3 formas de como usar o Trello como uma ferramenta de brainstorming para equipes remotas

Saudações, trabalhadores de escritório. Como você, eu faço dezenas de reuniões de brainstorming com minha equipe. Antigamente, participaríamos da consagrada tradição de reunião do quadro branco. Nós encheríamos o quadro com um mosaico colorido de notas pegajosas e colocaríamos nossa escrita a mão criminosamente ilegível um atrás do outro para apresentar nossas ideias. Recentemente, no entanto, nós aprendemos a usar os quadros online do Trello como uma ferramenta de brainstorming.

Porque os tempos mudaram.

Alguns anos atrás, começamos a trabalhar mais com pessoas em escritórios de outros estados e do mundo. Então, fiz a transição para ser trabalhadora remoto em tempo integral. Agora, raramente estou a menos de 100 metros de um quadro branco real e físico. Talvez isso soe familiar.

Quaisquer que sejam nossos motivos, nós, trabalhadores de escritório, estamos tendo dificuldades em aplicar as técnicas de brainstorming em grupos. Mas as equipes que usam o Trello possuem uma vantagem nesse jogo de brainstorming remoto.

Como os quadros do Trello se atualizam em tempo real, é fácil usá-los como uma ferramenta de brainstorming para trocar ideias com seus colegas de trabalho e capturar ideias em tempo real, especialmente quando combinado com uma ligação de voz ou vídeo.

Vamos ver algumas técnicas de como usar o Trello como ferramenta de brainstorming.

Como usar o Trello como ferramenta para brainstorming básico

Você tem o tópico ou tema geral em mente. Você tem sua equipe em uma video conferência. Agora você só precisa de um lugar para todo mundo compartilhar suas ideias. Aí é que o Trello entra. Primeiro, crie um quadro do Trello e adicione seus colegas de equipe a ele. Em seguida, decida como quer usar as listas para estruturar seu quadro. Em casos que estamos focados em tópicos mais restritos (ex: título para esse post), eu gosto de criar uma lista para cada pessoa, então criar novas listas depois para agrupar ideias semelhantes que apareçam.

Outras vezes, ajuda se configuramos quadros com listas que representam subtemas. Por exemplo, a equipe do Jira fez um brainstorming de ideias para os próximos meses de posts do blog, nós criamos uma lista relacionada a Git, Agile, entrega contínua e DevOps (alinhamento entre Desenvolvedores e equipe de Operações).

Uma vez que o brainstorming começa, cada ideia ganha seu próprio cartão na lista apropriada. Todos participantes podem mover os cartões entre as listas, reorganizar cartões ou comentar. Você pode adicionar etiquetas para categorizar os cartões também.

Eventualmente, você terá que dividir a lista com os candidatos mais fortes. Em brainstormings no mesmo local, isso geralmente é feito com a “votação por pontos” – cada pessoa pega um marcador e coloca um ponto nas ideias favoritas dela. Usando o Trello, você pode simular a votação por pontos adicionando ‘você mesmo’ aos cartões com as ideias que acha mais legal. Só colocar o mouse sobre o cartão e pressionar a barra de espaço. Pronto! Sua foto de perfil agora aparecerá no cartão (parecendo um pontinho!).

Dica: Experimente o Power-Up de Votação. Dessa forma, você pode usar a função de adicionar os membros nos cartões para dar sequência na tarefa ao invés de usar para votar.

Eu sei, eu sei: se você ganhasse uma moeda toda vez que você escutasse a palavra “disrupção”… Mas, me escute. “Disrupção” é o nome de uma técnica de brainstorming avançada que nós usamos aqui na Atlassian. Você aquece com um brainstorming básico, depois faz uma série de rodadas que força seu cérebro a sair do seu caminho neural normal.

Para usar essa técnica em um contexto remoto, comece configurando um quadro do Trello com listas para cada rodada de brainstorming. Durante cada rodada, você constrói a lista com ideias – de novo, uma ideia para cada cartão.

