Como ter sucesso no gerenciamento de tarefas em equipe

Gerenciamento de tarefas em equipe

Finalmente chegou o fim da semana e você reservou a maior parte da sua sexta-feira para se livrar de algumas pendências.

Você já mandou e respondeu aos pedidos, terminou os projetos pendentes e se preparou para a semana seguinte ser produtiva. Está se sentindo bem sobre o que conseguiu fazer… até que chega um e-mail na sua caixa de entrada.

É uma resposta de uma das suas colegas de trabalho. Ela está respondendo a várias perguntas que você tinha enviado mais cedo. Mas eis o problema: a mensagem dela é meia-boca.

Ela respondeu de forma truncada, quando você deixou claro que precisava de mais informações. Ela não anexou nenhum documento de apoio conforme solicitado. Ela até teve a audácia de pular completamente algumas perguntas.

E a cereja no bolo? Ela concluiu a resposta mal dada com uma frase que era para soar útil: “Me avise se eu puder ajudar com mais alguma coisa!”

como gerenciar tarefas

Você está rangendo os dentes e cerrando os punhos, né? Não está sozinho.

Infelizmente, é comum lidar com colegas de trabalho que têm habilidade em passar a batata quente da lista de tarefas—ou seja, fazem um trabalho medíocre e rápido só para “devolver a bola” e evitar qualquer tarefa pendente.

Não há dúvidas de que isso é frustrante para quem tem que correr atrás do prejuízo—sem falar que isso atrasa bastante o processo. Mas por que isso acontece? E, ainda mais importante, o que podemos fazer a respeito disso dentro do gerenciamento de tarefas em equipe? Aqui está o que você precisa saber para evitar que essas batatas quentes queimem na sua mão quando estiver fazendo o controle de tarefas online.

Por que isso acontece no gerenciamento de tarefas em equipe?

Apesar de ser fácil se identificar com o princípio por detrás da analogia da batata quente, você deve jurar que nunca seria tão insensível com seus próprios colegas de equipe a tal ponto de torná-lo aceitável.

“Fazemos esse tipo de coisa diariamente quando controlamos nossos projetos”, explica Timothy A. Pychyl, Ph.D., professor adjunto no Departamento de Psicologia na Universidade Carleton, em Ottawa, Canadá. “Um dia, talvez tenha uma tarefa que você está evitando de toda forma, e no dia seguinte você mergulha nessa tarefa porque tem uma ainda pior para evitar.”

O ato de repassar tarefas pendentes é comum no controle diário das tarefas da equipe. Porém, existe uma grande diferença entre procrastinar suas próprias tarefas e jogar a responsabilidade para outra pessoa. Essa última se chama indolência social (“social loafing” em inglês), ou seja, a tendência que uma pessoa tem de contribuir menos em um esforço em grupo do que se ela fosse a única responsável por aquela tarefa.

“Da perspectiva de personalidade, as pessoas que estão [constantemente transferindo tarefas para outras] têm baixo nível de consciência como traço de personalidade porque escolhem pegar o atalho”, continua o Dr. Pychyl. “Elas estão dispostas a fazer um trabalho meia-boca e dizer ‘Fiz minha parte!’, mas a parte delas foi mal feita.”

Mas… por que continuar fazendo isso?

O problema é que as pessoas que transferem responsabilidades dessa maneira conseguem, sim, uma vantagem no curto prazo. Pense assim: o sentimento de realizar alguma coisa é ótimo, não é? A gente sente uma gratificação quando consegue tirar mais uma coisa da lista de controle de tarefas pendentes.

Isso é graças à química do nosso cérebro. Quando você termina uma tarefa, seu cérebro libera uma substância química chamada dopamina. Quando essa substância chega no centro de recompensa do seu cérebro, você tem um sentimento de prazer e se sente inspirado a repetir a atividade que trouxe esse sentimento.

Então, para vocês que trabalham duro, esse surto de dopamina pode ser um incentivo eficaz para continuar diminuindo sua lista de tarefas. Mas, para os campeões de passar para frente a batata quente da lista de tarefas, isso traz um senso completamente falso de satisfação—e, no fim das contas, é isso que perpetua o ciclo.

As batatas quentes estão sempre queimando na sua mão?

controle de tarefas equipe

“Isso tem a ver com os problemas estruturais no trabalho”, diz o Dr. Pychyl. “Essas pessoas vão sobreviver e progredir em lugares em que dá para fazer essas coisas sem sofrer muitas consequências.”

