Como mudar seu time para o Trello criando um fluxo de trabalho eficiente

Levanta a mão se você já ficou de fora de uma discussão por e-mail porque um dos participantes esqueceu de clicar em “responder a todos”.

Embora existam várias ferramentas de gerenciamento de projetos por aí, muitos ainda são executados em documentos e planilhas, além de manter a comunicação através de e-mails desorganizados.

Muitas dessas ferramentas estão incluídas no software que as empresas fornecem para os funcionários, assim, maior parte das pessoas já estão familiarizados com o seu uso. Então, quando se fala de ferramentas que as “equipes sempre usaram”, propor uma nova opção pode soar como uma enorme mudança no fluxo de trabalho do dia a dia deles.

Eu sei, porque eu já passei por isso. Felizmente, eu tenho visto sucesso na criação de um sistema de fluxo de trabalho para alguns times usando o Trello. Aqui vão algumas dicas do que eu aprendi durante todo esse tempo:

Planilhas, documentos e discussões por e-mails… Ai ai!

Gerenciar e organizar projetos requer mais flexibilidade que um documento ou planilha pode oferecer. Por exemplo, atualizar o andamento do projeto pode ser difícil em um documento do Word ou em uma planilha. Geralmente é função do gerente do projeto fazer as atualizações, causando uma série de outros problemas como:

  • Se os membros do time não tem autoridade ou acesso para atualizar o documento ou a planilha principal do projeto e o gerente do projeto não consegue compartilhar o andamento de forma constante, o time pode perder informações importantes.
  • Maior parte das atualizações são feitas ou adicionando comentários ou criando uma página separada (ou aba em uma planilha) para anotações. Isso separa as atualizações dos itens que estão efetivamente sendo realizados no projeto. E mais, essas atualizações nem sempre enviam notificações para as pessoas responsáveis que precisariam saber dessas mudanças.
  • As conversas do projeto geralmente acontecem por e-mail e é praticamente impossível linkar essas conversas com os documentos ou planilhas. Ou seja, as informações mais recentes do projeto vão ficar divididas em vários e-mails na caixa de entrada.

Como você pode perceber, esse processo se torna uma grande bagunça e confusão que atrapalha todos os envolvidos.

Dadas as dificuldades de usar essas ferramentas e softwares para gerenciar projetos e fluxo de trabalho, uma das primeiras coisas que eu faço quando assumo um projeto é transferi-lo para o Trello. O Trello oferece uma forma visual de entender todos os aspectos de um projeto, desde as tarefas às responsabilidades de cada um, ao estado atual e estágio de cada item de trabalho.

Para os amantes das planilhas, você pode dizer que é uma opção para gerenciamento de projetos que tem a usabilidade de documentos e planilhas com mais poder e flexibilidade. E mais, planilhas e documentos mais longos podem ser adicionados facilmente em cartões do Trello, dando a eles um contexto melhor de onde eles são necessários no processo.

Adicione facilmente pastas inteiras compactadas (do seu time que ama documentos do Word e planilhas) em cartões no Trello, dando a eles um contexto melhor.

Devagar e sempre e todos irão usar a ferramenta

Parece ótimo, né? Mas calma, não tão rápido.

É importante lembrar que não se cria um sistema de fluxo de trabalho no Trello fácil como se fosse um passeio em família no domingo. Embora eu use o Trello há anos, eu parei de me surpreender com pessoas que nunca ouviram falar dele.

“Por que não usamos o Trello?”

“Cello?”

“Não, Trello.”

“Trellis?”

“É quase isso, só que não. É Trello. Mas deixa pra lá. Pode só me explicar esse documento?”

É importante não querer se apressar demais quando você quer introduzir uma nova ferramenta de produtividade em um projeto que está em andamento. Execute o projeto com o sistema de fluxo de trabalho atual por algumas semanas. Isso mostra a equipe que você respeita o sistema que eles já estabeleceram. Também mostra que você consegue usar o processo atual de forma competente e que não está mudando para uma nova ferramenta porque não consegue usar a atual.

Introduzir uma mudança sem entender o estado atual é a receita perfeita para criar resistência por parte da equipe. Você vai ver que é melhor recomendar a mudança e integrar o time lentamente, para assim poder tirar as rodinhas de segurança no momento certo.

