a alternativa escolhida, o prejuízo financeiro e emocional costuma ser grande, baixando muito a motivação do time.

Estatísticas sobre projetos de TI mostram que 50% do tempo dos programadores é desperdiçado em retrabalhos e que o custo de acertar um erro depois que o projeto foi desenvolvido é 100 vezes maior do que tivesse sido detectado antes, ou não ocorrido, de preferência.

Na verdade, por falta de um escopo claro, 15% dos projetos de TI são abandonados antes da conclusão.

Evandro Coelho, da Criarteblogs, reconhece que, obviamente, todos os projetos podem ter algum nível de desvio, porém devemos controlar isto para níveis aceitáveis, pois constantes erros que acarretam em retrabalhos podem levar uma agência de criação de sites ou de desenvolvimento de softwares à falência.

Como usar o Trello para evitar retrabalho na criação de sites e desenvolvimento de softwares

Evandro destaca que horas desperdiçadas em refazer atividades impactam diretamente no prazo de entrega e no custo total do projeto, determinando se o mesmo será lucrativo ou não para empresa e afetando fortemente no retorno sobre o investimento que empresa fez nesse trabalho específico.

Evandro-Coelho “Em projetos de desenvolvimento de softwares e em criação de sites, evitar o retrabalho é questão de sobrevivência, pois precisamos aproveitar ao máximo a cada minuto de trabalho de nossos colaboradores para fazer o projeto acontecer da melhor maneira e no menor custo possível” – Evandro Coelho

 

Para evitar isso, ele definiu alguns passos importantes:

  • Entender claramente os requisitos do projeto
  • Ter a percepção correta de seu escopo
  • Dedicar grande esforço ao planejamento
  • Só então iniciar a programação propriamente dita

Dados de pesquisa confirmam a relevâncias destas precauções de Evandro, pois revelam que 56% da origem dos retrabalhos estão nos requisitos.

Em sua metodologia de trabalho para criar um blog ou site, são necessárias 5 fases: a concepção, a criação, a programação, a homologação e, por fim, a entrega.

Evidentemente, cada uma dessas fases demanda quantidades de horas diferentes de diferentes tipos de profissionais, que dependem da entrega da fase anterior para executarem suas atividades adequadamente, evitando um retrabalho futuro.

Neste cenário de criação de sites, por exemplo, se algum componente importante não foi mapeado na fase de criação do layout, e o mesmo for identificado apenas na fase de homologação, provavelmente envolverá um retrabalho de toda equipe, pois o layout precisará ser ajustado, re-enviado para aprovação e em seguida para programação, novamente.

Como você pode perceber, dependendo do problema, o número de horas de serviço poderá dobrar e, consequentemente, os custos do projeto também, fatalmente causando um grande prejuízo, desperdício de recursos e desgastes desnecessários.

Isto é: um controle de workflow que pudesse ser feito de forma ágil e intuitiva, com a documentação necessária facilmente acessível em anexos por meio de links, e em que uma etapa do processo só se iniciasse depois que a anterior fosse concluída pelo responsável, seria perfeita.

Ainda mais se todo fluxo de atividades e status de seu andamento pudesse ser entendido com uma olhada rápida em um quadro de listas de tarefas… hum… onde foi que já vimos isso antes?

Parece que o Evandro também conhece essa solução:

“O Trello tem nos ajudado muito em nossos projetos, pois nos permite acompanhar as atividades, responsáveis e o tracking de cada atividade, bem como os arquivos associados a cada uma delas. Por ter uma interface simples e intuitiva, não desperdiçamos tempo com outras ferramentas e temos o foco total no projeto”

Mas não é só na área de programação e desenvolvimento de sites que o retrabalho precisa ser combatido.

Quem lidera equipes em empresas SaaS, isto é, que fornecem um software como serviço, também tem que encarar este desafio.

4 dicas para vencer o retrabalho em uma SaaS

Gabriel Marquez é fundador da NFe.io e convive diariamente com a gestão de equipes que desempenham tarefas críticas e que envolvem grande responsabilidade junto aos clientes, pois se tratam de dados fiscais e financeiros das empresas.

