O que é workflow e por que você precisa de um?

o que e workflow

Chegou o dia! Você vai dar um jeito na sua produtividade. Você vai finalmente se livrar de todas as pendências. Vai tirar tudo da frente, e vai fazer isso na ordem certa para aproveitar ao máximo o seu tempo. Inclusive, você vai se lembrar de tudo que nem chegou a ir para a lista também.

Aí você senta para pesquisar os melhores métodos de produtividade. Não importa qual seja o método — dessa vez você vai ATÉ O FIM. Mas acontece que todo mundo fica dizendo a mesma coisa: “Organize seu workflow”.

Oi? O que é workflow?

Fique tranquilo. Vamos começar do zero explicando o que é workflow e por que você precisa de um. A partir daí, você vai poder ver alguns exemplos e decidir o que funciona melhor para você:

O que é workflow?

O workflow é “a sequência de etapas pelas quais um trabalho passa desde o início até a sua conclusão”. Em outras palavras, é o fluxo que você estabelece para realizar as coisas. Suas “coisas” podem variar: desde uma lista de pendências semanais a um projeto mais profundo como escrever um livro ou configurar um sistema de notas fiscais para clientes.

Inclusive, você provavelmente tem workflows diários na vida real, mesmo sem perceber. Por exemplo, vamos supor que a lavanderia que você usa toda semana fica no caminho para o treino do futebol do seu filho, e que o treino passa perto da sua doceria favorita.

Então, toda quarta-feira, quando leva seu filho vai para o treino, você deixa sua roupa na lavanderia no caminho para o futebol e, depois, leva todo mundo para comer um doce na volta para casa. Essa otimização da rota para aproveitar seu tempo ao máximo é um workflow simples.

Quando o assunto é produtividade diária, você pode até não se dar conta de como sua vida seria mais fácil com um workflow. Caçar informações em um e-mail ou em uma pilha de papéis é uma perda de tempo. Existe um jeito mais fácil!

Melhores workflows e exemplos

Veja a seguir 4 exemplos de workflows no Trello que podem mudar sua visão:

Listas simples de tarefas e produtividade pessoal

No formato de quadro do Trello, a lista de tarefas é um dos workflows mais fundamentais: A fazer, Fazendo, Feito. Cartões são movidos de uma lista para outra à medida que são processados.

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Você pode mudar o nome das suas listas do jeito que você quiser. Além das listas A fazer, Fazendo e Feito, algumas pessoas acrescentam listas como “A fazer – Longo prazo” ou “Em espera” para colocar iniciativas que não estão progredindo ativamente, mas que não devem ser esquecidas.

Para ver um workflow de produtividade pessoal mais avançado que coloca tudo em um mesmo lugar, confira esse ótimo artigo detalhado, escrito por uma fonte muito confiável: um dos próprios co-fundadores do Trello.

Workflows da metodologia Scrum e Ágil

Muitas equipes usam um método de workflow chamado Ágil, que basicamente estrutura as tarefas do projeto em pequenos tiros de uma ou duas semanas. Esses tiros são chamados de “Sprints atuais”. Antes de entrar em um período de sprint, todos os cartões de tarefas são enfileirados em um “local de espera” chamado de backlog.

À medida que o projeto avança, os cartões são movidos da lista “Backlog” para a “Sprint atual” a fim de serem trabalhados até o fim do período determinado.

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Quando o Sprint atual termina, o progresso é registrado e revisado. Juntos, os membros da equipe refletem sobre o que deu certo e o que pode melhorar (esse exercício se chama retrospectiva). Ideias que surgem na retrospectiva são implementadas e o processo recomeça com um novo sprint.

Esse workflow é ótimo para um grupo de pessoas — cada uma com um conjunto de tarefas individuais — se alinhar em direção a uma única meta com oportunidades regulares de se organizar e manter o processo fluindo bem.

Dê uma olhada neste texto completo sobre como fazer sua equipe funcionar bem com o Scrum e o Trello.

Administrando workflows de recebimento de pedidos

Outro workflow popular envolve dar conta dos frequentes pedidos que entram e precisam ser delegados para pessoas diferentes ou administrados de modo organizado.

Por exemplo, vamos supor que você tenha uma floricultura popular e que os pedidos estão entrando mais rápido do que nunca. A melhor forma de lidar com isso é fazendo com que todos os pedidos cheguem até o mesmo lugar e, então, movê-los para onde precisam ir.

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Então, quer os pedidos venham por e-mail, formulários online ou até por mensagens de voz, todos se transformam em cartões que vão parar na primeira lista à esquerda no quadro do Trello. A partir daí, dependendo das necessidades do pedido, eles vão para outras listas.

O workflow de Recebimento de Pedidos pode ser usado em todo tipo de situação: administrando sua caixa de entrada de e-mail, gerando leads, lidando com tarefas de gerentes ou de outras equipes, ou qualquer tipo de sistema com entrada de tickets.

Dê uma lida neste texto que fala sobre como enviar todo tipo de tarefa para um quadro do Trello automaticamente.

Workflows com hand-off

Você já sabe o que é um workflow, porém já ouviu falar do conceito de Hand-off? Acontece quando a responsabilidade de uma tarefa passa de uma pessoa para outra. Passagens de bastão geram um aumento de riscos e de erros, e consequentemente, de atrasos e desperdícios. Estratégias de Hand-off como o workflow que vamos apresentar contribuem para diminuir esses riscos.

Esse workflow colaborativo permite que, depois que você termina sua parte do trabalho, você designe a próxima parte para outra pessoa. Quando ela faz a parte dela, passa para a pessoa seguinte, e assim por diante.

Por exemplo, vamos supor que você e um grupo de pessoas estejam fazendo o novo site da empresa. A primeira pessoa está encarregada de escrever o texto para o site, e então passa para outra pessoa que revisa a gramática e a ortografia. Essa pessoa, então, repassa a demanda para um designer, que cria um mockup, e assim por diante.

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Cada uma dessas designações pode ficar separada em uma lista diferente no quadro do Trello. Assim, quando o cartão entra na lista pela qual você é responsável, você faz o que precisa fazer, deixa comentários e anexa o que quiser, então arrasta o cartão até o passo seguinte para outra pessoa.

Para ter certeza de que a pessoa seguinte vai saber que é a vez dela, você pode se retirar como membro do cartão e adicioná-la a ele. Quando você adiciona a pessoa seguinte ao cartão, ela recebe uma notificação. E para garantir, você também pode deixar um comentário dizendo algo como: “Ei, @ericasantos, adicionei você nas minhas revisões. Esse cartão está pronto para seu design genial!”

Workflows com passagens de bastão são perfeitos para uma gestão de projetos tranquila. Eles reduzem a necessidade de ter uma pessoa supervisionando o fluxo do trabalho e evitam confusão e duplicação de tarefas. Esse tipo de workflow é bem popular na gestão de um calendário editorial.

Espero que esse guia rápido te dê uma base para pensar sobre o que é workflow e sobre qual tipo de workflow pode funcionar melhor para suas necessidades. Ah, e lembre-se: todos os workflows são flexíveis e devem se adaptar à medida que suas necessidades mudam. O aspecto mais importante de qualquer workflow é o quão eficaz ele te torna. Boa sorte!

Leia mais: Usando quadros do Trello para montar um workflow online super flexível

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