Dica: adicione um cartão no topo da lista explicando o que cada rodada irá focar e resumindo as instruções, de forma que todo mundo possa referenciar facilmente.

A verdadeira diversão da técnica de disrupção ao usar o Trello como ferramenta de brainstorming é quando forçamos o cérebro, como eu falei, o que é tradicionalmente representado com um baralho de cartas (Clique aqui para baixá-las em PDF). Após uma rodada inicial de brainstorming básico, você introduz uma carta Disruptiva. Ele dirá algo como “Humor” ou “Surpresa”. Então você faz uma rodada de brainstorming mantendo o humor ou a surpresa em mente, e pode cortar as ideias mais ou menos no final da rodada para deixar somente as melhores.

Já que imprimir as cartas Disruptivas como um baralho físico não vai funcionar a não ser que todos os participantes as tenham – complexo! – é melhor criar uma lista para carta que você usa. (Ou você escolhe as cartas antes ou no meio do processo, é com você). Eu gosto de adicionar um cartão do Trello no topo de cada lista onde eu adiciono uma imagem para cada cartão Disruptivo e a descrição abaixo.

Crie um Elevator Pitch

Muitas pessoas pensam que o Elevator Pitch (Discurso de Elevador) é algo que os empreendedores precisam para se aproximar de VC’s (Venture Capitals) em festas. Mas para nós, trabalhadores de escritório, também é útil para explicar nosso projeto e seu valor para patrocinadores, stakeholders e nós mesmos.

O que você verá abaixo sou eu e minha equipe trabalhando em um elevator pitch para Smells Like Team Spirit”, que é uma página que lançamos ano passado no Medium.com. Um ano depois, é hora de reavaliar sua direção. E para fazer isso, nossa equipe precisa de um entendimento compartilhado do porquê SLTS possui valor e para quem – um caso de elevator pitch perfeito.

Uma vez que criar um Elevator Pitch é essencialmente um exercício de preencher o espaço em branco, nós configuramos um quadro simples no Trello com listas para fazermos brainstorm sobre o que preencheríamos.

Para iniciar a sessão, nos juntamos em um call e abrimos o quadro do Trello em nossos laptops. Até mesmo os membros da equipe remota se juntaram a nós de frente de seus computadores, o que colocou todo o grupo nas mesmas condições. Nós pretendíamos passar por três rodadas de brainstorming, uma para cada lista. Mas acabamos discutindo ideias no primeiro round com tanta profundidade, que mudamos e passamos as outras duas rodadas seguintes escrevendo e esboçando os pitches por completo.

Usando o Trello como ferramenta de brainstorming, usamos vários truques que mencionei anteriormente e outras mais:

  • Um cartão por ideia
  • “Vote” em uma ideia adicionando sua foto ao cartão
  • Reorganize os cartões em cada grupo de lista para unir ideias similares e / ou classificá-las
  • Use etiquetas para marcar as ideias ganhadoras

Ao final do exercício, nós tínhamos uma declaração concisa descrevendo nossa página, e mais importante, um entendimento compartilhado que agora está nos ajudando nas tomadas de decisões mais rapidamente.

Comece a usar o Trello como ferramenta de brainstorming com esses templates

Com certeza, o Trello como um quadro branco online tem suas limitações. Se você precisa de uma ferramenta de brainstorming para pensar em um tema que necessita de vários esboços, diagramações e fluxos, usar o Trello vai ser um pouco complexo. (Mas calma: existem outras soluções online de quadro branco criadas especialmente para isso). Quando você está trabalhando com palavras, entretanto, você não precisa sair e construir isso em outra ferramenta de brainstorming. Só usar os quadros do Trello que você já possui.

Agora é sua vez. Para te ajudar a começar, nós fizemos dois quadros públicos que estão disponíveis em Trello.com/inspiration: Sessão de Brainstorming “Disruptivo” e Crie um Elevator Pitch. Dê uma chance a eles, se divirta e poderia tweetar uma foto do seu quadro pra gente, né?

Feliz brainstorming!

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