Como Dar Uma Atualizada No Status Das Suas Reuniões De Equipe?

São 3 da tarde. A cafeína do seu café de pós almoço está entrando em ação, mas você não pode parar de se sentir desmotivado ao entrar para a reunião da equipe semanal. Você sabe que ela vai durar horas e ao mesmo tempo não servir para nada. Você pensa “As coisas precisam mesmo ser assim?”

Não, meu amigo, não precisam. Há tempo, as reuniões têm reputações ruins. Afirmações generalistas como “todas as reuniões são ruins”, são como manchetes de revistas sensacionalistas que prometem “a melhor dieta de todos os tempos” e se recusam a admitir que qualquer dieta é modinha. O ponto comum é que nenhuma das duas é particularmente ruim: o problema é a execução.

Ao gerenciar uma equipe decentralizada no Trello, me dei conta que reuniões de equipe são cruciais para assegurar que todos estamos por dentro, e executando nossos projetos. Conseguir ajustar a estrutura tem sido uma longa viagem, e aqui venho compartilhar meus segredos:

Passo 1: Pare de Postergar

ampulheta

Tic tac, tic tac. Olha você aí, olhando para o relógio de novo. Se você quiser evitar a catástrofe de uma reunião sem fim, tenha uma estrutura bem definida.

Pode parecer óbvio, mas um estudo recente mostrou que, surpreendentemente, mais de 63% de reuniões não têm pauta. Isso é muito errado! Quando as pessoas vão a uma reunião, elas precisam saber que ela tem um começo, meio e fim. Não podem ter um final aberto, e todos devem entender o que precisa ser feito no tempo alocado.

Na minha equipe, designamos uma lista em um quadro Trello chamada “Para Discutir”. Durante cada reunião, vamos de cartão em cartão nesta lista e os deslocamos a seu lugar certo, que seja uma lista “em curso” ou “Por vir” para projetos que queremos fazer mais tarde, ou simplesmente arquivar o cartão se o item foi discutido e não tem outros itens de ação.

Lista Essa Semana Trello

Às vezes, essa reunião dura dez minutos, às vezes pode durar a hora alocada inteira. De qualquer maneira, tudo bem. Todos separamos uma hora para isso, se acabarmos antes, ótimo, assim todos temos mais tempo que o planejado para terminar nossas tarefas.

Todos os membros da equipe entendem que essa é a estrutura, e chegam preparados. O melhor da eficiência!

Passo 2: Siga o Líder (Rotativo)

Siga o Líder

Você está em uma reunião e… silêncio. Você olha ao seu redor. Ninguém sabe o que fazer, ou como avançar. Todos esperam que alguém lidere. Eu chamo isso de #fracasso.

Pense bem: cada reunião tem que ter um líder. Essa pessoa tem como tarefa manter a discussão ativa, e dentro da pauta, e talvez fazer uma piadinha para facilitar as transições (ninguém entende as minhas).

Não ter um líder determinado gera uma enorme difusão de responsabilidade, onde as pessoas esperam tranquilamente que outra lidere. Soa familiar?

O processo que minha equipe desenvolveu é designar um “líder de reunião” de antemão em um cartão. O cartão se chama “Líder de Reunião” e tem a foto da pessoa. De novo, não é nada de outro mundo.

Temos uma rotatividade porque, sejamos sinceros, ninguém quer ouvir a mesma pessoa falando sempre. Isso também permite que todos os membros da equipe sintam que têm propriedade sob uma reunião.

Para evitar confusões, pedimos que o líder atual determine o próximo no final, mudando a foto no cartão.

Passo 3: Tenha Uma Abordagem Democrática Porém Darwiniana

balança

Chegando em uma reunião, minha equipe já sabe que a pauta está na lista “Para Discutir” (vide passo 1). Mas como esses cartões chegaram lá?

A regra é que  cada pessoa na equipe pode adicionar um cartão na lista “Para Discutir” em nosso quadro a qualquer momento. Muitas vezes, cartões são adicionados com uma descrição curta, e qualquer que seja o assunto, ele é resolvido nos comentários antes mesmo de aparecer na reunião.

Ganhamos muito com isso! Membros da equipe se sentem envolvidos porque seus assuntos são vistos e discutidos, e a equipe ganha porque essa abordagem assegura que somente os assuntos mais importantes e complicados chegam à reunião. É realmente Darwiniano: os assuntos que podem ser resolvidos fora da reunião são resolvidos, e somente os mais fortes, mais importantes são discutidos.

Passo 4: Designe um Responsável pela Pauta

Escritor

Você acaba de voltar de férias e coisas importantes aconteceram enquanto você não estava presente. Que horror! Como você vai ficar por dentro de tanta coisa?

A verdade é que as reuniões precisam acontecer mesmo que alguém esteja doente, ou de férias. Isso não significa que temos que deixar esses coitadinhos (ou sortudinhos) de fora.

Para combater esse problema, minha equipe decidiu que um escritor (geralmente o líder da reunião) deve tomar notas nos cartões apropriados. Então se alguém tem que perder uma reunião, essa pessoa poderá saber exatamente o que aconteceu sem ter que perturbar um colega.

Também deixamos nosso quadro disponível para que toda a empresa veja, possa entrar e saiba o que a equipe de marketing está discutindo. Dando a possibilidade também de darem a sua contribuição nos cartões relevantes. Promover a transparência é sempre bom, não acha?

Crédito Extra

Tchanã! Aí está seu fluxo de trabalho que garante reuniões eficientes. Não vai ter mais gente dormindo no meio, nem frustrações, nem desperdício de tempo. Para um crédito extra, aperfeiçoe esse fluxo de trabalho para sua própria equipe. Tenha em mente que processos como esse não devem nunca ser estáticos; sempre estamos melhorando nossa estrutura de reunião e experimentando coisas novas. Algumas ficam, outras não.

O mais importante é que membros da equipe se sintam envolvidos, apoiados, e que seu tempo seja usado de maneira eficiente. E em uma era onde todos se beneficiariam de um pouco mais de tempo, isso é um ganho para todos.

Quadro Modelo de Marketing

Aqui está o quadro modelo baseado no fluxo de trabalho descrito neste artigo.

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