Ele comenta:

Gabriel-Marquez “Retrabalho nada mais é do que ter que refazer tudo aquilo que já foi feito devido a algum erro. No cotidiano, lidamos com diversos tipos de erros, sejam eles pequenos ou críticos. Prestar serviços é algo que deve ser minuciosamente pensado, visando a satisfação do cliente. Ao longo da minha jornada como líder de equipe, sempre acabo lidando com questões de retrabalho” – Gabriel Marquez

Um exemplo disso no dia a dia da empresa de Gabriel é quando um funcionário lança algum dado de um cliente errado no sistema e, em questão de minutos, recebem uma ligação ou um e-mail solicitando alterações.

A situação se torna crítica porque impacta na qualidade do serviço prestado, além de tomar um tempo precioso que poderia ser investido em outras atividades, afetando a produtividade da empresa.

Para contornar essas consequências do retrabalho, Gabriel apresenta 4 sugestões de melhoria para a empresa:

1. Treinamento da equipe

Uma solução que adotada e que ele considera muito importante e fornecer capacitação aos funcionários. É fundamental realizar treinamentos intensivo com a equipe, mostrando a real responsabilidade de cada um, a relevância da informação lançada em um sistema e as consequências que um erro pode causar.

Além disso, é preciso criar e apresentar formas padronizadas para realizar qualquer procedimento, evitando erros ou dúvidas.

2. Acompanhamento próximo dos colaboradores

Acompanhar os funcionários de perto é outra medida que traz resultados e diminui o retrabalho, pois assim qualquer dúvida referente aos processos pode ser imediatamente sanada, permitindo que o tempo seja distribuído de forma correta no dia a dia e que todas as demandas sejam atendidas.

3. Repensar os processos, em caso de falhas repetidas

Todos sabem que por mais perfeccionista que uma pessoa seja, não há quem não seja passível de erros, por isso, de certa forma, sempre irá existir a necessidade de realizar um retrabalho, em algum momento.

Porém, isso não pode ser algo constante e recorrente. Pequenos erros acabam passando despercebidos, mas quando se tornam algo rotineiro, consequentemente impacta na qualidade daquilo que está sendo feito.

Nessa hora é preciso repensar os processos para identificar o porquê das falhas. Dessa forma é possível identificar se o problema é realmente o desempenho do funcionário ou se são os métodos utilizados que precisam ser revistos, isto é, é preciso desenvolver um trabalho de otimização desses processos.

4. Preparar-se para imprevistos

Outro ponto importante na rotina diária é estar aberto para mudanças repentinas e sem aviso. Sempre irá aparecer um cliente que define um projeto e no meio dele resolve mudar tudo.

É preciso lidar com isso constantemente, em muitos casos, se torna uma correria, porque tudo estava definido e pronto para ser executado quando, de repente, um quadro inesperado e de incertezas aparece.

Esse é um tipo retrabalho, claro, porém, um retrabalho que sobre o qual a empresa não tem muito controle e não há como evitar. Nesse caso não há alternativa, é preciso atender àquilo que o cliente deseja.

“E é exatamente por é isso que é muito importante evitar o retrabalho em todos os outros motivos descritos neste processo, para que haja tempo hábil de realizar outras mudanças que não dependem apenas da equipe interna, quando estas surpresas ocorrem” – Gabriel volta a enfatizar.

Realmente o retrabalho é um dos maiores vilões da produtividade. E nada pior que se dar conta de que todo o tempo gasto e o esforço empenhado em um projeto, na verdade, estava mal direcionado, obrigando você e sua equipe a refazerem toda uma tarefa ou até mesmo o projeto como um todo.

Por isso, siga as dicas destes dois profissionais e evite trabalhar em dobro:

  1. Entenda claramente todos os requisitos do projeto
  2. Tenha uma percepção correta de seu escopo
  3. Dedique grande esforço ao planejamento
  4. Treine sua equipe
  5. Padronize procedimentos
  6. Faça um acompanhamento próximo de todos
  7. Repense os processos, se necessário
  8. Esteja preparado para mudanças de escopo

Ah, e não esqueça de usar os quadros Trello para deixar tudo organizado, fácil de consultar, com informações claras e acesso rápido a arquivos, além de manter toda equipe integrada e colaborando entre si, para que o mínimo possível de retrabalho tenha que ser feito!

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