Como transformar o seu fluxo de trabalho usando a configuração de privacidade do Trello

privacidade Trello

No espírito de flexibilidade infinita, até mesmo as configurações de privacidade do Trello podem ser modificadas para transformar de forma instantânea seu quadro dependendo apenas de um único fluxo de trabalho.

Cada quadro do Trello possui três configurações de privacidade: Particular, Visível para o Time e Público. Dependendo de como você está usando o seu quadro cada uma dessas configurações pode ser útil por diferentes razões.

Selecionando e alterando suas configurações de privacidade

Quando você está criando um novo quadro existem duas possibilidades padrões de configuração de privacidade do Trello. Se você está criando um quadro pessoal que não é compartilhado com um time, então seu quadro virá como particular por padrão e somente você e pessoas que você compartilhar o quadro poderão ver o conteúdo.

Se você está criando um quadro para um time, então a configuração padrão será “Visível para o Time”. Um time, por sinal, é um agrupamento de quadros do Trello e normalmente as pessoas associam a uma empresa, departamento e até mesmo a família.

  • Se um quadro é Visível para o Time significa que qualquer membro daquele time pode olhar, entrar e editar cartões.
  • Se um quadro é Particular, somente membros daquele específico quadro podem ver o conteúdo.
  • Se o quadro é Público qualquer pessoa com o link do quadro poderá ver o conteúdo.

Quando você está criando um quadro ele mostra qual configuração padrão irá ficar e você pode alterar para qualquer opção que desejar clicando no link de alterar.

privacidade Trello

No exemplo acima, por que existe um time associado ao quadro (Time do Taco), a privacidade padrão do quadro ficou Visível para o Time. Você pode alterar a visibilidade conforme o gif abaixo ou alterar depois do quadro criado:

visibilidade de um quadro

Sempre existirá um ícone e texto no canto superior esquerdo do seu quadro indicando a configuração de privacidade atual. Você pode clicar no ícone alterar a visibilidade sempre que quiser.

Quando usar cada tipo de configuração de privacidade

Cada uma das três diferentes configurações de privacidade do Trello permite você fazer coisas bem diferentes com seus quadros do Trello. Vamos ver os jeitos mais populares de usar cada uma:

Configuração do quadro: Particular

Colocando seu quadro como Particular significa o máximo de segurança possível e somente pessoas adicionadas ao quadro poderão ter acesso. (Nota: se o quadro particular está associado a um time, então os administradores do time podem acessar o quadro caso precisem).

quadro privado

Reuniões 1 a 1: é comum para gerentes terem reuniões um a um semanais ou até mesmo mensais com seus funcionários para falar sobre os resultados. Ter quadros particulares com os assuntos que irão ser abordados na reunião é uma excelente forma de deixar os itens confidenciais, porém registrados para futuras análises.

Fazer notas ou colocar alguns links relacionados para cada item da agenda no cartão pode ser um lugar útil para se guardar informações para o futuro. Caso funcionários queiram discutir algum assunto ou explorar seu desenvolvimento na empresa, as discussões permanecem privadas.

Reuniões 1 a 1 privadas: Os cartões do Trello são interessantes porque os membros do quadro podem adicionar cartões sempre que eles pensem em algo novo e não necessariamente quando a reunião está acontecendo. Uma outra boa prática é adicionar uma lista de “Precisa de acompanhamento” para a próxima reunião.

O renomado designer de fontes Jonathan Hoefler usa esse fluxo de trabalho com os reports diretos dele.

Lista pessoal do que fazer: se você está usando o quadro do Trello somente para monitorar suas tarefas pessoais, deixar o quadro particular pode ser interessante para você se sentir livre para anexar aqueles seus rascunhos, notas privadas ou suas notas mentais do Evernote. 

Configuração do quadro: Visível para o Time

Para relembrar, um time no Trello são vários usuários que tem acesso a um grupo de quadros do Trello que são hospedados naquele time.

quadros do Trello

Quando você está logado no Trello.com você pode ver os quadros a que você pertence agrupados pelos seus times. Ao lado do nome do time, você também é capaz de alternar para todos os quadros visíveis dentro do seu time, ver todos os membros dos times e ver as configurações dos times.  

