Como maximizar sua produtividade pessoal e profissional usando o GTD no Trello

GTD Trello

Um tutorial de como adaptar a metodologia do David Allen, GTD (Get Things Done) – em português “A Arte de Fazer Acontecer” usando um quadro do Trello, pelo CEO da Greenhouse.

De vez em quando você se pega pensando em uma combinação de coisas que funcionam perfeitamente juntas e você se pergunta como viveu tanto tempo tendo uma e não tendo a outra, como arroz com feijão. O mesmo é verdade para o Trello e o GTD. Duas grandes ideias que são perfeitamente complementares uma a outra.

Aprenda como você pode usar o Trello para implementar a Arte de Fazer Acontecer e deixar claro e com processos definidos todas as “coisas” que você está tentando conquistar no seu trabalho e vida pessoal.

O que é o método GTD?

“A Arte de Fazer Acontecer” é um método bem popular e efetivo de gerenciamento de tempo e tarefas.

Lançado pelo consultor de produtividade David Allen em 2001, o GTD virou um best seller e desenvolveu uma legião de seguidores e adeptos. Eu mesmo sendo um habitual procrastinador (que sempre teve problemas com foco e priorização), encontrei no GTD uma metodologia extremamente atraente e relevante para a maneira como eu trabalho.

Se você ainda não é familiar com A Arte de Fazer Acontecer eu recomendo que você leia o livro de Allen. O ponto chave que eu queria implementar do GTD era ter um método claro de como tirar tudo que eu precisava da minha cabeça e organizar em um local onde eu pudesse evitar distrações e focar na execução. Na terminologia da metodologia GTD, esses passos são os de “coletar”, “processar” e “organizar”.

Implementando o GTD no Trello

O GTD por si só é um simples conjunto de ideias organizadas em um livro. Não é um software ou algo tangível. Por vários anos eu não achei um bom software para implementá-lo. Eu tentei usar o Notepad, Microsoft OneNote e várias outras ferramentas, mas nenhuma delas me ajudou a trabalhar corretamente de acordo com a metodologia GTD.

Então, em um dia, o Trello apareceu!

Eu descobri como fazer o Trello funcionar perfeitamente para maximizar meu fluxo de trabalho com o GTD e tem sido viciante desde então. Eu acho que o Trello é especialmente usual para as fases de “Coleta”, “Processamento” e “Organização”. Então, eu irei entrar em mais detalhes sobre cada uma dessas fases e como eu uso o Trello para executá-las.

Meu quadro GTD no Trello

GTD no Trello

Coletando informações e colocando na “caixa de entrada”

Esse passo é bem direto ao ponto: é para ter certeza que eu irei guardar todas as ideias que surgem na minha mente durante o dia. Seja uma questão que me surgiu durante minha ida ao trabalho, uma conversa que tive com um funcionário ou um e-mail de um cliente, eu tenho que ter certeza que irei documentar tudo isso o mais rápido possível para que não se perca nada. Contanto que todas essas ideias saiam da minha cabeça e vão para a Caixa de Entrada, eu sei que não perderei elas, então eu poderei revisar em detalhes depois quando eu tiver tempo de Processar e Organizar.

A forma que faço isso é com uma coluna “caixa de entrada” (Inbox) no Trello, como mostro abaixo:

lista inbox

A funcionalidade e-mail para quadro do Trello permite você criar endereços de e-mails customizados para qualquer quadro, então quando qualquer e-mail é enviado para esse endereço, o Trello cria um cartão de forma automática no quadro e lista que você escolheu. Você ainda pode adicionar qualquer informação ou imagens que desejar.

Quando eu estou no metrô ou esperando na fila para almoçar e uma boa ideia me surge, eu simplesmente envio um e-mail para meu quadro do Trello e um cartão é automaticamente criado na minha Caixa de Entrada, esperando para ser Processado.

email para quadro

Muitas dessas ideias são feitas a partir do app do Trello. Se eu tenho alguns minutos livres, mas estou longe da minha mesa, eu ainda posso olhar para meu quadro e facilmente criar um cartão, fazer notas, mover tarefas etc.

