Como as equipes de design podem manter tudo calmo e concluir mais projetos mesmo com milhares de pedidos

equipe de design

 

Dê uma olhada no funcionamento interno de qualquer empresa e você, sem dúvida, irá ver esses cenários bem comuns:

  1. Os prazos de entrega são mais suaves do que eles pareciam inicialmente.
  2. Ninguém come as barras de cereal ou frutas que ficam na cozinha.
  3. O tamanho da equipe de design é totalmente desproporcional a quantidade de trabalho que precisa ser feito.

Designers são um dos membros mais desvalorizados do time. O trabalho da equipe de design pode construir ou destruir o seu produto, mas mesmo assim eles recebem constantemente trabalhos com prazos de entregas muito curtos, quase inacreditáveis. O tamanho do time é notoriamente pequeno. Já o esgotamento e cansaço são enormes.

Verdade seja dita: o Trello não é uma exceção. Entretanto, nossos designers do time de marketing começaram a usar um quadro do Trello que ajuda eles a priorizar, entender o contexto da demanda e sempre estar em dia com os inúmeros pedidos que eles recebem. Isso também ajuda o restante do time a entender que “só aquela coisinha” ou “só aquele pequeno ajuste” não vai ser tão rápido assim, caso essa demanda esteja junto de outras 15 tarefas similares. Vamos agora a fundo no fluxo de trabalho de um pedido de design.

Defina uma expectativa para o restante do time

quadro equipe de design

O quadro é feito para armazenar tanto informações gerais quanto cartões que se movem de uma coluna para outra como em um processo normal de fluxo de trabalho.

Para qualquer pessoa que entra no quadro pela primeira vez, tem um cartão extremamente chamativo (graças ao GIF em anexo) chamado “Como usar esse quadro”. Ele fica localizado na parte superior esquerda. Esse cartão dá instruções de como submeter um pedido, quais os melhores canais para se comunicar com a equipe de design e um gráfico para mostrar como categorizar a urgência do pedido.

como usar quadro

Ao avaliar qual projeto pegar primeiro, os designers analisam o prazo de entrega do projeto, se tem relação com o OKR do time e qual o objetivo do pedido. Os designers constantemente enfatizam que o quanto antes eles receberem o pedido, mais tempo eles terão para planejar e entregar no prazo correto. Os pedidos de última hora, “extremamente urgentes”, devem ser evitados e a qualquer custo.

Os projetos de design requerem planos, esboços, interações, feedbacks e foco por parte dos artistas. O grande ponto desse processo é deixar tudo mais fácil para a equipe de design poder planejar, priorizar e entregar um trabalho de melhor qualidade. Afinal, materiais de design não são feitos em um dia.

Uma lista transparente de tarefas a serem feitas

lista de tarefas a serem feitas

Todo mundo que deseja enviar um pedido pode ir na lista de “tarefas a serem feitas” e criar um cartão. Eles se colocam como membros (e outras pessoas importantes) daquele projeto e adicionam uma descrição e data de entrega.

Organizar tarefas dessa forma apresenta alguns benefícios. Para a pessoa que está fazendo o pedido, ela consegue ver quantos outros cartões estão na frente dela na fila. Isso ajuda a gerenciar expectativas em torno de quando o pedido será priorizado, especialmente se não for algo crítico.

O cartão com o pedido inicial se move no fluxo de trabalho da “lista de tarefas a serem feitas” para a lista “concluído”. Durante o processo, toda a comunicação, feedbacks e mockups são mantidos no cartão. Manter toda a comunicação no mesmo lugar significa que nada se perca durante o trabalho.

Sincronização de update de status

As próximas listas são chamadas “Essa semana” e “Próximas demandas”. Toda segunda de manhã a equipe de design se reúne e discute quais cartões das listas “tarefas a serem feitas” e “próximas demandas” irão ser trabalhados na semana e quais irão permanecer ou serem movidos para a lista de “próximas demandas”.

lista de prioridades

A lista “Essa semana” também possui cartões para dividir itens que foram discutidos nas reuniões das tarefas reais a serem feitas. Os cartões na parte da agenda de reunião são discutidos em conversa feita em pé mesmo toda segunda-feira a tarde e que é aberta para qualquer pessoa. Essas conversas são essenciais para outras pessoas se conectarem com a equipe de design seja para discutir o progresso nos seus cartões, seja para ver o que está na agenda do time de design para ser feito na semana.

Como designers precisam de um bom tempo sozinhos para ficarem focados e terminarem o trabalho, essas reuniões são uma excelente forma de entrar em contato com as pessoas no começo da semana sem precisar interromper o fluxo de trabalho depois.

Entendendo a fila da equipe de design e vendo o que eles têm para fazer e quais projetos encaixam na agenda deles, são resultados das reuniões que tem reduzido de forma significativa aquelas mensagens aleatórias de pessoas perguntando coisas como: “qual o status do projeto x?” A propósito, designers amam quando você faz isso.

só que não

Prioridades a longo prazo

objetivos a longo prazo

As outras listas do quadro são “Em desenvolvimento”, “Em andamento” e “Backlog”.

Em desenvolvimento: são projetos que precisam ser repassados para o time de desenvolvedores para eles fazerem o código. Esses normalmente são mockups do site ou atualizações de produto. Eles não são movidos para Concluídos ainda porque, às vezes, algumas alterações no design são necessárias uma vez que é feito o código do mockup.

Em andamento: inclui projetos de longo prazo que não necessariamente possuem uma data de entrega como atualizar fotos no site ou produto que ainda mostram a marca antiga da empresa ou desenvolver um novo guia de design para a empresa seguir.

Backlog: contém coisas que são consideradas “legais de se ter”, mas que não necessariamente são uma prioridade no momento. (sim… isso acontece muito).

O cenário completo da organização de uma equipe de design

De forma geral, esse fluxo de trabalho ajudou de forma incrível algumas áreas chave:

  • Designers tem um melhor entendimento do que eles têm para fazer e entendem que não podem dizer sim para todo projeto que for solicitado.
  • O resto do time pode gerenciar expectativas em torno de quando eles terão sua demanda completada.
  • Planejar estratégias de longo prazo é muito mais fácil e mais realista
  • Projetos não são parados no último minuto porque não existem designers disponíveis
  • Gerentes conseguem entender o que os designers estão fazendo e facilmente descobrir quando é a hora de expandir o time.

A sua equipe de design é extremamente importante para seu time, e o trabalho dela é o maior elemento visual que você produz para outras pessoas verem. Fornecer para eles o espaço adequado para planejar e gerenciar suas tarefas, em última análise, leva a um resultado final muito melhor e que todos podem comemorar.

O que achou dessas dicas de como gerenciar as demandas da sua equipe de design? Comenta abaixo se você já usa alguma delas E veja a seguir Como lançar, sem stress, uma estratégia Go-To-Market no Trello.

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