Abaixo algumas formas mais comuns das configurações Visível para o Time:

Diretório de funcionários para Onboarding: Um quadro de “quem é quem” é essencialmente um repositório digital para funcionários que é visual e acessível a todos. Quando novas pessoas entram no time elas podem facilmente associar nomes a rostos e aprender um pouco mais sobre os novos colegas de trabalho clicando nos cartões deles. Ainda por cima é uma forma divertida e empolgante para novos funcionários quando eles têm que fazer o próprio cartão.

Esses quadros são configurados Visíveis para o Time para que qualquer pessoa da empresa possa ter acesso a essas informações. É uma excelente forma de evitar aquela situação constrangedora onde você já foi apresentado a pessoa, já falou com ela dezenas de vezes, porém não lembra o nome dela e fica envergonhado de perguntar o nome novamente. Agora você precisa apenas acessar o quadro e interagir mais livremente!

Veja esse passo a passo de como criar um quadro de “quem é quem”.

OKRs e Planejamento de Objetivos: Apesar da nossa incapacidade de ver o futuro, OKRs e outros frameworks de definição de metas são importantes, pelo menos, para tentar esboçar seus planos para o futuro.

OKR Trello

Times normalmente criam objetivos e metas por trimestre. Essas metas precisam ser acessíveis para outras pessoas do time porque não são planos individuais. Normalmente são tarefas em conjunto que precisam da colaboração de várias pessoas.

Essas metas precisam ser facilmente identificadas não somente pelos membros do time, mas também por gerentes e outros stakeholders de nível mais alto, para que eles possam estar cientes do que o time está priorizando. Deixando esses quadros Visíveis para o Time significa que ninguém precisa ficar incomodando outra pessoa pedindo atualizações de status. Tudo que elas precisam fazer é checar o quadro do Trello.

Aqui um guia de como você criar um quadro de OKR no Trello.

Configuração do quadro: Público

Quadros públicos são muito úteis para casos bem específicos. Lembre-se: esses são quadros que QUALQUER pessoa com o link poderá ver, mesmo que elas não sejam da sua empresa. Porque eles são links públicos, podem até aparecer em resultados de pesquisa no Google.

Apenas membros do quadro podem mover e editar cartões, mas não membros e até mesmo pessoas não cadastradas no Trello podem ver os cartões. Então, você deve estar se perguntando: por que alguém na vida iria querer um quadro público se eles querem compartilhar apenas com seu time? Abaixo os motivos:

Roadmap públicos: Grandes empresas como Slack, Twitter e Trello, normalmente precisam de uma maneira pública de se comunicar com seus usuários para mostrar o que eles podem esperar da empresa em um futuro próximo.

Twitter Roadmap

Roadmap públicos podem incluir atualizações de novas funcionalidades ou mudanças na forma que o produto irá funcionar. Isso é útil tanto para usuários quanto para desenvolvedores saberem o que esperar. Algumas empresas até habilitam um Power-Up de Votação para permitir que usuários votem em funcionalidades que eles mais desejam ver. Você também pode habilitar que pessoas comentem nos cartões, como é comum nesse quadro público do Buffer.

O Twitter recentemente lançou sua plataforma de API em um quadro público do Trello como uma forma de mostrar para desenvolvedores de API quais funcionalidades estão sendo priorizadas e quais estão sendo deixadas de lado.

Recursos e templates: pessoas que querem um local para guardar recursos e compartilhar eles pela internet podem usar um quadro público do Trello. Isso geralmente é útil para educadores online ou até mesmo para pessoas que demonstram seu caso específico de uso do Trello com um quadro de exemplo.

Muitos blogueiros e experts em produtividade usam quadros públicos como uma forma de armazenar links e recursos que eles gostariam de compartilhar com sua audiência. O coach em Agile Philip Rogers usa um quadro público do Trello para compartilhar suas técnicas e exercícios.

Para uma galeria inteira de quadros públicos, você pode checar nossa página de inspiração. Esses quadros permitem a gente compartilhar milhares de quadros maravilhosos que você pode copiar e customizar para fazer o seu próprio.

Cada uma das três configurações de privacidade do Trello permite alguns fluxos de trabalho e casos de uso drasticamente diferentes. Os quadros do Trello são muito flexíveis, por isso é fácil projetar um q

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