Como gerenciar pessoas online mantendo a produtividade em alta

gestão de pessoas à distância

Ah, o trabalho remoto. Para alguns, já é uma realidade. Para muitos, é um grande sonho.

Eu sempre fui apaixonado pela ideia de trabalhar de casa (ou de onde eu bem entendesse). Veja bem: nos meus primeiros anos de trabalho, o meu processo diário de ida e volta envolvia 2 ônibus, metrô e 4 quilômetros a pé. Tudo isso para sentar e trabalhar em um computador pior do que o meu, em uma cadeira pior do que a minha e em ambientes cercados de interrupções desnecessárias.

Não é de se estranhar que, depois de alguns anos disso, eu tenha resolvido fundar, com meu sócio Filipe, minha própria empresa (a Supersonic) e torná-la 100% remota desde seu primeiro dia.

trânsito de são paulo

Se eu não trabalhasse remotamente, é aí onde eu estaria passando as horas mais produtivas do meu dia.

Hoje, alguns anos depois, estou muito feliz com essa decisão. Mas realizar esse sonho não foi fácil. Trabalhar como freelancer à distância é uma coisa. Mas gerenciar um time online de mais de 10 pessoas por mais de 100 projetos é um desafio gerencial bem mais complexo. Por isso, tivemos que nos preparar bastante com estudos e planejamento antes de abrir a Supersonic. E ainda assim, otimizamos nossos processos inúmeras vezes ao longo dos anos.

O que vou compartilhar com você hoje é justamente o resultado de anos azeitando a forma na qual trabalhamos remotamente na Supersonic. Separei uma lista de dicas resumindo a forma como usamos algumas ferramentas para fazer a gestão de pessoas online e também como resolvemos (e evitamos) problemas comuns em times remotos.

Vamos nessa?

Tenha um canal de comunicação interna específico para cada cenário

Existem inúmeras ferramentas para a comunicação interna da sua equipe. Cada uma sendo a ideal para uma certa necessidade.

Por isso, para a paz de todos, escolha e alinhe bem com seu time quais são as formas de comunicação interna “oficiais” e quando cada uma deve ser usada.

Aqui na Supersonic, trabalhamos assim:

Conversas rápidas e informais: Slack

O Slack é nossa versão digital do bebedouro no corredor. Conversamos em canais ou chats privados sobre temas pontuais e também sobre “o mundo fora do trabalho”. Além de obviamente fazermos muitas piadas uns com os outros, uma necessidade básica nossa.

Discussões complexas e/ou que precisam ficar documentadas: e-mail

E-mail não é uma ferramenta tão cool mas existe um motivo para ela ser essencial até hoje. Se uma discussão irá tomar mais tempo, envolverá um certo volume de considerações nas respostas e precisa ficar documentada para rápida consulta posterior, não existe nada melhor do que o bom e velho e-mail.

Além disso, o e-mail é a melhor ferramenta para a comunicação assíncrona. Ou seja: quando a interação de cada pessoa irá acontecer em momentos diferentes.

Urgências: Telefone e Telegram

Por mais que se planeje, você sabe que coisas inesperadas e urgentes sempre aparecem em nossas vidas. E para esses casos que não podem esperar, usamos o revolucionário canal de comunicação chamado telefone. Impressionante como funciona bem.

Para resolver urgências em grupo, temos também o Telegram. Preferimos ele ao WhatsApp não por sermos hipsters e sim porque o aplicativo é melhor. Além disso, as chances da justiça brasileira tirar temporariamente o Telegram do ar são bem menores do que no caso do WhatsApp.

Documente tudo que você puder

Está aí algo que pode salvar ou destruir um time remoto: documentação.

Processos, projetos, responsabilidades, tarefas… Tudo que envolve o funcionamento da sua equipe precisa ser documentado ao máximo e da melhor maneira possível.

Lembre-se: no trabalho remoto, as pessoas no seu time não têm a opção de simplesmente virar para o lado e cutucar o colega para tirar uma dúvida processual ou se inteirar sobre como um projeto está. Possivelmente o seu time estará inclusive trabalhando não só em lugares diferentes mas também em horários diferentes.

