A falácia do planejamento: porque acabamos sempre atolados de trabalho

Você olha para a sua lista de tarefas e seu coração começar a acelerar. Por quê? Você acaba de perceber que não existe nenhuma possibilidade de conseguir fazer tudo.

Mesmo se você fechar a porta do seu escritório, deixar de ir no happy hour, não dormir e colocar a sua melhor playlist de inspiração para ser mais produtivo, ainda vai continuar com tarefas inacabadas na sua lista irritante.

Simplificando, você se comprometeu além do que podia — significa que você está com muito volume de trabalho e totalmente sobrecarregado.

E agora? O que você realmente pode fazer, além de colocar sua cabeça embaixo da mesa e silenciosamente ressentir sua carga de trabalho?

Enquanto não existe fórmula mágica que consegue instantaneamente fazer metade da sua lista de tarefas desaparecer (você gostaria, né?), existem algumas coisas que você consegue fazer para organizar o seu tempo no trabalho e sair com sua sanidade intacta.

Por que fazemos isso com nós mesmos?

Antes de você começar a corrigir o problema, é importante primeiro que você o entenda.

Eu sei, eu sei – você está com muitas coisas e não tem tempo para uma lição detalhada de psicologia sobre o que impulsiona sua necessidade compulsiva de falar “sim” para tudo. Mas, gaste apenas um minuto com a ciência para entender o motivo do porquê você não conseguir organizar seu tempo no trabalho.

A armadilha da falácia do planejamento

Em primeiro lugar, nos encontramos com carga de trabalho irrealistas devido a algo que chamamos de falácia do planejamento (às vezes chamado também de plano otimista).

Simplesmente, nós somos muito ruins em entender quanto tempo as tarefas irão nos consumir. Todos nós gostamos de ser super-herói da produtividade no trabalho e, portanto, subestimamos quanto tempo o projeto vai levar por completo.

Existem muitos estudos sobre esse fato. Pesquisadores quiseram ver a falácia do planejamento em ação – então eles conduziram um experimento que perguntava aos estudantes qual a estimativa de tempo que eles achavam que seria possível finalizar um projeto acadêmico. Basicamente, os estudantes tiveram que atribuir um intervalo de confiança de 50%, 75% e 99% para o tempo que eles achavam que conseguiriam terminar a tarefa.

No prazo de tempo em que os estudantes falaram que tinham 99% de certeza que teriam finalizado o projeto, o que aconteceu? Na realidade, apenas 45% deles tinham realmente finalizado.

Em outra pesquisa com estudantes, os pesquisadores descobriram que os estudantes estavam otimistas demais, estimando em média 30 dias a menos que o necessário para finalizar uma tarefa.

Essas estimativas estão bem longes. E se você continuar estimando seu tempo errado várias vezes? Bom, você já sabe o que acontece: fica com muita coisa para fazer e muito pouco tempo para executar.

A psicologia de falar “sim”

Deixando de lado o nosso péssimo gerenciamento de tempo, existe outra razão porque empilhamos pratos demais: porque é muito boa a sensação de dizer “sim” para as pessoas.

“Muitos dos ‘sim’ que falamos é porque falamos ‘sim’ para outra pessoa”, explica o Dr. Robert Bilder, professor de psiquiatria e bio-comportamentais na UCLA, “ao saber que você está iniciando um plano junto com outra pessoa, você está fortalecendo ou criando um laço com essa pessoa.”

Juntar-se a um grupo inicia circuitos neurais (aliás, os mesmos de quando estamos apaixonados!) que aumenta o nível de oxitocina. Esse aumento faz você se sentir bem, o que vai fazer você repetir essa ação mais e mais vezes. Afinal, é bem melhor essa sensação do que as reações negativas do cérebro – como ouvir a palavra “não”.

E agora, como organizar meu tempo no trabalho?

Agora que você sabe que sua grande carga de trabalho é um resultado do seu cérebro fazendo uma pegadinha, o que fazer? Você não pode voltar no tempo e dizer “não” ao invés de “sim”, pois você já aceitou a tarefa. Como você pode realmente lidar com essa pilha de tarefas e organizar seu tempo no trabalho?

1. Separe o joio do trigo

Primeiramente, você precisa organizar as coisas que realmente são importantes. O que está na sua lista de tarefas que realmente precisa ser feito hoje e o que está na lista que não tem um prazo tão definido?

Pegue um marcador e prepare para fazer uma grande destruição na sua lista. Destaque apenas (sim, apenas) as coisas que você realmente precisa terminar até o final do dia. Isso permitirá que você volte sua atenção apenas aos itens de vida ou morte que devem estar no topo da sua lista de prioridade. A Matriz de Eisenhower pode te ajudar nesse processo.

Sim, seria muito bom finalmente conseguir limpar sua caixa de entrada de e-mail ou dar uma resposta rápida para a Márcia do marketing sobre o convite de aniversário que ela acabou de enviar. Mas, agora você está no modo de gerenciamento de crise. Tudo que pode esperar para amanhã, realmente ficará para amanhã (foi mal, Márcia).

Essa ação de eliminação não só te dará um foco mais claro de onde você deve canalizar sua energia e atenção, mas também removerá o risco de você sabotar sua própria produtividade.

Nosso cérebro tem a tendência de confundir um real e produtivo trabalho com aquelas outras pequenas tarefas fáceis e sem sentido. Já ouviu falar de procrastinação?