Mantenha o treinamento objetivo (Com referências práticas)

Conforme você for gerenciando o projeto usando a ferramenta atual, objetivamente aponte as desvantagens. Mas o que quer que seja, não abuse das críticas! Apenas diga que é difícil para a equipe fornecer atualizações sem que o sistema fique bagunçado, por exemplo. Ou, mostre que a discussão geralmente se divide entre a ferramenta e as várias conversas de e-mails, o que acarreta na perda de informações essenciais para a equipe.

“Quando nós decidimos mudar esse requerimento?”

“Vocês não estavam incluídos nessas conversas de e-mails?”

É difícil gerenciar projetos por e-mail e ainda mais desafiador em dezenas de conversas de e-mails.

Enquanto você avalia o andamento das reuniões usando as planilhas e documentos atuais, você irá descobrir que as informações estão sempre desatualizadas porque a tarefa foi designada a outra pessoa, mas essa pessoa não foi instruída a dar os feedbacks a equipe. Conforme você atualiza o documento, notifique (em outro e-mail para a equipe) que é muito importante manter as informações atualizadas. Enquanto isso, crie uma conta para seu negócio no Trello.

A manobra Trello

Depois de algumas semanas usando a ferramenta atual, faça uma sugestão para a equipe testar o Trello. Eu acho interessante apresentar o Trello como um experimento com data de início e fim. Geralmente faço essa mudança em uma sexta-feira tranquila. Descobri que é mais fácil deixar uma equipe animada sobre um novo projeto quando eles estão com a mente fresca e uma caneca de café quente em mãos.

É importante incluir tudo do projeto nesse processo de mudança, porque se faltar alguma informação, o time pode ficar com o pé atrás sobre a ferramenta. Você aumentará a chance de sucesso nessa transição, se mostrar a mesma informação, só que com uma melhor interface e contexto.

Deixe a ferramenta brilhar

Assim que começar a usar o Trello com sua equipe, deixe que suas forças naturais brilhem por si só. O ideal é que o time mantenha o Trello atualizado, mas no início, será necessário que você a mantenha ativa. Aqui vão algumas dicas:

  • Mostre como é simples exibir todos os itens do trabalho e o estágio atual de cada um baseado na posição do cartão entre as listas do quadro.
  • Conforme o sistema de fluxo de trabalho tome forma entre a equipe, defina cartões de tarefas a membros da equipe para dar uma ideia do que cada um está fazendo. Mostre também suas táticas ninjas de atalhos para passear entre os cartões e rapidamente definir uma etiqueta usando uma tecla numérica ou pressionar a tecla “m” para definir um colaborador, por exemplo.
  • O treinamento para usar o Trello é crucial nesse estágio para garantir a adoção da ferramenta. Compartilhe esse guia com seu time. Assim, eles podem aprender como configurar e personalizar seus quadros do Trello e notificações.

Você pode gradativamente mostrar a eles alguns aspectos mais avançados do Trello também:

  • Explique como cada cartão tem um endereço de e-mail. A funcionalidade de envio de e-mail para quadro possibilita que usuários encaminhem mensagens para cartões em seu quadro Trello quando tiver discussões do projeto por e-mail. Essas conversas do e-mail se tornam parte do histórico do cartão e vão ajudar na visualização do andamento do projeto.
  • Embora maior parte dos projetos foquem nas entregas, um projeto é na verdade uma conversa contínua entre várias pessoas de uma equipe. Centralizando essa conversa em um cartão de bate-papo no Trello manterá todos atualizados.

Eventualmente, você chegará no momento onde poderá revelar os ingredientes secretos do Trello: os Power-Ups. O Trello possui integração com boa parte dos aplicativos que as empresas usam, você acabará achando um Power-Up para a pilha de aplicativos da sua (documentação, rastreamento de tickets, vendas, mensagens, etc.). Habilite os Power-Ups apropriados e em breve você terá o Trello como a principal fonte de informações para o seu time de projetos. Adeus à chata tarefa de usar dezenas de aplicativos!

A grama é realmente mais verde no lado do Trello

“Então, como eu disse a algumas semanas atrás, eu recomendei usarmos o Trello como um teste. Alguém quer voltar a usar o documento anterior?”

“De jeito nenhum!”

Depois de eu mudar um projeto para o Trello, eu sempre dou a oportunidade a meu time de reverter à forma antiga como era feito. Meu jeito de gerenciar é sempre checar para ter certeza que meu time concorda com as ferramentas que usamos para trabalhar.

A questão é, eu nunca vi um time que quis deixar o Trello uma vez que experimentou seu poder.

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