Por isso, é muito importante que qualquer dúvida que possa surgir esteja esclarecida em algum material de fácil acesso na nuvem.

Cada membro de um time remoto precisa ter condições de fazer seu trabalho de qualquer lugar a qualquer hora.

Nós tentamos proporcionar isso usando o Google Drive para armazenar PDFs e Docs que explicam o funcionamento geral da empresa e as responsabilidades de cada cargo.

Para listar as tarefas específicas de cada um nos projetos e seus respectivos prazos, usamos o Basecamp.

E para detalhar as etapas de cada processo da empresa, nós usamos o Trello.

Veja, por exemplo, como visualizamos facilmente os Testes A/B (etapa chave no nosso processo de Otimização de Conversão) que estão sendo executados no momento para nossos clientes e em que etapa cada um deles está:

Quadro Trello Teste A/B

Não ignore a eficiência dos vídeos para comunicação interna

Preciso chamar sua atenção para uma mídia excelente para documentar informações internas e que ainda é pouco usada: vídeos. Já tivemos vários resultados interessantes ao optar pela documentação de algumas informações (e até mesmo treinamentos) em vídeo ao invés do bom e velho PDF/DOC.

Recomendo fortemente que você experimente também. Você pode usar serviços como os da Samba Tech para resolver todas as questões técnicas relativas ao uso de vídeos online.

Facilite o feedback do time

Não é porque um time é remoto que ele não precisa de preocupações de RH. Aliás, possivelmente ele precisa ainda mais do que uma equipe presencial. Afinal, mais uma vez, a distância pode tanto dificultar a troca de feedbacks motivadores como também mascarar alguns pequenos problemas em desenvolvimento que, se não resolvidos, podem se tornar grandes bombas.

Por isso, nos preocupamos muito em dar ao nosso time condições de passar feedbacks sinceros (entre eles ou aos gestores) e até mesmo anônimos, se assim quiserem.

Semanalmente, todo o time recebe um email convidando-os a responder um formulário (feito no Typeform):

email de feedback

No formulário, cada membro do time pode parabenizar o outro por algo feito ao longo de semana. O autor do feedback pode escolher se identificar ou não.

O destinatário do feedback irá receber imediatamente um e-mail informando que ele acaba de ser parabenizado por algo.

Além disso, na diretoria, utilizamos o Vibecatch para enviar perguntas ao time que nos ajudam a entender quais caminhos podemos seguir para que a vida profissional deles seja a melhor possível.

Gerencie bem seus fornecedores

Equipes remotas frequentemente contratam diversos fornecedores para a execução de algumas atividades importantes. Na Supersonic, temos, por exemplo, fornecedores para revisão ortográfica e para algumas necessidades de desenvolvimento front-end.

Como esses fornecedores também estarão trabalhando à distância, você precisa ser muito organizado na sua relação com eles se quiser evitar grandes desentendimentos. Tudo que eles devem fazer e saber precisa estar documentado e facilmente acessível. E o Trello é uma mão na roda para facilitar essa tarefa.

gerenciando fornecedores

Por ser uma ferramenta de fácil entendimento por qualquer tipo de usuário, todos os nossos fornecedores conseguem utilizá-la com eficiência sem qualquer dificuldade.

Gerencie bem a você mesmo

Em uma iniciativa remota, a primeira coisa que você precisa gerenciar bem é a você mesmo.

Sim. Muita gente não consegue se adaptar ao trabalho à distância justamente por dificuldades de lidar consigo mesmo. Disciplina com horários, capacidade de se auto-motivar, foco, saber dizer não às dezenas de prazeres ao redor… “Trabalhar de casa” não é tão simples quanto parece.

A minha sugestão para quem quer enfrentar esse desafio é combinar a famosa metodologia Get Things Done (GTD) com o Trello.