Então, o segredo para fazer com que seus colegas de trabalho parem de agir dessa maneira tão frustrante é surpreendentemente simples: fale abertamente com eles. Tenha conversas difíceis. Comunique para essa pessoa que os esforços meia-boca dela estão afetando você.

De acordo com pesquisas realizadas na London Business School, a ambiguidade no controle das tarefas de equipe pode surtir péssimos efeitos na colaboração. Em outras palavras, quando as pessoas não sabem exatamente como gerenciar tarefas e o que precisam fazer, elas provavelmente não vão fazer o que precisam.

Então, quando você for pedir algo para seu colega de equipe, exagere na clareza sobre suas expectativas. Diga exatamente o que você precisa e quando precisa disso. Elimine o risco de haver qualquer confusão ou transferência de culpa.

Sei o que você está pensando: se essa pessoa tem baixo nível de consciência, por que se importaria com o que tenho a dizer?

Não tenha dúvidas: sua conversa não vai mudar radicalmente a personalidade dessa pessoa e transformá-la em uma pessoa prestativa e educada. No entanto, deixando claro que esse comportamento não vai ser tolerado, você esclarece as expectativas de como quer que a colaboração aconteça.

“Seu comportamento não é apenas definido por sua personalidade, mas também por situações”, acrescenta o Dr. Pychyl. “Todos nós reagimos à situação à nossa volta. E, se o ambiente de trabalho não tem estrutura e prestação de contas, isso permite que traços bastante negativos de personalidade sejam predominantes e, por fim, resulta em comportamento negativo como transferência de responsabilidades.”

Também vale a pena se assegurar de que você está sendo claro desde o começo quanto às suas expectativas ao se comunicar com esse membro da equipe que não contribui. Ao tornar a tarefa clara e exigir mais da situação, quem sabe você inspire esse colega a se esforçar mais.

Uma maneira certeira de conseguir se expressar com esse nível de clareza, não importa o quão direto ou inseguro você seja no trabalho, é trabalhando juntamente com sua equipe para estabelecer uma estrutura específica para qualquer pedido que vá além de uma simples pergunta:

  • Faça uma lista com um resumo simples para as pessoas preencherem com todas as informações necessárias para começar o projeto.
  • Crie um template de e-mail para os membros da equipe usarem, o qual vai ajudá-los a garantir que não esqueçam nada importante, assim não gerando mais trabalho para outra pessoa como consequência.
  • Estabeleça um padrão de “rota de responsabilidade” quando não estiver claro quem deveria lidar com a demanda, em vez de chamar o gerente para tomar a decisão final.
  • Por último, peça que cada membro da equipe comunique seus prazos ideais e detalhes requeridos para o projeto.

Um redator, por exemplo, pode preferir ter três dias úteis para devolver a edição do rascunho do projeto por e-mail, mas aceita receber de última hora alguns pequenos pedidos relacionados a gramática por chat.

“Se o ambiente de trabalho não tem estrutura e prestação de contas, isso permite que traços bastante negativos de personalidade sejam predominantes e, por fim, resulta em comportamento negativo como transferência de responsabilidades.”

– Timothy A. Pychyl, Ph.D., professor adjunto no Departamento de Psicologia na Universidade Carleton

Estabelecer e então implementar essas diretrizes na equipe vai transmitir um senso maior de responsabilidade e funcionar como escudo contra qualquer dinâmica interpessoal que possa fazer tudo desandar.

Liberdade! Batata quente, nunca mais

Assim como muitas outras situações no trabalho, não podemos controlar como nossos colegas de trabalho se comportam, mas podemos controlar como reagimos a eles.

Não, isso não é uma permissão para retaliar de forma imatura. Por mais recompensador que isso possa parecer na hora, dar uma resposta atravessada para reclamar da situação (mais conhecido no mundo corporativo como fazer “mimimi”) não vai levar a nada .

Mas isso não significa que você precise abaixar a cabeça e continuar trabalhando de um jeito que é claramente desrespeitoso e contraproducente. Em vez disso, da próxima vez que alguém jogar uma batata quente na sua mesa ou caixa de entrada, deixe claro imediatamente que o trabalho dele não está pronto ainda—que você precisa de mais da parte dele antes de tomar as rédeas e dar o próximo passo.

Comunique quando as expectativas não forem atendidas, e essa pessoa não terá outra escolha a não ser levar a batata quente de volta para a cozinha dela para acrescentar um pouco de tempero.

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Leia também: Por que sua lista de tarefas diárias não está indo a lugar algum

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