Processando Informação

Agrupar ideias, como mencionei na parte anterior, trata-se de ter eficiência em qualquer lugar. Eu quero capturar toda a essência do problema ou questão, então eu terei informação suficiente para refletir quando eu estiver na etapa de “processamento”.

Durante a etapa de processamento, como a metodologia GTD indica, a ideia é passar por todos os itens na Caixa de Entrada e descobrir se alguma coisa precisa ser feita, e em caso afirmativo, o que, quando e por quem. O objetivo é passar por todas as “coisas” na Caixa de Entrada e deixar apenas as ações (para mim ou para outros) nas quais eu possa executar durante o meu tempo de “ação”.

A etapa de processamento pode ser representada de acordo com o fluxograma abaixo:

fluxograma

É acionável?

Algumas coisas na sua Caixa de Entrada serão acionáveis (como “enviar um e-mail para o time anunciando as promoções do quarto trimestre”). Outras não serão (como uma recomendação de um livro, um recibo de uma compra, etc). Nesses casos, não existe nada a se “fazer”.

Então, em primeiro lugar, se algo “não é acionável”, eu posso tanto colocar na lixeira (esse é bem direto ao ponto) ou eu posso adicionar a minha lista de “materiais de referência”. No Trello eu uso o botão de “arquivar” para colocar um cartão que não precisa mais de follow-up no lixo. E uma coluna chamada “Materiais de Referência” para qualquer coisa que eu queira acessar no futuro. Com um simples comando, a lista de recomendação de livro está salva em um local facilmente acessível.

Algum dia, quando eu estiver viajando ou limpando minha casa, eu posso olhar minha lista de Materiais de Referência e achar algo interessante para me aprofundar. Entretanto, na maioria das vezes, isso não faz parte do meu dia a dia, e é bom ter essas listas em um local seguro para não poluir minha mente e não me distrair do meu foco.

Por outro lado, se é acionável, então chegou a hora de descobrir qual o tipo da ação, quem precisa lidar com ela e quando.

Apenas um único passo para completar?

Às vezes, itens acionáveis podem ser realizados em um único passo. Eles podem ser mais longos ou curtos (nós iremos fazer isso em seguida), mas fundamentalmente existe apenas uma única coisa para se fazer, que não necessita de planejamento ou coordenação com outras pessoas. Um bom exemplo disso pode ser “enviar um e-mail para o cliente X agradecendo pelo contrato”.

Se um item acionável não pode ser completado em um único passo, a metodologia GTD considera isso como um “projeto”. Projetos podem ser grandes (“como reorganizar o departamento de vendas”) ou pequenos (“planejar minhas férias”).

Eu criei um cartão de forma separada representando cada projeto e no título do cartão eu coloquei o objetivo do projeto descrevendo o que eu estou tentando conquistar. Aqui está um exemplo:

cartão no Trello

Meus cartões de projetos estão todos em uma lista de “projetos” própria. Eu gosto de usar outros cartões com etiquetas coloridas, que representam um código, para criar subtítulos dentro de uma coluna, me ajudando a categorizar Projetos por área (isso me ajuda, pois tenho diferentes áreas que supervisiono, cada uma com diferentes projetos ao mesmo tempo). Abaixo está a minha lista de Projetos:

projetos

Uma vez por semana eu vou em cada projeto e reviso eles. Os pontos principais que eu reviso são:

  • Eu ainda preciso desse projeto? Se já foi feito eu posso arquivar o cartão.
  • Existe um item de ação? Se não, descubra o que precisa acontecer em seguida e crie o cartão de ação correto (na coluna “itens de ação”). Ou se eu estou esperando por alguém (abaixo você vai ver como eu anoto isso), eu posso verificar diretamente com a pessoa e ver como ela está progredindo e ajudar ela a seguir em frente com o projeto.

Mais de dois minutos para completar?