Crie um quadro somente para suas tarefas individuais no Trello seguindo as boas práticas da GTD e coloque lá tudo que você precisa fazer. Só isso já vai lhe dar uma noção muito boa de quais caminhos seguir e diminuirá a sua ansiedade.

O seu quadro vai ficar mais ou menos assim:

implementado GTD no Trello

E minha sugestão pessoal é ter uma coluna no seu quadro para inserir diariamente as 2 ou 3 atividades-chave que você gostaria de executar hoje. O simples fato de começar o seu dia assim vai aumentar o seu senso de responsabilidade, além de lhe ajudar a priorizar o que há de mais importante nas várias atividades que lhe aguardam.

Cuide das suas senhas

A gestão de pessoas online comumente depende de várias ferramentas online. Só neste post, eu já citei várias.

E sabe o que todas essas ferramentas têm em comum? Elas precisam de logins e senhas para serem acessadas.

Não subestime o quanto pode ser complicado gerenciar e compartilhar senhas em um time. Isso pode custar fortunas em horas e stress. Fora o imenso risco à segurança que é gerado pela má gestão e documentação de senhas.

Seja legal com você mesmo e experimente gerenciadores de senha como o 1password ou o Lastpass. Suas senhas estarão salvas em segurança e compartilhadas (sempre atualizadas) com seu time.

Sobre controle de horas e produtividade

Por fim, mas não menos importante, vamos falar do elefante na sala: no trabalho remoto, como garantir que cada membro do seu time realmente está trabalhando? Como mensurar as horas gastas por cada um todos os dias?

 Um possível choque de realidade: você não vai conseguir garantir isso em equipes remotas. Assim como você já não consegue em equipes “presenciais”.

Não importa o quanto você se ache um líder motivador ou o quanto você considere sensacional a cultura de eficiência na sua empresa. 95% do seu time vai gastar algum tempo diariamente acessando notícias fúteis na Globo.com, vendo vídeos engraçados no Youtube e tendo discussões de políticas irrelevantes no Facebook. Seja na casa deles ou no seu escritório.

E isso é normal. Faz parte da essência humana. Se você não quer lidar com humanos, a única opção que lhe sobra é revolucionar a inteligência artificial ao invés de montar um time. E isso é ainda mais difícil do que aprender a trabalhar com pessoas.

Se por algum motivo você precisa que sua equipe mensure com precisão cirúrgica o tempo gasto em cada tarefa, existem várias ferramentas que podem ajudar, como a Toggl e a Tsheets. Mas o mais importante é que você não fique neurado com esse controle de produtividade. Porque, de novo: você nunca o terá por completo.

O que fazemos na Supersonic é concentrar nosso acompanhamento e avaliação de cada membro do time através de metas. Cada pessoa sabe o que precisa gerar (e em que quantidade) para que satisfaça as expectativas da empresa.

Ah, e se a pessoa atingir o seu objetivo do dia em 1 hora ao invés de 8? ÓTIMO. Deixe ela usar as outras 7 horas para aproveitar a vida porque, após ser tão eficiente, ela mereceu.

Então, ao invés de ser obcecado com controle de produtividades/horas, seja eficiente na distribuição de tarefas e estabelecimento de metas individuais. Isso tornará a sua vida (e a do seu time) muito mais agradável.

Conclusão

Essas dicas foram baseadas em aprendizados muito valiosos que tive nos últimos anos. Mas vale destacar:

Não existe uma receita de bolo perfeita para o trabalho remoto. Assim como na Supersonic trabalhamos com Testes A/B para otimizar constantemente as conversões dos nossos clientes, eu recomendo fortemente que você também esteja sempre buscando formas de “otimizar” a qualidade e eficiência do seu trabalho à distância. Até porque, a cada dia surgem novas tecnologias e possibilidades nesse mercado. Então, esteja sempre atento!

E você tem uma dica legal para compartilhar? Então, por favor, não deixe de usar os comentários para compartilhá-la! Adoro aprender um pouco com as experiências de outros colegas que seguem o mesmo “estilo de vida”. 😉

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