Ao tirar totalmente essas tarefas desnecessárias da sua mente (e para fora da sua lista de tarefa), você não vai ficar tentado criar um código de cores para os e-mails da sua caixa de entrada, ao invés de na verdade estar finalizando a apresentação que é para daqui duas horas.

2. Delegue o que puder

Agora você ficou com uma lista de tarefas simplificada. Isso ajuda, mas se você ainda está percebendo que continua se sentindo pressionado com as tarefas – você ainda não está no caminho certo.

Por isso, dê uma olhada no que você poderia delegar para outra pessoa. Você precisa fazer um relatório que poderia ser feito por outra pessoa? Se você não é um gerente, talvez possa conversar com seu colega de trabalho para ele te ajudar (prometendo que vai retornar esse favor quando ele precisar)

Quando delegar tarefas, tenha certeza de passar todas as informações importantes, notas ou solicitações que vão te dar a certeza que o trabalho será feito na forma que você gostaria.

Se você trabalha de forma independente ou se não tem ninguém no seu escritório que tenha pena de você, não se considere fora dessa dica de delegação ainda. Você já considerou usar automação de tarefas como uma forma de delegar?

Automação normalmente funciona melhor para as tarefas chatas e repetitivas que gastam bastante do seu tempo (pense em coisas como armazenar automaticamente arquivos e anexos de e-mail diretamente no Google Drive ou agendar posts de mídias sociais, por exemplo).

Enquanto você precisa investir um pouco mais de tempo para configurar a automação, no longo prazo, ela poderá te salvar de boa parte do sentimento de “preciso de mais tempo”. Setenta e cinco por cento dos profissionais de marketing, por exemplo, afirmam que economizar tempo é o maior benefício para melhorar a comunicação com automações.

3. Altere o prazo de entrega

Você está apertado? Eu sei – isso é tudo que você queria evitar. Mas quando você reduziu a sua lista e acabou com todas as outras opções, é hora de enfrentar que será necessário estender alguns prazos e frustrar algumas pessoas para conseguir organizar seu tempo no trabalho.

A dica para alterar um prazo é fazer isso o mais cedo possível. É bem mais profissional propor uma alteração do prazo antes da tarefa ser concluída, ao invés de solicitar horas (ou às vezes dias) após o prazo original ter terminado.

Com certeza existe uma forma de fazer isso de um jeito educado e profissional. Isso envolve engolir o orgulho e admitir que de fato você mordeu muito mais do que poderia mastigar.

Segue uma simples mensagem, que mostra uma forma educada de alterar o prazo:

Olá Pedro,

Estou entrando em contato porque gostaria que você soubesse que estou muito atarefado com o trabalho. Estou fazendo o meu melhor para colocar em dia, mas infelizmente eu não conseguirei terminar o resumo do cliente para você até o final da semana como combinamos.

Eu espero que a gente consiga estender um pouco o prazo, eu sempre prezo por um trabalho com ótima qualidade e um pouco atrasado do que um trabalho de má qualidade, mas dentro do prazo. Teria problema mudarmos a data para a quarta-feira da semana que vem para entregar o resumo do cliente?

Me fale se esse novo prazo funciona para você.

Obrigado,

Alex

Existem duas coisas importantes para lembrar quando você for criar um e-mail similar. Em primeiro lugar, resista ao impulso de pedir desculpas. Você deve estar envergonhado por admitir o erro, mas continuar batendo nessa tecla só vai o tornar mais culpado e não vai te ajudar em nada. Seja direto e conciso  – e pule os discursos de desculpas do Oscar.

Em segundo lugar – e isso é muito importante – garanta que a alteração do prazo seja uma sugestão que você consiga cumprir (seja conservador se você tiver que ser!). Mudar a data de entrega é uma coisa, fazer isso várias vezes seguidas mostra que você não sabe como organizar seu tempo no trabalho.

Seguindo em frente: não cometa o mesmo erro duas vezes

A tendência natural de se encher de trabalho pode ser difícil de combater. Uma vez que você passe pelo período turbulento de muito trabalho, tente dar alguns passos a frente para garantir que sua carga de trabalho permaneça realizável (pelo menos na maioria do tempo) e avançando.

Para iniciantes, é sensato começar a controlar as tarefas e seu tempo a fim de ter uma ideia mais realista de quanto tempo você leva em projetos específicos. Isso vai sobrepor o seu viés otimista e manter suas expectativas de produtividade no trabalho em dia.

Se você geralmente enche o seu calendário com vários eventos e compromissos sociais, considere usar essa dica de calendário que envolve criar uma categoria “opcional” dentro do seu calendário. Coisas que não são obrigatórias –  seja um encontro de networking ou um seminário educacional que você quer ir – tem que estar nessa categoria.

Nos dias em que se sentir muito atarefado, só com um clique você pode reorganizar tudo na sua agenda e deixar somente as coisas que você realmente deve fazer. É uma forma efetiva de instantaneamente agilizar a sua lista de tarefas quando você mal consegue manter o controle da sua sanidade

Nossa vida é sempre ocupada e todos acabamos vítimas dos momentos muito atarefados de vez em quando. Siga esses passos e você vai conseguir organizar melhor seu tempo no trabalho e finalizar essa comprida lista de tarefa – possivelmente com um pouquinho de dedicação e lágrimas.

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