Descendo na lista, eu posso agora acessar itens que são acionáveis e que precisam de apenas um único passo para serem completados. A próxima pergunta é: “demora mais de dois minutos para completar?”

Se a resposta for “não”, pela metodologia GTD, eu faço na mesma hora. Então, você pode arquivar o cartão e seguir adiante com as tarefas do seu dia. É uma sensação incrível concluir pequenas tarefas desse jeito e nunca mais ter que pensar sobre elas novamente. Isso funciona muito bem para coisas como responder um e-mail, pagar uma conta online e assim por diante.

Se a resposta for “sim”, então chegou a hora de alocar tempo e pessoas para completar a tarefa.

Esse item é para mim?

Alguns itens chegam para você na sua Caixa de Entrada, mas não são para você. Por exemplo: eu posso ter um item para “revisar as finanças do trimestre”, que é algo que irá acontecer somente quando o time de finanças terminar sua análise e enviar os resultados. Então, nesse caso, a próxima ação é para o time de finanças e não para mim.

Se algo precisa ser feito por outra pessoa, eu crio um cartão “esperando por” e coloco dentro de uma lista “esperando por”. Em qualquer cartão “esperando por” eu coloco por quem eu estou esperando. Quando eu reviso os cartões semanalmente eu sei de quem esse item está dependendo e, se necessário, eu posso fazer um follow-up com a pessoa para analisar se ela precisa de algo.

cartão no trello

Dia e hora específicos?

Agora, finalmente, nós estamos nos itens que são acionáveis, tem um único passo, não passam de dois minutos e são atribuídos a mim. A última coisa que eu preciso saber é: essa tarefa precisa ser feita em um tempo específico ou não?

Um exemplo de algo que precisa ser feito em uma determinada data pode ser: “comparecer a reunião de diretoria no dia 17 de junho”. Nota: algo como “preparar a apresentação para a reunião de diretoria” não precisa ser feito em uma data específica. Talvez precise ser feito até uma data específica (especificamente antes da reunião de diretoria), mas com suas prioridades organizadas e seu tempo livre de trabalho, a tarefa poderá ser feita quando você quiser.

Se algo precisa ser feito em uma data específica, o lugar dessa tarefa não é no meu Trello e sim no meu calendário. Para meu dia de trabalho eu uso meu calendário para me ajudar a estar no local certo na hora certa.

Por um outro lado, se um item não precisa ser feito em um dia específico, ele pertence ao item de Ação. Na metodologia GTD isso significa que esse item está pronto para ser feito quando você finalizar seu “Planejamento” então, você estará no momento certo para “Fazer” o trabalho.

Para essas tarefas eu uso a lista “Itens de ação”, que possui itens pré planejados que eu posso trabalhar de forma eficiente sem ser distraído pela necessidade de fazer qualquer coleta ou processamento.

itens acionáveis

Quando eu crio itens de ação, para obter o máximo de eficiência possível, eu dou o máximo de contexto necessário na descrição do cartão. Dessa forma, quando eu tenho uma ou duas horas livres eu posso trabalhar em cima desses itens sem ter que desperdiçar meu tempo tentando achar documentos para me lembrar de todos os detalhes essenciais daquela tarefa. Por exemplo: um item de ação com tudo que eu preciso saber se parece com essa imagem abaixo:

cartão Trello

Colocando em prática

Quando eu li a Arte de Fazer Acontecer eu estava compelido pelas ideias. Antes do Trello, entretanto, eu estava estagnado com um monte de sistemas e softwares que não funcionavam para mim.

Se você está interessado na metodologia GTD, mas teve dificuldades para fazer dar certo, eu encorajo você a tentar. Implementar o GTD no Trello me ajuda a ficar organizado e evitar distrações. O jeito exato que eu fiz pode não ser o jeito perfeito para você. Talvez você precise fazer alguns ajustes para o método funcionar melhor ao seu estilo ou fluxos de trabalho.

Veja também: Como desenvolver uma força de vontade infinita

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